Clasificación y ordenación de fondos archivísticos. Clasificación y ordenación de documentos

Nombre: Areli Juárez Torres.

Reporte de lectura n°6

Clasificación y ordenación de fondos archivísticos. Clasificación y ordenación de documentos.

La lectura empieza mencionando los principios generales de la organización archivística de los fondos documentales y dice que estos son  el origen y  el orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos. Otro punto que menciona es el principio de procedencia, este es aquél según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes y para la aplicación del principio de procedencia debe identificarse la entidad productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series. Otro punto importante que menciona es el  principio de orden natural, hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción. Cuando una serie documental está compuesta por varios expedientes o carpetas, éstas también deben estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se fueron conformando. El autor menciona unos pasos para la organización del archivo, el primer paso a seguir en la organización del archivo de gestión es el de separar los documentos de apoyo informativo y documentación informativa auxiliar de la documentación archivística propiamente dicha. La documentación archivística debe estar separada a su vez entre documentos sin vigencia administrativa y los documentos en trámite o con vigencia administrativa   deben estar bien organizados.

Más adelante el autor nos dice que las formas para organizar la formación  la más útil es organizar  la información en soporte papel es decir  la creación de dossieres temáticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos y no confundir con expedientes de archivos.

Otro punto importante es que para organizar un archivo es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos de archivo y esto ayudara a conseguir un sistema de control administrativo. Sobre los cuadros de clasificación, el autor dice que es el primer instrumento de descripción de un archivo y el único que permite una visualización conjunta de los fondos y las relaciones jerárquicas entre los grupos, así como de la institución y la inactividad que desarrolla, también es el elemento que permite planificar de manera sistemática todas las operaciones de tratamiento del archivo, desde la transferencia y la evaluación y eliminación, hasta la realización de los instrumentos de descripción y de los calendarios de conservación y para llevar a cabo un cuadro de clasificación antes hay que tener un conocimiento muy detallado de la historia del archivo y de la institución que ha generado la documentación, así como de la estructura administrativa y las funciones que ejerce como resultado de unas competencias que tiene atribuidas.

Más adelante menciona lo que es la codificación la cual consiste en la asignación de letras, números o una combinación de ambos a los distintos niveles de clasificación, precediendo a la denominación de la serie y a esto se relaciona los tipos de ordenación de las series documentales las cuales pueden ser:  La ordenación cronológica la cual  se basa en el elemento más estable de un documento, la fecha, y se concreta en la secuencia año, mes y día otra es la ordenación alfabética la cual toma como elemento de ordenación una palabra que nos servirá para colocar los expedientes en el lugar que les corresponda en un orden alfabético.  Por último el autor dice que los expedientes de archivo se guardan en carpetas en las que se han de hacer constar datos como el nombre del servicio y unidad, código de clasificación y su denominación, años entre otros. También esta lo que es la señalización de carpetas suspendidas en la cual se aconseja la instalación de los expedientes abiertos y los de consulta frecuente en carpetas suspendidas.

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