El Informe

El informe es un documento que se utiliza para la comunicación interna en una empresa o en una institución, y tiene como objetivo mantener una adecuada información entre los mandos y niveles de una organización.

Entre sus características pueden citarse: a) es un documento de carácter interno; b) se dirige a un superior en rango o categoría; c) se basa en la descripción de un hecho, un problema o una situación y su solución; d) tiene una variación considerable en tamaño y en contenido; e) y puede ir acompañado de cuadros, de fotografías, de mapas, de dibujos o gráficas.

De acuerdo con el criterio que se aplique, existen informes operativos y técnicos. Según el propósito, pueden ser informativos (como el informe semanal del encargado de una tienda), y analíticos (la memoria financiera anual, la evaluación de un empleado); según el estilo, informal (formulario, carta, memorando, oficio) y formal (informe, proyecto).

Clases de informes: El informe de datos

Presenta los hechos sobre una situación y su propósito es transmitir información. En este informe puede analizarse un proyecto en marcha o describirse operaciones de rutina.

Entre los informes de datos se encuentran dos categorías: la informativa y la de investigación. La primera transmite información que se conoce o que se tiene fácilmente al alcance. La segunda supone buscar información fidedigna, en los expedientes de la compañía o a través de encuestas.

Algunos de estos informes ofrecen, además de la información, una interpretación de los datos. En este caso, el análisis debe ser cuidadosamente deducido porque las interpretaciones son muy importantes. Ejemplos de éstos son las evaluaciones de producto, del desempeño de un empleado.

Informe sobre un problema

Los informes sobre un problema analizan las causas y ofrecen recomendaciones para su solución. Para redactar buenos informes, es importante explicar el problema de manera objetiva; tratar sólo un problema cuya delimitación esté bien definida y ser específica su definición. Además debe examinar los problemas desde una perspectiva múltiple y separar los hechos de las opiniones.

Este informe consta de tres partes bien diferenciadas:

1. Introducción. Consiste en el planteamiento de la situación o problema.

2. Desarrollo. Incluye un Análisis en el que se explican los aspectos pertinentes de la situación y unas Recomendaciones planteadas como sugerencias de solución a cada uno de los aspectos enfocados en el apartado anterior. El redactor del informe siempre debe plantear varias alternativas respecto a cada elemento del análisis y, además, debe numerarlas.

3. Conclusión. En esta parte se hace una valoración

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