Partes de la carta comercial

CARTA COMERCIAL

Carta comercial

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,

o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Partes de la carta comercial

Estructura

Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

El encabezamiento

El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

El cuerpo

El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.

• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.

• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre

El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.

En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.

En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.

Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.

Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.

Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.

Papel de Carta

Uno de las principales características del papel de carta es el color.

Suele usarse papel blanco o de color claro; una carta escrita en un papel azul o rojo difícilmente sea legible o interpretada como una carta formal.

El tamaño de hoja que suele utilizarse para escribir una carta es A4 cuyas medidas son 21 cm. de ancho y 29,7 cm. de alto.

Los márgenes estándar que debe tener el papel de carta son los siguientes: margen superior de 2,5 cm., margen inferior de 2,5 cm., margen izquierdo de 2 cm. y margen derecho de 2 cm. Esto hará que el texto aparezca ordenado y centrado dentro del papel.

El gramaje estándar del papel de carta para impresora doméstica es de 80 gramos.

Pero en el caso de que se manden a hacer a una imprenta hojas membretadas donde conste el logo y la dirección de la empresa, es conveniente usar un papel con un gramaje de 90 o 100 gramos, lo que dará como resultado una hoja más elegante.

Ambos gramajes permiten que la hoja sea liviana y delgada lo que da la posibilidad de doblarla fácilmente

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