Microsoft Win Project

Microsoft Win Project

En esta actividad se van a desarrollar los siguientes temas:

1. Introducción a Microsoft Win Project

2. Funciones básicas de Win Project

3. Estructuración de un proyecto

4. Presentación de un proyecto

Desarrollo

Microsoft Project es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

MICROSOFT PROJECT DEFINICION

Microsoft Project es un programa de la suite Microsoft Office usado para la gestión de proyectos.

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2010 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute).

El ambiente de trabajo de Microsoft Project

Microsoft Project presenta la información acerca del proyecto, con gráficos y textos, en distintos tipos de vista.

Para iniciar Microsoft Project seleccione el botón Inicio de Windows, luego Programas y finalmente Microsoft Project.

Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco.

Haga clic sobre el botón Cerrar para salir de la ventana de ayuda y mostrar la ventana de Project, tal como la que se muestra a continuación:

BARRA DE TITULO

En la parte superior se encuentran la barra de título y las barras de herramientas. A la izquierda se encuentra la barra de vistas. En el centro se encuentra la vista del Diagrama de Gantt dividida verticalmente por un línea. A la derecha de la línea se encuentra el Gráfico de Gantt con la Escala Temporal arriba y las barras de desplazamiento a la derecha y a la izquierda del mismo. A la izquierda de la línea se encuentra la tabla de tareas que se muestra como una tabla de Excel donde cada columna tiene un nombre, y cada fila representa una tarea.

La Barra de Título

Muestra el nombre de la palicación (Microsoft Project) y el nombre del proyecto activo. A la derecha se encuentran los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana.

La Barra de Menúes

Presenta los menúes por medio de los cuales accedemos a las diferentes opciones que ofrece Microsoft Project.

Las Barras de Herramientas

Muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera más rápida. Por defecto se muestran la Barra de Formato y la Barra Estándar. La Barra de Herramientas Estándar permite iniciar las tareas más comunes tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo. La Barra de Herramientas de Formato permite aplicar formatos específicos a los diferentes elementos de las vistas de Microsoft Project.

Si desea personalizar la barra de herramientas y ver todas las que están disponibles, haga clic en el menú Ver, seleccione Barras de Herramientas y luego Personalizar.

La Barra Estándar

BARRA DE VISTAS

La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas más utilizadas, en los que puede hacer clic para mostrar la vista. Aparece a lo largo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los medios adecuados para cambiar de vista con sólo hacer clic en los iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga clic en Más vistas en la Barra de vistas y, después, seleccione la que desee en el cuadro de diálogo Más vistas. Si no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas, haga clic en Barra de vistas en el menú Ver.

En la siguiente tabla se describe cada una de las vistas que aparecen en la Barra de vistas y muestra el icono de cada una de ellas.

Esta tabla no contiene todas las vistas de Microsoft Project, únicamente las que se muestran en la Barra de vistas de manera predeterminada

Vista Nombre Descripción

Calendario Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos.

Diagrama de Gantt Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que muestra tareas y duraciones en función del tiempo. Utilice esta vista de tareas para introducir y programar una lista de tareas.

Diagrama de red Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de red, que muestra todas las tareas y sus dependencias. Utilice esta vista de tareas para crear y ajustar la programación en formato de diagrama de flujo.

Uso de tareas Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea. Utilice esta vista para ver qué recursos se encuentran asignados a tareas específicas y para definir el perfil del trabajo.

Gantt de seguimiento Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que muestra las barras de Gantt de línea de base y de programación de cada tarea. Utilice esta vista de tarea para comparar la programación prevista con la actual.

Gráfico de recursos Gráfico que muestra la asignación, los costos o el trabajo de los recursos. Utilice esta vista para mostrar información sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo.

Hoja de recursos Lista de recursos e información relacionada. Utilice esta vista de recurso para introducir y modificar información acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de cálculo.

Uso de recursos Lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la información del trabajo de cada recurso a través del tiempo. Utilice esta vista para mostrar información acerca del costo y de la asignación de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de las asignaciones.

La Tabla de Tareas y el Area de Gráfico

La tabla de tareas muestra información acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cuándo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una característica de la tarea, cada fila representa una tarea. La intersección de una fila con una columna se reconoce como Campo.

La parte de gráfico muestra gráficamente cada una de las tareas, generalmente en forma de barra de tarea. La posición de la barra en la línea de tiempo, así como su longitud, indica cuándo comienza y finaliza esa tarea. Además, la posición de una barra de tarea en relación a otra indica si las tareas se suceden o si se superponen.

ESTRUCTURACIÓN DE UN PROYECTO

Paso 1: Crear una lista de tareas y una estructura detallada del trabajo (EDT)

El desconocimiento de la importancia de la estructura detallada del trabajo (EDT) es uno de los grandes errores que cometen las personas que diseñan planes. La EDT es la lista jerárquica de las fases, las tareas y los hitos del proyecto. Es el componente central de la programación del proyecto. La EDT es esencial porque establece el alcance del proyecto, y el alcance se traduce en tiempo y en presupuesto. Dedicar algún tiempo a diseñar la EDT significará después un ahorro de tiempo considerable, ya que evitará tener que repetir el trabajo y eludirá puntos de partida incorrectos.

Para crear la EDT, empiece por descifrar los componentes principales (las tareas de resumen) del proyecto y, a continuación, establezca los componentes más pequeños (las tareas) dentro de cada componente principal. Descomponga cada uno de los componentes hasta tener un nivel de detalle suficiente capaz de sustentar el plan. ¿Qué entendemos por un nivel de detalle suficiente? Considere los factores siguientes:

• ¿Qué nivel de tarea desea controlar y sobre qué nivel de tarea desea informar del estado? Los integrantes del grupo deberán comunicarle el estado de las tareas y usted deberá informarles a ellos del estado. Si descompone el trabajo en tareas de un día y su proyecto dura varios meses, usted y su grupo dedicarán mucho tiempo a especificar y realizar un seguimiento del estado del proyecto.

• ¿Qué nivel de detalle es necesario para estar al corriente de los posibles riesgos? Querrá descomponer las tareas de forma que pueda identificar los problemas con tiempo suficiente para poder abordarlos.

• ¿Puede identificar eficazmente las dependencias entre las tareas? Si un aspecto del trabajo no puede empezar hasta que otro termine, deberá identificar cada elemento de trabajo como una tarea independiente para poder indicar esa dependencia.

Cuando especifique nuevos nombres de tareas, Project les asignará una duración inicial de un día y las programará para que comiencen en la fecha de inicio del proyecto.

Asegúrese de agregar también hitos (marcadores de puntos importantes del proyecto) al final de cada actividad principal para poder medir la evolución del proyecto y hacer evaluaciones comparativas. Es

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