Comunicacion Escrita

FORMATOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA

INTRODUCCION

En nuestro mundo actual es obvia la importancia de la comunicación. Se nos exige en todas partes: en la escuela, en el trabajo y en múltiples actividades cotidianas.

La comunicación es como la imagen de una preparación del individuo. Muchas personas tienen estudios, e incluso títulos universitarios, pero lamentablemente no existe una buena facilidad de comunicación es cada uno de ellos.

Lo que nos proponemos aquí entonces, es ofrecer los medio para acercarse hacia ese conocimiento, un poco más orientado a la comunicación escrita. Dado que ésta no más que un instrumento, vamos a intentar aprender a manejarlos a fin de poder emplear mejor nuestros conocimientos de redacción.

El trabajo ha sido concebido también, pensando en un grupo de alumnos y personas, sin embargo, no descartamos nosotros como estudiantes la posibilidad de una utilización autodidacta. Consideramos que tiene elementos suficientes para entenderse perfectamente bien.

El trabajo se compone de temas que forman parte de la comunicación escrita, en estos se integran los aspectos más relevantes y relativos a formatos comunes de mencionado tipo de comunicación. Aunque tradicionalmente estos aspectos de un carácter sencillo, la experiencia nos ha demostrado que es difícil su dominio y se hacen difíciles incluso en trabajos de carácter profesional.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

1. Ventajas de la Comunicación Escrita.

La Comunicación Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que siempre poseemos la información en escritos para volverla a usar.

Reflexión antes de Escribir. Podemos pensar y definir bien lo que queremos expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para posteriormente Utilizarlo.

Se Registra la Información.

Es Fuente de Consulta. Como se entiende, esta comunicación siempre puede tener un uso posterior como medio de información ya que está escrita permanentemente.

Desventajas de la Comunicación Escrita.

No hay retroalimentación Inmediata. Es clara la diferencia entre la iteractividad que hay en la comunicación escrita y verbal en cuanto a un aprendizaje inmediato.

Puede haber una Interpretación Equivoca del Mensaje. Como no existe una persona que explique el mensaje de la información o su contenido en esta como en la comunicación verbal; esta se puede prestar a otros entendimientos que no sean los propuestos.

Baja el Nivel de Interdependencia.

Fomenta el Aislamiento.

2. Características de la Comunicación escrita.

A. Claridad.

Podemos hablar de la claridad como una cualidad de la comunicación escrita que es la distinción con que percibimos las sensaciones por medio de los sentidos o las ideas y todo esto por medio de la inteligencia.

Es decir, escribir con un pensamiento transparente, comprensible, directo con los conceptos bien digeridos. La claridad es la exposición limpia, correcta, es redactar un texto entendible sin que de lugar a dudas.

B. Precisión.

Es la obligación o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una cosa. Determinación, exactitud rigurosa, puntualidad, concisión. Tal ves la brevedad y precisión en la expresión de los conceptos obligándonos a emplear únicamente las palabras que sean precisas y necesarias para expresar lo que queremos, es decir, expresar nuestros pensamientos con el menor número de palabras bien estructuradas.

C. Síntesis.

En el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino únicamente de lo mas importante, de las parte más esenciales. La síntesis se realiza en base a las ideas principales del texto y con nuestras propias palabras.

D. Naturalidad.

Con esto nos referimos a utilizar la lengua más usual o mas habitual. Escribir con nuestro propio vocabulario sin rebuscamientos en el modo de proceder.

E. Cortesía.

Tratar con atención y respeto a la persona a la cual le redactamos, lo cortés no quita la sencillez, la cortesía es parte de la educación y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta.

3. Métodos Estructurales de la Comunicación Escrita.

Rudyard Kipling.

La comunicación escrita precisa una estructura para alcanzar las características de claridad, objetividad y concreción. La escritura representa a la comunicación, lo que el esqueleto para un organismo vivo vertebrado, es decir, existen varios métodos para acondicionar el contenido en función de un propósito determinado, orientación que conduce a la unidad de la comunicación. El método más elemental se debe a Rudyard Kipling, y se aplica en la información periodística, y su propósito consiste en integrar en un todo armónico los elementos dispersos.

Para que toda información resulte completa debe responder a las siguientes preguntas:

¿Qué? (el suceso).

¿Quién? (el sujeto activo o pasivo al que se refiere la información).

¿Cómo? (la forma en que se desarrollan o son las cosas).

¿Dónde? (lugar de los hechos).

¿Cuándo? (tiempo).

¿Por qué? (explicación de causa).

El empleo de estas preguntas se conoce también como método estructural Wh , en virtud de que las palabras en inglés utilizadas originalmente en su planteamiento, comienzan con las letras wh (what?, who?, whom?, where?, when?, why?).

Marshall MacLuhan.

Otro de los métodos estructurales para integrar la comunicación escrita es el de Marshall McLuhan. En este método, primero se identifica al objeto o situación sobre la que se va a escribir. Una vez ubicado el objeto, identificado y delimitado para que no existan posibilidades de equívocos o distorsiones, el objeto se “refiere a”, esto es, se le asignan las posibles relaciones que pueda tener con otro objeto u objetos, situación o situaciones, hechos o circunstancias. “Identificado el objeto” y “referido a”, se procede a fundamentar la tesis, posición, postura o planteamiento central, unidos entre sí argumentos, juicios e ideas. Terminada la estructuración del planteamiento o tesis, se pasa a elaborar las conclusiones. En consecuencia, las fases básicas del método estructural de McLuhan podemos enlistarlas de la siguiente manera:

Identificación del objeto;

Referirlo a...,

Estructuración de la tesis o planteamiento ; y,

Conclusiones.

4. Formatos más Usuales en la Comunicación Administrativa.

Carta Comercial.

Antes que nada debemos definir el concepto de CARTA: es el papel escrito por medio del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto determinado. De acuerdo a su presentación y propósito, las cartas se distinguen unas de otras, por las características que cada una de ellas adquiere según el grupo al que pertenece. Nosotros nos vamos a referir específicamente a la carta comercial.

La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación, los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.

Hay normas dentro de la correspondencia que exige que las cartas tengan una correcta presentación y distribución de los elementos que las componen.. Véase el modelo No. 1 y modelo No. 1 bis que contienen el esquema y ejemplo de una carta comercial al anexo e este trabajo.

Cabe mencionar enseguida, cada una de las partes que componen el esquema de la carta comercial:

Membrete. Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el nombre, domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona, negocio o sociedad que remite la carta.

Lugar y Fecha. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta, del día, mes y año en que se escribe.

Destinatario. Nombre, domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. Se le ubica abajo del lugar y fecha, en el margen izquierdo superior como lo muestra el esquema respectivo.

Vocativo. Saludo anterior al texto. Su colocación es abajo y en dirección vertical del margen del destinatario. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos.

Texto. Llamado también cuerpo de la carta. Consiste en el desarrollo del asunto a tratar en la masiva. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar con una conclusión.

Despedida. Frase final de la carta. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado.

Antefirma. Contiene el lema comercial, la denominación del negocio o la razón social.

Firma. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rúbrica correspondiente.

Cargo. Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se ubica debajo de la firma.

Anexos. Si al documento se adjunta otro, es conveniente especificarlo en la parte inferior; abajo del cargo.

Otros Datos. No siempre se utiliza esta parte, sólo cuando se requiera que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. Se ordena por jerarquías y se utiliza la abreviatura c.c.p. (con copia para...).

Referencias Finales. Como medida de control de la correspondencia, en la esquina inferior izquierda, deberán anotarse con letras mayúsculas las iniciales del nombre del que suscribe, separarlas por una diagonal, como u otro signo; de las persona que escribe la carta.

Memorándum.

En la correspondencia el memorándum es la comunicación

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