Microsoft Project

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA

SAN TOMÉ- EDO. ANZOÁTEGUI

SAN TOMÉ, JULIO DE 2013

INTRODUCCIÓN

La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo

previamente definido. La gestion de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

El programa Project es una técnica de administración de proyecto que se centra en los métodos de clasificación del trabajo realizado en un proyecto. El método tradicional de una red de las tareas de diagramas a menudo se conoce como el "Actividad en la flecha" o "Método de diagrama de dirección". El método de administración de proyectos presenta una estimación de tiempo única para cada actividad y asociado un costo de esa actividad.

Microsoft Project utiliza la internamente para calcular la duración de proyectos. Microsoft Project define la ruta crítica, como un conjunto de las tareas que si se retrasan o han comenzado antes afectará la fecha de todo el proyecto fin. Por lo tanto, las tareas que constituyen la ruta crítica son las tareas "críticas".

Microsoft Project

Es un programa que contiene la suite Microsoft office, es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2010 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute).

Reseña historia

Microsoft Project es un software de administración de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft. La primera versión del programa fue lanzada para el sistema operativo DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos del software en 1985 y produjo la versión 2.

La versión 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versión 4 para DOS fue la última versión para este sistema operativo, comercializada en 1987. La primera versión para Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada versión 1 para Windows. Un dato interesante es que la primera versión para DOS introdujo el concepto de Líneas de dependencia (link lines) entre tareas en la gráfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de Office. Está disponible en dos versiones: Standard y Professional.

Una versión para Macintosh fue lanzada en julio de 1991 y su desarrollo continuó hasta Project 4.0 para Mac en 1993. En 1994 Microsoft detuvo el desarrollo para la mayoría de las aplicaciones Mac y no ofreció nuevas versiones de Office hasta 1998, después de la creación de la nueva unidad de negocio "Microsoft Macintosh" el año anterior. El MacBU no lanzó ninguna versión actualizada para Project y la versión de 1993 no es ejecutada nativamente en Mac OS X.

Fecha de lanzamiento de las versiones: 1992 (v3), 1993 (v4), 1995, 1998, 2000, 2002, 2003, 2007, 2010 y 2013.

La aplicación crea calendarización de rutas críticas, además de cadenas críticas y metodología de eventos en cadena disponibles como add-ons de terceros. Los calendarios pueden ser resource leveled, y las gráficas visualizadas en una Gráfica de Gantt. Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un servidor que comparte la información con todos los usuarios.

Microsoft Project y Project Server son piezas angulares del Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM). Microsoft reveló que las futuras versiones de Microsoft Project contarán con Interfaz de usuario fluida.

Pasos básicos para la planificación y el seguimiento de un proyecto con MS Project

Los pasos que se comentan pueden servir de ayuda para realizar la planificación y el seguimiento de un proyecto con el MS Project cumpliendo los estándares aceptados de la metodología de gestión de proyectos.

1.- Elaborar un plan

1.1 Definir un proyecto

Antes de elaborar un proyecto, debe decidir en qué va a consistir exactamente, cuál será su alcance (ámbito: combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.) y qué espera alcanzar con el proyecto.

o Comenzar un proyecto.- Durante la fase de planeación de los proyectos que se prolongan en el tiempo o implican a un gran número de personas, es importante definir:

1. los objetivos,

2. los supuestos y

3. las limitaciones del proyecto.

Las limitaciones en un proyecto son factores que probablemente coartarán las opciones de un jefe de proyecto. Normalmente las tres limitaciones principales son:

Programación (programación: medición del tiempo y secuencia de las tareas dentro de un proyecto. Una programación se compone principalmente de tareas, dependencias entre tareas, duraciones, delimitaciones e información del proyecto en función del tiempo.), como una fecha de finalización o una fecha límite en uno de los hitos (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. También puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duración como hito.) principales.

Recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.), como un presupuesto (presupuesto: costo estimado de un proyecto que se establece en Project con el plan previsto.)Predefinido.

Ámbito (ámbito: combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.), por ejemplo, el requisito de que se

desarrollen tres modelos del producto.

Comenzar a elaborar el plan de un proyecto.- Tras la fase inicial de planeación, puede crear un archivo de proyecto, especificar los datos preliminares del proyecto y adjuntar los documentos del plan al archivo.

Para crear un plan de proyecto, hay que introducir los tipos siguientes de información de manera que Project pueda calcular la programación, costos y carga de trabajo de los recursos:

1. Tareas

2. Duración

3. Costes

4. Recursos

5. Dependencias entre tareas

Definir los resultados del proyecto.- Una vez determinados los objetivos del proyecto, defina el producto o servicios que cumpla esos objetivos. Los resultados materiales que se deben entregar son tangibles y verificables.

1.2. Planear las actividades del proyecto

Cuando haya definido en qué consiste el proyecto y, para asegurarse de que el proyecto tendrá resultados satisfactorios, deberá analizar las principales actividades implicadas. Muchos proyectos fracasan debido a que el jefe de proyecto no considera a tiempo el alcance del trabajo que implica la creación de un proyecto.

o Definir fases y tareas.- Una vez que haya determinado el trabajo que implica el proyecto, puede organizarlo en:

1. hitos,

2. fases y

3. tareas, e integrarlos en un plan de proyecto.

Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas, se organizan y agregue una estructura al proyecto aplicando esquemas. Éstos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas, o bien para mostrar la relación entre ellas.

Los esquemas se aplican a las tareas que compartan características o que vayan a completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Se utiliza el esquema para crear tareas de resumen.

Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el coste) mediante la utilización de información procedente de las subtareas.). También puede utilizar las tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto. Las tareas de resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas (subtarea: es una tarea que forma parte de una tarea de resumen. La información de la subtarea está consolidada dentro de la tarea de resumen. Puede utilizar la función

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