Manual De Microsoft Project 2003

Introducción a Project

Una vez completada esta lección, podrá:

 Iniciar Microsoft Project

 Utilizar las vistas para trabajar de diferentes formas con los detalles del plan de proyecto

 Utilizar los informes para imprimir los detalles del plan de proyecto

 Crear un plan de proyecto e introducir una fecha de inicio de proyecto

Microsoft® Project es un programa que consta de una amplia variedad de productos, y puede facilitar:

• La realización del seguimiento de la información que conlleva los requerimientos del trabajo, la duración y los recursos del proyecto

• La forma de visualizar el plan de proyecto en un formato estándar y con un diseño apropiado

• El proceso de programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente

• El intercambiar información de proyecto con otras aplicaciones del sistema de Microsoft Office

• El comunicar la información a los recursos y otros participantes, dado que el administrador de proyectos posee el control del proyecto

• La gestión de los proyectos utilizando un programa con una apariencia y comportamiento similar a otras aplicaciones de productividad de Escritorio

Inicio de Project

Project Standard es un miembro de la familia del Sistema de Microsoft Office, de modo que la apariencia de Project es similar a la de Word, Excel y Access. La organización de la Barra de Herramientas y la barra de Menús es muy similar a la de otras aplicaciones de Office, aunque no su contenido.

En este ejercicio, iniciará Project Standard y se creará un archivo basado en una plantilla además de conocer las principales áreas de la interfaz de Project.

1. Se dará click en el Botón Inicio

2. Se dará click en Todos los Programas

3. Del Menú Microsoft Office, se dará click en Microsoft Project 2003

4. La barra de menús contiene conjuntos de instrucciones aplicables.

5. La barra de herramientas ofrece un acceso rápido a las tareas más comunes

6. La Barra de Formato ofrece varias opciones que dan un estilo específico a varios elementos como texto.

7. La Barra Guía de Proyectos ofrece varias opciones propias de la visualización de un proyecto.

8. El Panel de Tareas consta de una lista de archivos abiertos recientemente además de otras opciones.

9. La ventana del plan de proyecto contiene una vista del documento activo

10. El cuadro de escriba una pregunta es una herramienta de ayuda que ofrece soluciones rápidas a las consultas escritas.

Si ha utilizado las aplicaciones de Office, estará familiarizado con muchos de los elementos de la interfaz de la ventana de Project. Algunos de estos son:

• Las barras de menús principal, que permite proporcionar instrucciones a Project

• Las barras de herramientas, que ofrecen un acceso rápido a las tareas más comunes

• La ventana del plan de proyecto, que contiene una vista del plan de proyecto activo

• El cuadro escriba una pregunta, que permite buscar de forma rápida en el sistema de ayuda de Project las instrucciones sobre el modo de llevar a cabo las actividades comunes de Project.

• El panel de tareas Inicio de Project, similar a los paneles de tareas que puede observar en las demás aplicaciones de Office

A continuación, veremos las plantillas incluidas con Project y crearemos un plan de proyecto basado en una de ellas.

1. En la sección de Plantillas, se seleccionará la opción En mi PC…

2. Del cuadro de Diálogo se elegirá la pestaña Plantillas de Project

3. Del grupo de plantillas selecciona la nombrada Nuevo Negocio

4. Se dará click en Aceptar

5. Se ha creado un nuevo documento de Project a partir de una Plantilla.

Análisis de las Vistas

El espacio de trabajo de Project, se denomina Vista. Project dispone de docenas de vistas, aunque normalmente trabajará con una vista o hasta dos. Las vistas son utilizadas para introducir, editar, analizar y visualizar la información del proyecto. La vista predeterminada, que verá al iniciar Project es el Diagrama de Gantt, mostrada en la siguiente ilustración.

En términos generales, las vistas centran su atención en los detalles de las tareas o en los detalles de los recursos. El diagrama de Gantt, lista los detalles de las tareas en una tabla en la parte izquierda de la vista y representa de forma gráfica cada tarea como una barra en el diagrama situado en la parte derecha de la vista.

La vista Diagrama de Gantt, es una forma común de representar un plan de proyecto, especialmente cuando se presenta a los demás. También resulta útil para la introducción y refinamiento de los detalles de tarea y para el análisis del proyecto.

En este ejercicio se mostrará un proyecto desde diferentes vistas.

1. Se dará click en Hoja de recursos desde el menú Ver.

2. La hoja de recursos visualiza los detalles de los recursos.

3. Se dará click en Más vistas desde el Menú Ver.

4. Del cuadro de diálogo se elegirá la opción Hoja de Tareas y se dará click en Aceptar.

5. La hoja de tareas, lista los detalles de cada una

6. Se elegirá Uso de recursos del Menú Ver.

7. Esta vista muestra los recursos según las tareas a las que han sido asignados y viceversa en una escala temporal (días o semanas)

8. Ahora se elegirá la opción Uso de tareas en el menú Ver

9. Se seleccionará la tarea Definir enfoque del negocio

10. Se dará click en el botón Ir a la tarea seleccionada en la Barra de Herramientas Estándar

11. Se mostrará la escala temporal con los valores de trabajo programados para esta tarea.

12. Del menú Ver se elegirá la opción Calendario.

13. Esta vista carece de los elementos del diagrama, la tabla o la escala temporal.

14. Se elegirá Diagrama de Red desde el Menú Ver

15. Esta vista muestra la relación entre tareas.

A continuación, se mostrarán dos vistas simultáneas

1. Se dará click en Más Vistas del menú Ver

2. Del cuadro de diálogo se elegirá Entrada de tareas y se dará click en Aceptar

3. Se seleccionará la tarea 3 (Definir enfoque del negocio)

4. En la parte inferior de la pantalla la vista de Entrada de tareas mostrará los detalles de la tarea.

5. Se dará click en la tarea 4 (Identificar las capacidades, información y soporte disponibles)

6. Para quitar la división, sólo se dará click derecho en una parte vacía de la vista inferior y del menú secundario se elegirá la opción Ocultar Vista de Formulario

7. Utilizar los Informes para Imprimir los detalles del plan de proyecto

Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresión de los datos de Project. A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar en pantalla o imprimir, los informes están diseñados para ser impresos. Los datos no son introducidos directamente en un informe. Project incluye varios informes de tareas y recursos predefinidos.

En este ejercicio, visualizaremos un informe en la ventana Vista preliminar:

1. Se dará click en Informes desde el Menú Ver

2. Se seleccionará la opción Personalizados…

3. En la lista Informes se seleccionará Tarea y se dará click en Vista Previa

4. Se dará click en Imprimir… y en el cuadro se dará click en Aceptar.

5. Se cerrará la vista previa al dar click en Cerrar.

6. También se cerrará el cuadro de diálogo de Informes personalizados e Informes.

Creación de un nuevo Plan de Proyecto

Una vez realizado el recorrido por las principales partes de la Interfaz de Project, estará en disposición de crear un plan de proyecto. Un plan de proyecto es esencialmente un modelo a partir de los aspectos del proyecto real que tiene previsto que ocurran, o que desea que ocurran. Project hace un constante uso de los calendarios. El calendario define el horario laborable y no laborable para las tareas y representa el horario de trabajo normal, el cual podría sufrir variaciones debido a los periodos de vacaciones o asuetos.

En este ejercicio, crearemos un nuevo plan utilizando la Guía de proyectos y se configurarán periodos laborables

1. Del panel de tareas Nuevo, se elegirá la opción Proyecto en blanco

2. Se elegirá la opción Definir el Proyecto en el panel de tareas (en la versión Professional) o Definir fecha de inicio de programación (en la versión Standard)

3. Se cambiará la fecha de inicio del proyecto desde el calendario.

4. Se dará click en Listo (versión Project Standard) o Guardar e ir al paso 2 (Project Professional)

5. S seleccionará la opción No y se dará click en el paso 3

6. Se dará click en Guardar y finalizar

7. Se dará click en el Botón Guardar de la Barra de Herramientas

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