Definir la política general de solicitudes de descuento para tiquetes, beneficio otorgado a los Colaboradores de Avianca determinando en cada caso las políticas para la aplicación de la misma y la aplicación de las convenciones colectivas.

1. Objetivo

Definir la política general  de solicitudes de descuento  para  tiquetes, beneficio otorgado a los Colaboradores de Avianca determinando en cada caso las políticas para la aplicación de la misma  y la aplicación de las convenciones colectivas.

1. Alcance

Esta política está dirigida a los Colaboradores de Avianca.  Algunos apartes serán aplicables sólo a los regímenes de Convención. Ver anexos.

1. Área responsable de la Implementación

Implementación:

• Gerencia Desempeño y Compensación Ejecutivo
• Vicepresidencia de Talento Humano
• División de Operaciones de Vuelo
• Oficina de Pasajes
• Call Center
• Aeropuertos.

Regulación:

• Vicepresidencia de Talento Humano
• Relaciones Laborales
• Gerencia Desempeño y Compensación ejecutivo 
• Auditoria

1. Definiciones y Abreviaturas

• Acompañante privilegio: Cualquier persona de cualquier edad que el Colaborador   registre ante la Compañía como beneficiario de tiquetes beneficio, siempre y cuando su régimen lo permita, mediante entrega del documento de identidad que lo acredite y el formato dispuesto por Avianca para su inscripción.

• Asuntos particulares: Se denomina así a cualquier motivo de viaje que puedan tener los Colaboradores. Algunos regímenes manejan tiquetes por otros conceptos.  

• Beneficiarios: Son todas las personas que el Colaborador tiene debidamente registradas en la Compañía, que pueden disfrutar de los tiquetes beneficio dados a éste.

• Caducidad: Fechas en las cuales el Colaborador puede hacer uso de sus tiquetes beneficio.  Siempre será tres meses contados a partir de la expedición del PAX , para el caso de asuntos particulares, se podrán manejar otras caducidades para otro tipo de tiquetes según el régimen al cual pertenezca el colaborador.

• Calamidad doméstica: Se entiende por calamidad doméstica todo hecho imposible de prever que requiere solución inmediata y que afecte al colaborador y/o a su grupo familiar (padres del Colaborador o de su cónyuge, compañero(a) permanente, Hermanos e hijos).  En este caso no opera la modalidad de acompañante privilegio.  

• Código de Prioridad de embarque: Es el código que determina si el viajero (Colaborador o Beneficiario) tiene derecho a reserva y/o cupo en el vuelo.

• Convención: Es el acuerdo celebrado entre los empleadores y una o varias organizaciones sindicales, donde fijan las condiciones económicas y de trabajo de los Colaboradores sindicalizados, incluyendo el beneficio de tiquetes.

• Colaboradores Convencionados: Hace referencia a Colaboradores suscritos a alguna de las Convenciones que existen en AVIANCA a saber: Convención de  Tierra, Convención de Pilotos o Convención de Auxiliares de Vuelo.

• Colaboradores no Convencionados: Hace referencia a los Colaboradores suscritos al Plan Voluntario de Beneficios de Tierra o de Vuelo.

• Conexión: Se origina por el cambio de avión, número de vuelo y que no supere más de 24 horas. Para el caso de Aerocivil Colombia es aquella que se realiza en el mismo día, por lo cual esto se tendrá en cuenta para el cobro correspondiente.

• Grupo familiar: Grupo de personas que tienen parentesco con el Colaborador y  acreditados ante Avianca, puede ser conformado por: padre, madre, hermanos, hermanas, cónyuge o compañero(a) permanente e hijos, según el régimen que al que pertenezca el Colaborador.

• Jubilación Anticipada: Se da cuando al colaborador le faltan años para cumplir su edad de jubilación reglamentada por ley, estas se dan hasta que el Jubilado anticipadamente cumpla la edad reglamentaria y pase a ser pensionado por el Seguro Social o el Fondo de Pensiones al que pertenecía en su etapa productiva.

• Jubilación Compartida: Se da cuando el colaborador ha prestado sus servicios a la empresa y su jubilación queda a cargo parcial de Avianca y a cargo parcial de un fondo de pensiones.

• Jubilación por la Empresa: Se da cuando el Colaborador ha prestado sus servicios a la empresa y su jubilación  queda a cargo directo de Avianca.

• Lustros: Reconocimiento en tiquetes que se le otorga a los Colaboradores directos cada cinco años de servicio continúo a la Compañía.

• Motivo del viaje: Se debe especificar si el viaje del Colaborador es en asuntos particulares, en vacaciones, lustros, calamidad doméstica, jubilados, conciliación o es un tiquete excelencia.
• Pax: Orden de descuento para la compra de los tiquetes beneficio por parte de los Colaboradores.

• Planes de retiro: Es un plan de beneficios diseñado por la empresa dirigido a un grupo específico de Colaboradores, que termina su contrato tendiente a lograr la terminación del contrato laboral por mutuo acuerdo.

• Plan Voluntario Beneficios: Es el acuerdo celebrado entre los empleadores y su Colaboradores directamente, el cual fija las condiciones económicas y de trabajo de los Colaboradores, incluyendo el beneficio de tiquetes. En Avianca aplica para los Colaboradores Administrativos de tierra y para Pilotos.

• Régimen: Se entiende como las condiciones que agrupan a un número de Colaboradores en relación con compensación y beneficios laborales. En Avianca,  se tienen definidos los siguientes regímenes:

PARA COLABORADORES DIRECTOS:

• Plan Voluntario de Beneficios: Tierra y Pilotos
• Convención de tierra y Pilotos
• Auxiliares de vuelo.

PARA EXCOLABORADORES:

• Jubilados por la empresa  
• Pilotos  jubilados.
• Jubilados con pensión compartida.
• Jubilación anticipada
• Planes de retiro

• Ruta: Viaje originado en una ciudad con destino a otra y con  regreso a la ciudad de origen del viaje.

• Service Charge: Es el pago que el Colaborador asume al comprar un tiquete beneficio.

• Sistema PAX: Herramienta tecnológica diseñada por Avianca para expedir y controlar por el Colaborador la política de tiquetes beneficio que le corresponde.

• Tasas aeroportuarias: Valor autorizado por la Aerocivil para una ruta determinada, se aplican desde el aeropuerto de punto de origen  al aeropuerto de punto destino.

• Tiquetes beneficio: Son parte de los beneficios que Avianca otorga a los miembros de su equipo humano y su grupo familiar, en virtud del cual éstos tienen el privilegio de obtener descuentos especiales en tiquetes aéreos para viajar en las rutas programadas en su itinerario,  o aquellos zque son otorgados en virtud de la firma de una convención colectiva.

• Tiquetes Excelencia: Son tiquetes beneficio en clase N/R sujetos a cupo, autorizados en forma adicional al cupo establecido para el Colaborador, otorgados por la Compañía  como reconocimiento. Pueden ser utilizados a nivel nacional o internacional por el Colaborador, tendrán 3 meses de caducidad, No tendrán pago  de  Service Charge  y sólo se utilizaran en temporada baja.  Éstos sólo se podrán disfrutar mientras el Colaborador esté al servicio de la Empresa y no son endosables, esto es el Colaborador ganador NO podrá ceder a otro Colaborador o familiar la opción de disfrutar de este premio.

• Trayecto: Viaje originado en una ciudad con destino final otra.

1. Contenido

CRITERIOS GENERALES PARA LA AUTORIZACIÓN DEL DESCUENTO

 Aplica para Colaboradores Convencionados

CONDICIONES GENERALES

• Se considerará falta grave el incumplimiento de lo pactado en convenciones colectivas.

• Los criterios que a continuación se describen contemplan los lineamientos generales de esta política, sin embargo los acuerdos consignados  en las convenciones se aplicarán estrictamente de acuerdo  a lo estipulado.  

• No constituye remuneración  en especie ni tiene incidencia prestacional para ningún efecto.

• Los Tiquetes Beneficio tienen un descuento específico de acuerdo al régimen que le corresponde. El Colaborador debe asumir directamente cualquier costo que se genere con motivo del viaje, incluyendo los costos por concepto de impuestos o tasas y sobrecargos que apliquen al momento de la expedición.

• Los excesos de equipaje serán cobrados con un porcentaje de descuento de la tarifa publicada por  Avianca, para tal fin.

• A partir del momento en el cual el Colaborador se retira de la Compañía, no se le otorgarán más Tiquetes  por asuntos particulares.

• El beneficio de tiquetes con descuento se suspende para el Colaborador y sus beneficiarios, cuando éste sea objeto de suspensiones disciplinarias.

• El beneficio de tiquetes con descuento se suspende para el Colaborador y sus beneficiarios, cuando éste sea objeto de suspensiones disciplinarias.

• El beneficio de tiquetes con descuento se suspende cuando el Colaborador se encuentre incapacitado para laborar (excepto maternidad), a no ser que sea totalmente requerido para su tratamiento médico, en este caso el Colaborador deberá adjuntar los soportes necesarios. Los beneficiarios de los colaboradores si podrán hacer uso de los tiquetes.

• Para que la autorización de descuento en tiquetes emitida sea válida, no debe tener enmendaduras. Si se presentan situaciones donde se requiera un cambio, ésta deberá ser anulada y se tramitará  una nueva. Esta anulación se hará por medio del Sistema PAX.

• Los tiquetes ya emitidos y que requieran cambio de beneficiario deberán ser reembolsados  y el Colaborador solicitará la expedición de una nueva orden de descuento, esto aplica también para las órdenes de descuento sin redimir.

• Los tiquetes ya emitidos y que requieran cambio de ruta se podrán modificar en las oficinas de pasajes con el cobro adicional que esto genere, en ningún caso podrá cambiarse un tiquete en rutas nacionales por  rutas internacionales o viceversa, en estos casos el Colaborador debe pedir el reembolso del tiquete y solicitar una nueva orden de descuento.  Todo lo anterior también aplica para órdenes de descuento sin redimir.  Máximo se podrán realizar dos (2) revisiones por tiquete, el tiquete revisado debe conservar la caducidad del pax original.

• Se respeta la norma de rutas comunes, para facilitar el embarque de los viajeros con descuento en algunas ciudades dentro y fuera del País sin necesidad de autorización alguna y  de cobro adicional, se definen las siguientes zonas como puntos comunes entre sí:

• Los Pax provisionales son de manejo de aeropuerto en casos de calamidad doméstica en días y horarios no hábiles.  Los pax provisionales se deben legalizar el siguiente día hábil presentando en el aeropuerto donde fue emitido el soporte de la calamidad y el pax definitivo emitido por el sistema con cargo al cupo del Colaborador.

• Se otorgarán hasta tres (3) tiquetes adicionales al cupo de tiquetes beneficio hasta el lugar de residencia de sus familiares, para el Colaborador y su grupo familiar cuando éste tenga una grave calamidad doméstica, la cual será avalada por Talento Humano mediante presentación del respectivo documento soporte.  Estos tiquetes no pagan service charge y tienen derecho a reserva.

• Los Tiquetes Beneficio NO son endosables en ningún caso y no son transferibles con respecto al beneficiario inicial designado por el Colaborador al momento de la solicitud de descuento.  

• Al momento del Check in, el Colaborador deberá presentar el carné que lo identifica como miembro de Avianca y su documento de identidad; los miembros del grupo familiar deben portar documento de identidad (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o registro civil de nacimiento). Estos les serán exigidos al momento del Check in y al abordar el vuelo.

• Los tiquetes beneficio no tienen derecho a compensaciones o resarcimientos de ninguna clase, ni tampoco a hotel y desayunos de la compañía en caso de presentarse un MOTEC o cualquier otra situación por la cual el vuelo se cancele.

 VIGENCIA Y DERECHO A RESERVA

• Los Tiquetes Beneficio del Colaborador no tienen derecho a reserva, esto es, son tiquetes “sujetos a cupo” o a sillas disponibles en el vuelo seleccionado.  A excepción de algunos regímenes, como se aclara en los anexos.

• Los tiquetes beneficio “sujetos a cupo” están sujetos a la política de prioridad de embarque al momento de abordar el avión.

• Los colaboradores que le apliquen tiquetes con derecho a reserva, deben al momento de efectuar la solicitud de PAX  elaborar la reserva a la cual tiene derecho por intermedio del Call Center o en los puntos de venta con al menos 24 horas de anticipación al viaje que sea asignado.  Quien no realice dicha reserva no será atendido en el vuelo con las condiciones del mismo.

• Para efectos del abordaje, los Tiquetes Beneficio están rigurosamente sujetos al código de prioridad de embarque definido por Avianca.  El Colaborador debe solicitar ser incluido en la lista de espera y en  la lista de comidas,  por lo anterior se respetará el orden de llegada al aeropuerto.

• La orden de descuento con la cual se emite el Tiquete Beneficio, tendrá una vigencia de tres (3) meses a partir del momento de su elaboración o hasta la fecha de corte del periodo según el régimen (enero-diciembre—junio-julio) excepto casos mencionados en los anexos.

• La vigencia del tiquete beneficio será igual en cuanto a la fecha y tiempo de la orden de descuento.

• No se permite la ampliación de caducidad en tiquetes ya emitidos, se debe realizar el reembolso del tiquete y solicitar una nueva orden de descuento.

• Los Colaboradores tienen derecho a determinado número de Tiquetes Beneficio de acuerdo con el tiempo de servicio y al régimen que los cobije .El número máximo de Tiquetes Beneficio por Colaborador aplica por año.  No son acumulables de un año a otro.

• Los Tiquetes Beneficio pueden ser utilizados por el Colaborador en cualquier época del año, sin más restricción que el número de tiquetes que corresponde por año.

• No están permitidos los anticipos de tiquetes beneficio, es decir no se podrán expedir tiquetes beneficio a los cuales se tenga derecho el año siguiente.

• Las ordenes de descuento solicitadas en el último mes del periodo vigente según el régimen y los Tiquetes Beneficio a que correspondan, cualquiera sea el día de dicho mes en el que se soliciten, serán válidas así:  

• El primer trayecto tendrá como fecha límite de utilización, el último día del periodo, es decir,  31 de diciembre para los tiquetes año calendario o 30 de junio para lo tiquetes año convención.
• Los trayectos de retorno  tendrán como fecha máxima de utilización el 30 de enero para los tiquetes año calendario o 30 de julio para los tiquetes año convención.

• Las ordenes de descuento y/o cada uno de los Tiquetes Beneficio en los que no concurran estas dos situaciones NO SERÁN VALIDOS a partir del primer día del   siguiente año: 1 de enero o 1 de julio según régimen.

RUTAS, TRAYECTOS Y PAGO DE TASAS

• Cuando exista vuelo directo entre la ciudad de origen y la ciudad destino solicitada por el Colaborador, se  autorizará y expedirá Orden de descuento y Tiquete Beneficio en esta ruta con los cobros correspondientes.

• Cuando no exista vuelo directo entre la ciudad origen y la ciudad destino o existiendo vuelo directo pero el colaborador solicita la ruta con conexión, se harán los cobros de Service Charge por trayecto para aquellos casos en que corresponda el cobro y se contará como un tiquete del cupo del año siempre y cuando no se toque nuevamente la ciudad de origen.

• Los Aeropuertos podrán abrir los tiquetes beneficio por conexión en caso de necesidad sin requerir autorización y no descontarán un cupo adicional.

• Los Tiquetes Beneficio pueden situarse, sin que el situado represente costo alguno para el Colaborador.

• Los cobros a que haya lugar por conceptos de: Tasas Aeroportuarias, Service Charge y Sobrecargo serán determinados por las áreas responsables en la Compañía,  quienes determinarán las tarifas según las normas pertinentes y valores vigentes.

GRUPO FAMILIAR

• Para efectos de los Tiquetes Beneficio, se entiende por el grupo familiar del Colaborador el siguiente:

• Padres.
• Hermanos ó hermanos medios del Colaborador
• Cónyuge o compañero (a)  permanente.
• Hijos del Colaborador.
• Otros en el caso de Pilotos.

• Para acceder al beneficio de Tiquetes, el Colaborador debe registrar su grupo familiar e informar a la Vicepresidencia de Talento Humano o ante quien ella delegue sobre las modificaciones y novedades que se pudieran presentar frente a él en las fechas establecidas para ello.

• El Colaborador sólo podrá inscribir como miembros del grupo familiar a aquellos que pueda acreditar como tales, bien sea por parentesco de consanguinidad, parentesco civil (el derivado de la adopción legal) o a su cónyuge o compañero(a) permanente, mediante presentación del documento soporte.   Para el caso de inscripción de Compañero Permanente el Colaborador debe presentar la fotocopia de la cédula del compañero y cualquiera de las siguientes opciones: Escritura Pública, Acta de Conciliación o Sentencia Judicial.

• Sólo se inscribirá a un nuevo compañero permanente cuando el Colaborador presente los documentos de disolución de la unión marital anterior y los soportes anteriormente mencionados  certificando la nueva unión marital.

• En los casos que se requiera demostrar la dependencia económica de los hijos mayores de 18 años, el Colaborador debe presentar SÓLO los siguientes documentos:

• Certificado de Estudios,
• Declaración extra-juicio con dos testigos donde se certifique la dependencia económica.
• Registro civil de nacimiento.

• Para inscribir dentro del grupo familiar a un hermano medio, el Colaborador debe presentar el registro civil de nacimiento del hermano para demostrar la consanguinidad.

• El Colaborador es el responsable de informar debidamente a los miembros de su grupo familiar de las condiciones generales del tiquete en cuanto a tipo de descuento, normas de uso y de comportamiento (Política de Anfitriones) y asegurarse que estas han sido entendidas.

ACOMPAÑANTE PRIVILEGIO

• El Acompañante Privilegio sólo será otorgado a los Colaboradores pertenecientes a la convención de tierra

• Los anteriores colaboradores tienen la posibilidad de designar, por fuera de su grupo familiar, hasta una (1) persona adicional como beneficiario de los descuentos en tiquetes. Esta persona que para el efecto se identifica como “Acompañante Privilegio” puede utilizar los descuentos en tiquetes que le corresponden a cada Colaborador a solicitud de éste.

• Para acceder a esta gran alternativa, el Colaborador debe cumplir estrictamente con las siguientes condiciones:

• La designación del “Acompañante Privilegio” no puede ser modificada durante la vigencia del respectivo año. Para registrar el “Acompañante Privilegio” deberá diligenciarse el formato que se establezca para tal fin, adjuntándole fotocopia de su documento de identidad (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o registro civil de nacimiento).
• Los tiquetes que le corresponden al acompañante privilegio tienen un número limitado  y se incluyen dentro del número que le corresponde al colaborador por año.

•  La inscripción o el retiro de un “Acompañante Privilegio” sólo podrá efectuarse en las fechas acordadas para ello.

• El “Acompañante Privilegio” debe cumplir con las siguientes características, previas a su inscripción:

• No puede ser registrado como tal, por dos Colaboradores diferentes.
• No puede ser una persona desvinculada de Avianca en razón de una justa causa.
• No puede ser una persona que ya esté registrada dentro del grupo familiar del Colaborador o de otro integrante de la Compañía.

• El “Acompañante Privilegio” se podrá cambiar en cualquier época del año si se presenta alguna de las siguientes situaciones:

• Por fallecimiento del Acompañante Privilegio inscrito.
• Por que adquiera la calidad de cónyuge la cual se debe comprobar presentando el registro civil de matrimonio.
• Que adquiera la calidad de hijo legalmente adoptado.
• Que el acompañante adquiera la calidad de Colaborador de la Compañía.

DESTINACION DE LOS TIQUETES

• El Colaborador se obliga a garantizar una correcta y adecuada destinación a su beneficio en tiquetes con descuento. En efecto, los Tiquetes Beneficio no deben ser objeto de comercialización, negocio o lucro personal, esto es que no pueden ser vendidos, comprados, donados o intercambiados por bienes o servicios.

• Ningún Tiquete Beneficio debe ser utilizado para viajes relacionados con negocio alguno o para asuntos laborales de los miembros del grupo familiar.

• Los Tiquetes Beneficio tienen un descuento específico de acuerdo al régimen que le corresponde. El Colaborador debe asumir directamente cualquier costo que se genere con motivo del viaje, incluyendo los costos por concepto de impuestos o tasas y sobrecargos que apliquen al momento de la expedición.

POLÍTICA DE ANFITRIONES

Para ganarnos la lealtad de nuestros viajeros actuales y potenciales, los Colaboradores estamos llamados a trabajar con empeño, para que el servicio que entregamos sea percibido por aquellos a quien servimos como seguro, cálido, puntual y ágil.

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