¿Cuál es la importancia de aplicar series, sub series a los fondos acumulados para la Organización Documental?

a. ¿Cuál es la importancia de aplicar series, sub series a los fondos acumulados para la Organización Documental?

Respuesta:

• fácil clasificación ,ordenación y descripción de los documentos

.Mantener un consecutivo de la procedencia del documento

• Se puede establecer un esquema de acuerdo a la estructura del documento

• Determinar las series documentales priorizando el asunto que trata.

• Codificar los subfondos y las series en forma jerárquica

b. Seleccione una empresa que usted conozca y mencione ¿Cómo se refleja la implementación de las Transferencias Documentales? ¿Cumple con los requisitos para ser efectuadas estas transferencias?

La empresa Carvajal s.a., maneja el paso de los documentos de una fase a otra, Los documentos se transfieren para separar, en primera instancia, aquellos de fechas recientes y consulta permanente de los que han perdido relevancia y frene la actividad de la oficina productora. La correspondencia puede darse de manera interna, externa o permanente. La transferencia se realiza únicamente con aquellos documentos que ameriten conservarse; de manera que, previa a la transferencia, realizan una labor de expurgo y descarte.

c. Mencione y explique 3 pasos que considera fundamental en las Transferencias Documentales para el arreglo de la documentación en la empresa para la cual labora.

1. Aviso

El proceso se inicia con un aviso por parte del personal del Archivo General al coordinador de Archivo de la unidad que va a transferir documentos, con dos semanas de antelación respecto al plazo señalado en el calendario de transferencias.

2. Suministro de cajas

Las cajas normalizadas son suministradas por el Archivo General, y reúnen condiciones especiales que aseguran la permanencia de la documentación a largo plazo.

3. Verificación

Identificada la documentación objeto de transferencia, la unidad remitente debe verificar su organización interna, de acuerdo con los criterios señalados en el apartado siguiente, como paso previo a proceder a su alojamiento en las cajas normalizadas y su remisión al Archivo General.

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