SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO.

SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO

• Se usa para producción por lotes.
• Describir y analizar el flujo de costos por órdenes específicas, desde el momento que se emite la orden de producción, hasta la contabilización y determinación de los costos de la producción terminada, pasando por los tres momentos del proceso productivo: productos en proceso, productos terminados y costo de los artículos vendidos.

El ciclo de producción suele dividirse en tres fases principales:

1. Almacenamiento de materia prima y materiales indirectos
2. Proceso de transformación de materia prima en artículos terminados
3. Almacenamiento de productos terminados.

DEFINICIÓN

Este sistema es el más apropiado de utilizar cuando los productos que se fabrican difieren en cuanto a los requerimientos de materiales y de costos de conversión; y, la producción consiste en trabajos o procesos especiales, según las especificaciones solicitadas por los clientes, más que cuando los productos son uniformes y el proceso de producción es repetitivo o continuo.

El costo unitario de producción se obtiene al dividir el costo total de producción entre el total de unidades producidas de cada orden. Entre las industrias que utilizan este sistema de costeo se encuentran las fábricas de muebles, artículos domésticos, maquinarias y constructoras.

Cabe mencionar que, aunque este tema se centra en empresas manufactureras, algunas empresas de servicios también utilizan el sistema por órdenes como por ejemplo los talleres de reparación de carros, contratos de reparaciones y mantenimiento de maquinarias, servicios médicos, contratos de auditorías entre otras.

Objetivos

Sus objetivos pueden resumirse en dos grandes enunciados:

• Acumular costos totales y calcular el costo unitario.
• Presentar información relevante a la gerencia de manera oportuna, para contribuir a las decisiones de planeación y control.

Características

Entre las características del sistema por órdenes de trabajo, se pueden mencionar las siguientes:

1. Acumula y asigna costos a: Trabajos específicos, conjunto o lote de productos, un pedido, un contrato, una unidad de producción.

1. Cada trabajo tiene distintas especificaciones de producción, por lo tanto los costos       son distintos, permitiendo reunir, separadamente, cada uno de los elementos del costo para cada orden de trabajo terminado o en proceso.

1. Es apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales, más que cuando los productos son uniformes.
2. Posibilita notificar y subdividir la producción, de acuerdo a las necesidades de producción, control de inventario o la dirección de la empresa.

1. Se trabaja para un mercado especial y no para satisfacer un mercado global.

1. Los materiales directos y la mano de obra directa se cargan directamente a cada lote y la carga fabril se asigna sobre alguna base de prorrateo.

1. No se dispone de costos unitarios (Costeo Real), hasta que no se termine la orden.

1. La producción no tiene un ritmo constante, ni continuo, por lo que debe existir una planificación cuidadosa de la producción.

1. Los costos se acumulan en un formulario u hoja de costo, denominada Orden de Producción.  Los documentos fuentes en un sistema contable representan registros originales que sirven de respaldo a los asientos de diario, en el sistema de costo por órdenes específicas la orden de producción representa el documento fuente que permite acumular todos los costos asignados a un trabajo específico desde el momento que se inicia hasta su culminación. La figura 3.1 muestra el formato de una orden de producción, identificándose los elementos o información principal que debe contener.

1. Proporciona mayor exactitud en la determinación de los costos unitarios.

FORMATO DE ORDEN DE PRODUCCIÓN

[pic 1]

VENTAJAS

1. Proporciona a detalle el costo de producción de cada orden, específicamente en 2. Se conoce fácilmente el valor de la producción en proceso, representada por aquellas ordenes abiertas al final de un periodo determinado.
2. Se conoce la utilidad bruta en cada producto fabricado.

DESVENTAJAS

1. Su costo administrativo es alto, debido a la forma detallada de obtener los costos.

2. Existe cierta dificultad cuando no se ha terminado la orden de producción y se tienen que hacer entregas parciales, debido a que el costo de la orden se obtiene hasta el final del periodo de producción.

Diagrama de un sistema de costo por órdenes específicas

Para iniciar su actividad productiva, las empresas que utilizan el sistema de costos por órdenes específicas, requieren:

1. La emisión de una orden de producción para cada trabajo o lote,
2. cada orden de producción debe llevar una Hoja de Costos, en la cual se registran los costos de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación requeridos en el proceso de elaboración de determinada orden o lote conforme se desarrolla el trabajo.
3. Los gastos de ventas y administrativos, que se basan en un porcentaje del costo de producción, fabricación ó manufactura, se especifican en la hoja de costos para determinar el costo total.
4. Las hojas de costos se establecen al comienzo del trabajo y permanecen vigentes hasta que los productos se terminan y se transfieren al almacén de artículos terminados.

Modelos y procedimientos usados para el control de los costos

• A través de un flujo es la forma de explicar los costos desde el punto en que se incurren, hasta el punto en que se reconocen como gasto en el estado de resultado,

• Los elementos del costo de producción, en cualquier sistema de acumulación requieren una adecuada normativa de control interno, que garantice su integridad y asignación razonable a las unidades de producto, por lo tanto, independientemente de ciertas condiciones particulares, la normativa de control suele ser idéntica en los sistemas de acumulación de costos, por lo que a continuación se presentan algunas consideraciones sobre el control necesario para cada elemento del costo.

• El procedimiento de control se inicia cuando el departamento de ventas emite un pedido para la fabricación de un producto, este pedido puede responder a los requerimientos de un cliente en particular o una solicitud interna para mantener un stock adecuado en almacén de productos terminados. Una vez que se recibe el pedido el área de producción debe planificar el proceso de producción para dicho pedido, tipo de material a utilizar, requerimiento de personal, tiempo de entrega, entre otros. De igual forma se debe informa a contabilidad de costo para que de apertura al formato de costo de producción que permitirá el control del pedido a manufacturar.

Control de materiales:

A continuación se presentan en forma sistemática, lógica y secuencial  parte de las actividades, funciones y posibles departamentos que en una empresa manufacturera deben existir para garantizar un adecuado control del uso de los materiales en un sistema por órdenes específicas.

Producción

1. Cuando se inicia el proceso productivo, en producción se elabora el formulario Solicitud o Requisición de Materiales en por lo menos original y dos copias.
2. Envía el formulario al Almacén de Materiales.

Almacén:

1. Recibe el formulario, lo completa en los ítems de costo unitario y costo total
2. Da salida a los materia1es en el submayor (Kardex) de acuerdo  al método de valuación.
3. Envía a producción los materiales, junto con el original del formulario de solicitud.
4. Envía a Contabilidad copia del formulario Solicitud de Materiales

Contabilidad

1. Recibe copia de la Solicitud
2. Realiza el asiento contable, el cual se explica en el siguiente punto.

1. Afecta la orden de producción en la columna de materiales, ya que su encabezado se llenó cuando se contrató con el cliente.

COSTOS DE MANO DE OBRA DIRECTA

El ciclo de control de la mano de obra es similar al que se describió para los materiales directos, constituyendo las boletas de trabajo el documento fuente básico para la asignación de los costos de mano de obra directa, de acuerdo al tiempo productivo invertido en   las ordenes de producción.

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