PLAN DE CONSERVACIÓN, SEGURIDAD, CUSTODIA Y MANTENIMIENTO DE LA INFORMACIÓN FÍSICA Y ELECTRÓNICA DEL ORGANO DE ARCHIVO CENTRAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

PLAN DE CONSERVACIÓN, SEGURIDAD, CUSTODIA Y MANTENIMIENTO DE LA INFORMACIÓN FÍSICA Y ELECTRÓNICA DEL ORGANO DE ARCHIVO CENTRAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

INTRODUCCIÓN

En el marco de la Ley 25323 del Sistema Nacional de Archivo; el Gobierno Regional de Madre de Dios, entiende que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural de la Región Madre de Dios; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las diversas Gerencias. Como centro de información institucional, contribuye a la eficacia, eficiencia y secuencia de las dependencias del Gobierno Regional Madre de Dios, en servicio al ciudadano.

Para lograr consolidar un fuerte sistema de gestión documental, el Órgano de Administración de Archivos, cuenta con un Sistema de Archivos en trámite de aprobación, que compila y estructura los procesos de la gestión documental, de conformidad con los requerimientos de Ley. El concepto de Conservación Documental como “El conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas por el Centro de Administración Documental para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, establecer las condiciones adecuadas para los edificios, depósitos y unidades de conservación.”

Por tal razón el Órgano de Archivo Central, se ve en la necesidad de aplicar las disposiciones establecidas en el Programa de Gestión Documental, en lo relacionado con la conservación documental, mediante un Plan que garantice la conservación, custodia y seguridad de la información tanto física como electrónica.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Consolidar y aplicar un plan de conservación, custodia, seguridad y mantenimiento de la información tanto física como electrónica para el Órgano de Administración de Archivos del gobierno Regional de Madre de Dios.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Definir los lineamientos establecidos para la estructuración del plan de conservación, custodia, seguridad y mantenimiento de la información tanto física como electrónica.

 Establecer las características inherentes a la conservación de documentos físicos y electrónicos en el Órgano de Administración de Archivos.

 Convalidar los aspectos relacionados con custodia y seguridad de la información tanto física como electrónica en el Instituto.

 Aplicar el plan de conservación, custodia y seguridad de la información tanto física como electrónica en el Instituto.

PLAN DE CONSERVACIÓN, SEGURIDAD, CUSTODIA y MANETNIMIENTO DE LA INFORMACIÓN FÍSICA Y ELECTRÓNICA

GENERALIDADES

El Órgano de Administración de Archivos del Gobierno Regional de Madre de Dios, es una Unidad que depende jerárquica de Secretaria General, Presidencia Regional, cuyo objeto principal es garantizar la conservación, seguridad, custodia y mantenimiento del patrimonio documental de la Sede Administrativa del Gobierno Regional de Madre de Dios.

Se encuentra ubicado en el Jr. Ucayali s/n en el Local del EX PRONAA, Provincia y Distrito de Tambopata departamento de Madre de Dios. Por su antigüedad se ve amenazada de perder parte de su techo a través de cualquier viento huracanado entre otros. Esta amenaza puede ocasionar situaciones de emergencia y desastre, generando traumatismos de orden económico, ambiental y social, afectando de manera súbita y significativa, el estado y las condiciones generales se detallan:

 El inmueble está construido, de paredes de ladrillos con tarrajeo interiore, piso de cemento frotachado, techo de calaminas y estructura de metal, no cuenta con cierro raso; tiene una antigüedad aproximado de 20 años de fabricación.

 No posee extintores, para los casos de emergencia

 No cuenta con Censores de humo, insumo elemental que mediante una señal se enciende la alarma y de esta manera se pude evitar incendios de lamentar.

 Carece de Circuito cerrado de televisión

 Escases de sistema de alarmas.

Actualmente, El Órgano de Administración de Archivos se encuentra culminando el Proceso de Control Documental PCD y aplicación de las tablas de retención documental en cada una de las fases del ciclo vital del documento y cumpliendo con los principios universales de la teoría archivística.

CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN EN DOCUMENTOS FÍSICOS

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL:

Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas por el Órgano de Administración de Archivo Central, la Administración Documental para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, establecer las condiciones adecuadas para los edificios, depósitos y unidades de conservación; se detallan a continuación con el fin de delimitar el alcance del presente plan:

Depósitos de Archivo

Los depósitos del Órgano de Administración de Archivos actualmente se encuentra en proceso de implementación por ello carece de muchos elementos importantes y necesario para garantizar la conservación; los ambientes actuales no son adecuados climáticamente según los lineamientos normativos para la conservación establecidos en la normatividad archivísticas, escases de espacio para lo que se tiene identificado el crecimiento documental de acuerdo a los parámetros archivísticos establecidos en las Tablas de Retención Documental.

Los depósitos para la custodia cuentan con elementos que no garantizan la seguridad de la información, por ser una estructura en la cual se adecuado el repositorio, a falta de local propio y diseñado para tal fin; el mismo que se encuentra vulnerable a perderse parte del techo de calamina que se encuentra sueltas por vientos huracanados.

Estanterías

El Órgano de Administración de Archivos, cuenta con 580 metros lineales de Estanterías metálicas y 108 metros lineales de madera. Haciendo un promedio total de 688 metros lineales.; sin embargo es insuficiente para la información documental que falta ser transferido y no es posible incrementar, por falta de espacio.

 Los pisos, muros, techos están construidos con material metálico y/o latería ignífugos de mediana resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

 Las pinturas utilizadas poseen propiedades ignífugas, y tienen el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

Capacidad de almacenamiento.

El depósito ubicado en el Órgano de Administración de Archivos se encuentra regularmente adecuado de tal forma que permite la manipulación, transporte y la manipulación de la documentación.

Distribución.

 El área destinada para la custodia de la documentación es totalmente cerrada y cuenta con una puerta grande de metal que permiten el aislamiento con el fin de garantizar la seguridad del acervo.

 Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios están fuera de las de almacenamiento.

Condiciones ambientales y técnicas.

El Órgano de Administración de Archivos, no cumple con las condiciones mínimas ambientales:

Aire acondicionado, que permitiría el control sobre la temperatura entre 18°C y 23°C aproximadamente, y se maneja una humedad relativa del 50%. Por medio de un termohigrómetro, se controlarían estas condiciones ambientales.

Iluminación en depósitos, - El repositorio carece de iluminación, por ser un ambiente que no cuenta con ventanas, y falta instalación de energía eléctrica.

Extintores, el Órgano de Administración de Archivos, no cuenta con extintores, requisito normado por Defensa Civil, indispensable para prevención de cualquier incendio.

RECOMENDACIONES FRENTE A LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS.

Se debe incluir, dentro del plan de capacitación y entrenamiento periódico, al personal al que se debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuación.

Sensores

- El equipo de detectores es sensible a todo tipo de humo así que si se acerca al sensor

un cigarrillo encendido puede activarse y producir una alarma innecesaria.

- Es conveniente tener libres de polvo los sensores.

- El sistema es sólo de prevención y alarma, pero no se puede con él combatir ningún

incendio, así que debe haber un funcionario que reciba la alarma y trate de poner a

funcionar los gabinetes del equipo contra incendio o que llame a los bomberos.

Equipo contraincendios

- Como el sistema mantiene el agua estancada en las tuberías, se recomienda que

periódicamente se use un gabinete en su manguera para riego o lavado de pisos, etc.

con el fin de utilizar las bombas y certificar su funcionamiento

- Para el mantenimiento de los equipos recurrir a expertos.

10.2 En relación con la conservación de documentos físicos:

El Órgano de Administración de Archivos, previa identificación del crecimiento documental de acuerdo a los parámetros archivísticos establecidos en las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Dotar

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