Sistema De Comunicacion

1. Auditoría

La auditoría es el punto de partida para poner en marcha el Plan de Comunicación Interna. Es necesario realizarla con el objetivo de valorar el estado de la comunicación interna, para después diseñar y planificar acciones acordes con las necesidades de comunicativas.

Como fuentes de información se pueden utilizar: sondeo cuantitativo y cualitativo de una muestra representativa de los trabajadores de la organización, el cual puede ser realizado mediante una entrevista estructurada de preguntas cerradas y abiertas; y/o análisis de los canales y medios de comunicación que se emplean en la organización.

Jorge Diez-Ticio, Director de Recursos Humanos de DKV Seguros, señala en este sentido que “es fundamental hacer un estudio previo con ayuda de una consultora externa a fin de conocer objetivamente en qué estado se encuentra la empresa respecto a la comunicación interna”.

Una vez identificadas las fallas, deficiencias y necesidades de la organización, se trazarán los objetivos estratégicos del Plan de Comunicación Interna. Los objetivos suelen ser:

• implicar a la organización y al personal en el desarrollo del proyecto (que es el Plan de Comunicación Interna en sí);

• fomentar la colaboración en el seno de la organización;

• aumentar en los empleados el sentimiento de pertenencia ;

• favorecer la proyección de una imagen corporativa y común;

• equilibrar la comunicación descendente, ascendente y horizontal, para que haya coherencia y cohesión en los mensajes;

• generar canales de información seguros.

De la misma manera se elaborarán principios o ejes que contribuirán a que el Plan de Comunicación Interna tenga éxito. Algunos principios podrían ser:

• distinguir entre información y comunicación;

• asegurar que la Dirección se involucre en el Plan y se convierta en comunicadora;

• proyectar la imagen de la organización dentro de ella para que los empleados la transmitan en su entorno de influencia;

• garantizar la coherencia entre comunicación interna y externa.

Finalmente se identificarán conceptos claves para situar el Plan de Comunicación en su contexto. Los conceptos claves en los planes de las organizaciones normalmente giran en torno de:

• información;

• mercado interno de la información (en el que existe una demanda y una oferta informativa; debe haber equilibrio entre estas para hacer atractivo el producto informativo);

• escucha;

• espacios de comunicación (deben ser creados o, si ya existen, fortalecidos; pueden ser presenciales, escritos y electrónicos);

• opinión pública interna (de ella depende la retroalimentación);

• reconocimiento.

2. Diseño del Plan de Comunicación Interna

A. En la elaboración del Plan los principales actores de la organización –es decir los trabajadores– deben participar, se debe conformar un grupo representativo del conjunto de la organización. Las sugerencias que se crea que puedan contribuir a lograr los objetivos, deben ser incorporadas al Plan.

B. El Plan debe cubrir las necesidades de comunicación del conjunto de la organización, tanto de la oferta como de la demanda, por tanto se debe definir el conjunto de herramientas de comunicación que se utilizarán para dar forma al plan, abarcando los tres canales posibles: electrónicos, escritos y presenciales. A cada canal se le debe establecer objetivos, periodicidad, destinatarios y estilo lingüístico del mensaje.

C. El Plan debe garantizar que los mensajes lleguen al conjunto de la organización y que sean útiles para ella. Para que los mensajes sean recibidos por los trabajadores, se debe identificar los instrumentos comunicativos

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