ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO
laurap89Tesis14 de Mayo de 2013
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TEMA:
ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO ___________ DE LA UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECOLOGICA DE COLOMBIA , AÑOS
PROBLEMA
La universidad pedagógica y Tecnológica de Colombia cuenta con fondos documentales acumulados que contienen documentos producidos en la gestión administrativa en cumplimiento de la misión institucional, desde su creación y sus distintos cambios de razón social.
En la medida en que la universidad pedagógica y tecnológica de Colombia crece, va aumentando la producción documental, generando fondos acumulados, que no cuentan con ningún criterio de organización, por lo cual la universidad ha dispuesto que se deben aplicar las normas propuestas por el AGN pero que en realidad aun no se cumplen. por el contrario hay una ausencia de una política responsable para la gestión documental, y esto se convierte en una problemática que afecta la institución.
De acuerdo a lo anterior se hace necesaria la organización de dicho fondo para la difusión de la información al servicio de la investigación social y de la sociedad en general
OBEJETIVOS
GENERAL
Organizar el fondo acumulado____________ ubicado en la universidad pedagógica y tecnológica de Colombia para garantizar su conservación, preservación y consulta.
ESPECIFICOS
• Realizar el diagnóstico del estado actual del fondo acumulado ________
• Clasificar y disponer la información encontrada en el fondo acumulado
• Ordenar la documentación
• Facilitar el acceso a la información encontrada en el fondo acumulado.
• Elaborar tablas de valoración
JUSTIFICACION
La universidad pedagógica y tecnológica de Colombia al ser una institución de orden académico debe garantizar una eficiente prestación de sus servicios y esto se logra a través de la adecuada organización de su documentación. En este sentido se hace necesario analizar y organizar los fondos documentales de la entidad a través de la aplicación de procesos archivísticos con el fin de facilitar el acceso a la información.
A pesar de que la universidad cuenta con programas académicos en archivística hay una ausencia de una política responsable para la gestión documental, y esto se convierte en una problemática que afecta la institución.
Por lo tanto es necesario organizar el fondo documental acumulado De la UPTC, para garantizar la correcta conservación y organización de los documentos aplicando los principios archivísticos generando una eficaz clasificación de la información y facilitar su consulta.
Por qué
Para qué
Cómo
MARCO TEORICO
http://saber.ucv.ve/jspui/bitstream/123456789/1574/1/Tesis%20definitiva.pdf
2.3 Bases teóricas
2.3.1 Archivos
Existe la creencia de cuando hablamos de un archivo, se piensa que es un
depósito colmado de papeles sin valor y atiborrados de suciedad, los cuales con el
paso del tiempo serán desechados. Se considera difícil la recuperación de alguna
documentación en archivos que se pueden presentar en estas condiciones, de allí
radica la importancia de los sistemas de archivo dentro de las organizaciones.
La mayoría de las instituciones no le otorgan mayor importancia a los
archivos y los mantienen como simples depósitos repletos de papeles, esto se debe
en gran parte al desconocimiento en materia de archivos, pero por la importancia
que ha venido cobrando esta área de trabajo, la archivología está llamando la
atención de las instituciones y sus integrantes ya que están tomando conciencia de
los fondos documentales que conservan y procesan las unidades, puesto que estas
sirven de apoyo para la toma de decisiones y que a largo plazo formaran parte de la
memoria histórica de la organización.
Son estas las razones por las que el profesional de la archivología debe crear,
establecer, administrar y consolidar los sistemas de archivos dentro de las
instituciones que no poseen cultura de archivos y ofrecer accesibilidad a la
documentación haciendo uso de modernas herramientas que permitan la obtención
de la data de manera eficiente y eficaz.
Los archivos permiten la organización y clasificación de los fondos
documentales gracias a su carácter dinámico el cual brinda la información de
manera oportuna a los usuarios. Es tan importante el valor que poseen los archivos
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que son considerados la memoria y testimonio de las instituciones, los cuales
permiten dar respuestas a cualquier tipo de solicitud a la unidad donde se encuentre
adscrito.
Según la Ley General de Archivos de la República de Colombia un archivo
es “uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para
servir como testimonio o información para la persona o institución que los produce,
para los ciudadanos o para servir de fuente de historia”12
Por otra parte, Antonio Ruiz lo define como “Conjunto de documentos, sea
cual sea su fecha, su forma y el soporte material, producidos o recibidos por
cualquier persona, física o moral, o por cualquier organismo público o privado en
el ejercicio de una actividad, conservados por sus creadores o sucesores para su
propias necesidades o transmitidos a instituciones de archivo”13
Los archivos cumplen con cuatro funciones fundamentales para el correcto
funcionamiento y fluidez de la información, primeramente se encargan de mantener
ordenada la serie o conjuntos de documentos, también se encargan de preservar y
cuidar los documentos que son resultados de la gestión institucional. Además, los
archivos permiten ser fuente de investigación, ya que a través de ellos se conserva la
memoria histórica por ende sirven de testimonio. Por último ofrecen el servicio que
permite garantizar el acceso a la información de las personas interesadas en la
investigación.
12 Ley General de Archivos de la República de Colombia. Ley Nª 594. Julio 14 de 2000.
13 Antonio Ruiz . “Manual de archivística”.1995, p. 32.
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2.3.2 Funciones de los archivos
Los archivos cumplen con la función principal de preservar la memoria de un
país o institución, ya que respaldan la historia, los acontecimientos y hechos ocurridos
en el pasado hasta el presente, a través de los documentos que son testimonio de los
hechos, lo que permite asegurar la posibilidad de transmitir a las futuras generaciones el
legado que nos ha dejado nuestros orígenes, sin importar el tipo de formato documental
que albergue la información.
Cabe señalar que los archivos cuentan con funciones primordiales que consisten
en:
Clasificar y ordenar los documentos permitiendo identificar, agrupar y
ordenar el acervo documental de acuerdo a lo establecido en la estructura
funcional.
Elaborar los instrumentos de descripción que permitan la recuperación de la
información de manera rápida y fácil, además que permita controlar la
documentación.
Garantizar la conservación y custodia de los documentos en el tiempo, ya
que constituyen un testimonio de la actividad dentro de la institución y
también ofrece una fuente para la investigación histórica, nacional, regional
o local.
Guardar y organizar la documentación escrita, impresa, gráfica, fotográfica y
audiovisual que se ha producido en el cumplimiento de sus funciones o
actividad de una institución o personas.
Seleccionar y evaluar la documentación con el fin de realizar propuestas de
conservación o eliminación ante los órganos competentes en la materia.
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2.3.3 Clasificación de los archivos
Los archivos se encuentran clasificados de diversas maneras, lo cual permite
diferenciar el acervo documental que contienen. A continuación se señalan las
clasificaciones más comunes:
a) Por su origen: los cuales hacen mención a los archivos públicos y privados.
Archivos públicos: se consideran archivos de gran importancia, esto
debido a que son formados por diferentes unidades de la administración
pública y pueden ser consultados por cualquier persona, estos archivos
pueden ser:
o Archivos nacionales: se relaciona a los archivos cuyos fondos
documentales son producidos por instituciones cuya jurisdicción
comprende el territorio nacional.
o Archivo estadales: se refieren a la función de un archivo dentro
de las instituciones del estado y se encuentran regulados por una
administración central.
o Archivos autonómicos: posee documentación de los archivos que
corresponde a las administraciones autónomas
o Archivos locales: se relaciona
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