Organización Documental Y Fondos Acumulados

2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y FONDOS ACUMULADOS

Antes de abordar el tema de la organización de los fondos acumulados es necesario definir qué son los fondos acumulados y explicar qué se entiende por organización documental.

2.1 FONDOS ACUMULADOS

Definición. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cam-bios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.

2.2 ¿CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTI-TUCIÓN?

Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD). Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la última etapa de vida institucional. Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de fondos acumulados.

Si la última reestructuración de la entidad fue en el año 2000, esta fecha es el punto de partida tanto para elaborar las TRD de la institución y aplicarlas del 2000 hasta la fecha y a la vez será el punto de partida hacia atrás para elaborar las TVD. Sin embargo, las TRD son un referente para la asignación de tiempos de retención y para la disposición final. FONDOS ACUMULADOS T V D CREACIÓN ÚLTIMA REESTRUCTURACIÓN 2000 2003 TRD

Para las entidades en proceso de liquidación, fusión y privatización que no posean Tablas de Retención Documental o que no las hayan aplicado a toda su producción documental será un fondo acumulado.

Igualmente, se considera como parte de los fondos acumulados aquella documentación producida por entidades que antecedieron o se fusionaron al ente que actualmente la custodia.

2.3 ¿CÓMO ABORDAR LA ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS?

La labor de organización de los fondos acumulados requiere por lo menos de tres momentos: el establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la toria institucional, la elaboración de un Plan Archivístico Integral y la ejecución de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos.

El establecimiento del nivel de organización se logra mediante la elaboración de un diagnóstico, para lo cual se dispone de un formato que permite la recolección progresiva de datos sobre la administración, estado de conservación y nivel de organización de la documentación. El conocimiento previo de estos aspectos facilita la labor de organización tanto en la etapa de planificación del trabajo como en la etapa de ejecución del mismo.

El formato de diagnóstico que se ha implementado para la organización de los fondos acumulados tiene preguntas afines con aquel que se presenta en la reciente publicación del Archivo General de la Nación: “Pautas para diagnóstico integral de archivos” (JAIMES, GARCÍA, 2003). Esta etapa corresponde a una labor previa al establecimiento del nivel de organización documental.

2.3.1 Diagnóstico: Establecimiento del nivel de organización documental

El establecimiento del nivel de organización documental está relacionado con la aplicación de los formatos del diagnóstico integral propuesto por el Archivo General de la Nación que “contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está la documentación y de su organización” y cuyas bondades son reconocidas en los diferentes ámbitos de la administración, la planeación, la gestión documental, servicios de archivos y muy especialmente como “herramienta para evaluar las diferentes variables que inciden en la preservación” y en

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