Organizacion De Fondos Acumulados

a. Directrices para la disposición final de los documentos

DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Es la decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total, eliminación, selección y /o reproducción (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la información.

CONSERVACION TOTAL

ELIMINACIÓN

SELECCIÓN

MICROFILMACION DIGITALIZACION

b. Conservación total: Concepto, procedimiento, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología de conservación.

CONSERVACION TOTAL

Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

CRITERIOS:

Es preferible un documento rico o ampliado en cautelas diplomáticas de autenticidad sobre el que es pobre en ellas.

Las particularidades artísticas o las peculiares paleográficas o meramente graficas de un documento pueden realizar su valor de conservación.

En relación con el soporte papel y tintas, hay que preferir para la conservación aquellos que presenten mayor garantía y durabilidad.

Manual de organización de fondos acumulados, AGN, 2004. P.33-34

(Mini- manual tabla de retención ytrasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001. P.88.)

c. Eliminación: Concepto, procedimiento, actas, políticas institucionales y aplicación de tecnología para la eliminación.

ELIMINACION

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del comité de archivo de cada entidad.

Unprincipio que debe observarse es aquel según el cual los documentos que deben eliminarse corresponden a lo señalado en las tablas de retención documental o en los asuntos de las tablas de valoración documental.

Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retención. La eliminacióndeberárealizarse atendiendo lo estipulado al respecto.

Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. en todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.

CRITERIOS PARA LA ELIMINACION

Criterios de procedencia y evidencia: Normalmente son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de un rango superior, que los de las instituciones delegadas o periféricas; son más importantes los documentos referidos al ejercicio de las funciones específicas, que los relativos a las comunes de cualquier administración.

Criterios de contenido: Es mejor conservar los documentos que contienen la información comprimida, que extendida es decir pueden suprimirse en principio los documentos cuyos datos esenciales se encuentren en otros documento que los compile, sobre todo si este último está impreso.

d. Selección: Concepto, metodología, procedimiento, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología.

SELECCION

Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.

Criterios:

La selección puede aplicarse a documentaciónque ha perdido su vigencia.

La selección debe aplicarse a seriesdocumentales voluminosas y cuyo contenidoinformativo se repite o se encuentra registradoen otras series.

La selección se aplica a series documentalescuyo valor informativo no amerita suconservación total.

Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a través de muestreo.

TÉCNICAS DE SELECCIÓN DEREGISTRO

Dentro de las primeras menciona:

- Toma de ejemplares al azar.

Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando un valor especial a ciertas series con fines de investigación. Se le atribuye ser poco objetiva y proporcionar una visión sesgada o tergiversada de la serie.

Dentro de las segundas menciona las siguientes:

Muestreo sistemático que tiene comoguía la cronología, es decir, guardar ciertos años, eliminar otros; conservar la producción de una serie correspondiente al primer semestre, eliminar la producción correspondiente al segundo.

Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie; en este caso es necesario aplicar una formula estadística.

MÉTODOS ARCHIVÍSTICOS DE SELECCIÓN:

Muestreo aleatorio: considerado de fácil compresión pero de difícil aplicación.

Muestreo sistemático: está basado enuna progresión aritmética de un númeroaleatorio en función del tamaño de la muestra a seleccionar.

e. Microfilmación: Concepto y procedimiento

MICROFILMACIÓN

Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

Partir de archivos organizados, ya que la microfilmación como cualquiera otra tecnología, no es la solución para el desorden de documentos. De no hacerse previamente dicho trabajo archivístico, simplemente se trasladaría los problemas documentales a un nuevo soporte. Atender lo dispuesto en la legislación sobre la utilización de microfilm, en especial lo previsto en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la ley 80 de 1989 así como las normas técnicas NTC 3723 y 4080.Fijar claramente los objetivos que se pretenden con la implantación de esta tecnología. Realizar una correcta preparación de documentos que elimine arrugas, dobleces, manchas, y retire ganchos y otros elementos de los papeles.

Planear el contenido de todas y cada una de las micro formas utilizadas, de tal manera que de una a otras den cortes lógicos, tales como fin de un expediente o unidad de almacenamiento. Escoger el sistema de indización que se va a utilizar a fin de garantizar una pronta y oportuna localización de la información. Utilizar Micro formas, tipos de cámaras, reducción y formato de filmación de acuerdo con el tamaño, color y estado de conservación del documento a microfilmar. Usar películas de buena calidad y adquirirlas con fechas de vencimiento no menores a un año, almacenarlas previo a su actualización en condiciones de humedad y temperatura no superiores a 50 %HR y 21 °C respectivamente. Mantener el equipo en buen estado mediante el programa de visitas preventivas bimensuales y correctivas cuando sea necesario instalar los equipos en lugares secos, alejados de vibración y con estabilizadores de corrientes. Las cámaras planetarias requieren adicionalmente de penumbra. Adiestrar debidamente a los operarios sobre los conceptos básicos de la tecnología y sobre la operación del equipo. Realizar un control de calidad minucioso teniendo en cuenta los parámetros establecidos por las Normas Técnicas Internacionales, en especial las

ISO, ANSI, NMA, etc., y las Normas Técnicas Nacionales expedidas por el ICONTEC.

Almacenar las películas originales o máster en condiciones ambientales controladas, a fin de garantizar su permanencia: HR 35% con tolerancia del 5%. Temperatura 17°C con tolerancia de 2°C.Utilizar los microfilmes originales o máster únicamente para obtener copias en película y no para hacer consultas o copias en papel. Evitar la utilización de carretes o cajas metálicas para el almacenamiento definitivo de microfilmes.

Disponer de equipos lectores que posean sistemas de magnificación acordes con las reducciones utilizadas en el momento de microfilmar. Disponer, en lo posible, de bases de datos con la información referencial de los documentos que faciliten su búsqueda.

Ventajas de la microfilmación

Aspectos técnicos

Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes pueden durar 100años o más sin que se altere su composición física y química.

Tecnología estable: La evolución de esta tecnología ha sido estable en estos últimos 30 años, otorgándole seguridad y permanencia.

Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de documentación con excelente calidad reproducción

Aspectos legales

Los decretos ley 2527 de 1950 y 3354 de 1954 establecen los parámetros y procedimientos que se deben tener en cuenta para que un microfilm se constituya como medio valido para transferir documentación, incluso cuando se descarta los papeles.

Desventajas de la microfilmación

Aspectos Técnicos

 Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no puede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas en soporte papeles.

 Lentitud en la búsqueda: Aún partiendo de documentación organizada y con apoyo de bases de datos, la recuperación de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces

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