Microsoft Project

Microsoft Project

Es una aplicación de gestión de proyectos, que nos ayudará a organizar proyectos en diferentes tareas y en un tiempo determinado.

Para realizar un trabajo en esta aplicación es necesario conocer algunas cosas:

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es una serie de eventos, con un principio y un final establecidos, que tiende a alcanzar un objetivo claro. Para crear un proyecto hay que tener en cuenta varios aspectos antes, durante y al final de este:

• Antes del proyecto:

- Definir el proyecto: determinar las tareas a realizar para conseguirlo

- Identificar quien se encargara de cada tarea

- Detallar el inicio de cada tarea y cuánto tiempo se tardara en realizarse

- Determinar el costo total del proyecto

• Durante el proyecto:

- Anotar cuando se ha comenzado y terminado bien una tarea

- Indicar los problemas que surjan

- Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando a las personas implicadas en el proyecto

- Mantener el seguimiento de todos los aspectos del proyecto

• Al finalizar el proyecto.

- Evaluar el proyecto, para así hacer mejores proyectos en el futuro teniendo en cuenta las sugerencias de las personas que participan en él.

Desarrollo de las partes del proyecto

Una vez definido lo anterior solo se necesita decidir cómo y cuándo alcanzar el objetivo previsto del proyecto. Se necesita de los siguientes aspectos:

Tareas: también conocidos como pasos a seguir y definen el objetivo del proyecto. Una vez definido el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla que tareas hará cada elemento.

Estas tareas se tienen que organizar jerárquicamente, a esto se le llama “Estructura de descomposición de trabajo”. Ya que algunas tareas se tienen que realizar una después de otra, pero sin embargo hay otras que se pueden realizar simultáneamente.

Para esto también tenemos que tomar en cuenta la duración de cada una de las tareas. Normalmente para estimar la duración se toman en cuenta cuatro aspectos:

1) Información histórica, recopilada de otros proyectos similares.

2) Participación de alguien que ya la ha realizado anteriormente.

3) Intuición de alguien que la ha realizado anteriormente

4) Indeterminación. Cuando no se tiene información.

También se tienen que tomar en cuenta los “hitos” los cuales representan la finalización de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. Y los recursos es decir todo aquello que se necesita para realizar dicho proyecto.

Para llevar un mejor manejo de los proyectos Microsoft Project cuenta con dos herramientas muy importantes:

• El Diagrama de Gantt:

En este diagrama cada tarea está representada por una barra horizontal, y se sitúan a lo largo de un periodo de tiempo llamado escala temporal, de modo que la longitud de cada barra es el tiempo estimado que se tiene para cada tarea; también a través de este diagrama se pueden mostrar las tareas secuenciales, es decir cuando una tarea es terminada inmediatamente sigue otra.

• En el Diagrama de Pert:

Este diagrama es más importante para comprobar la realización de las tareas que por el tiempo que se lleve en ellas. En este diagrama las tareas están representadas por recuadros que se llaman nodos que contienen información de las mismas, varias tareas están relacionadas o en serie, estas, se unen por líneas.

Con esta aplicación que nos ofrece Microsoft se puede gestionar mucho mejor un proyecto, llevando más detalladamente la elaboración de cada una de las tareas, elementos y recursos que participan en el mismo, para que de esa forma se logren alcanzar los objetivos de una forma más ordenada, automatizada

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