El Informe

EL INFORME

El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus condiciones y recomendaciones en torno el problema que lo motiva.

Lo que distingue generalmente un informe de otro género de la comunicación escrita, la novela por ejemplo, es que el primero comunica hechos o actividades concretos a un determinado y concreto lector o lectores. Un informe no es el producto de una inspiración momentánea que nos complace expresar a los demás, sino una respuesta a una pregunta, o una pregunta a otra persona en busca de información.

LA INTENCIÓN DEL INFORME ES LLEGAR A UN CONOCIMIENTO PERFECTO DE LA REALIDAD DE UNA EMPRESA, AGENCIA O INSTITUCIÓN, SIN QUE SE INTERFIERAN VISIONES PERSONALES DEFORMADORAS.

SUS VENTAJAS

La gerencia moderna ha impuesto el uso del informe escrito, que no tenía tanta razón de ser cuando las empresas eran pequeñas y los procesos industriales menos complejos que en la actualidad. También su uso está extendido, y por las mismas razones, en las agencias públicas, centros de investigación, organizaciones sindicales y cooperativas, institucionales culturales, y en general dondequiera que hayan de emitirse comunicaciones en las que se faciliten datos, situaciones, desarrollos y apreciaciones sobre un determinado asunto. Entre las ventajas que pueden señalarse a los informes, destacamos las siguientes:

 Son muestras del trabajo que se ha efectuado.

 Se consideran como archivos esenciales de ese trabajo.

 Pueden servir de base para tomar decisiones.

 Proporcionan, a quienes se han de aprovechar de los mismos para tomar una decisión la oportunidad de estudiar su contenido cuando más cómodo les resulte y en el momento que lo deseen.

 Pueden leerlo más personas y al mismo tiempo.

 Permiten al nuevo personal consultar los ejemplares que obren en los archivos.

 Contribuyen al prestigio de una empresa o agencia.

POR LO VISTO EL CIENTÍFICO ES LA ÚNICA PERSONA QUE TIENE ALGO QUE DECIRNOS HOY POR HOY Y LA ÚNICA QUE NO SABE COMO DECIRLO.

J.M. Barrie.

SUS CLASES

De acuerdo con su contenido y objetivos se distinguen tres clases de informes: expositivo, interpretativo y demostrativo.

Informe Expositivo

Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo, ni en modo alguno se sienten conclusiones o se hagan recomendaciones. Un informe de este tipo debe empezar resumiendo la situación previa, pues esa visión de conjunto ayudará al lector o receptor a captar los pormenores ulteriores con más comprensión y a seguirlos con más interés. Un ejemplo típico de este informe será aquel en que se narra un proceso de fabricación, cuyo valor descansará únicamente sobre los datos que se brinden, sin perjuicio de que estos puedan servir en un proceso posterior para que las gerencia de una empresa, o los ejecutivos de una agencia, sienten conclusiones o tomen las decisiones que estimen pertinentes.

Informe Interpretativo

Será aquel que sirva para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Esta consideración es errónea, ya que una cosa puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés. Cuando se evalúa a un empleado, se está generalmente ante un informe de esa naturaleza, toda vez que de los datos que ofrecen las hojas de asistencia, los reportes de asiduidad y las estadísticas de sus rendimientos, se hace por el informante el examen pertinente y aun las conclusiones y recomendaciones que se deriven de dicho análisis, para que en definitiva la empresa o agencia adopte la decisión que proceda.

Informe Demostrativo

Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar determinados asertos, es preciso que el lector o receptor conozca con toda exactitud la tesis que pretende establecer el informante. En este tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entre los hechos y su comentario, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto en firme o de una simple opinión. Es muy importante que se presenten con toda claridad todos los pasos que hayan permitido al informante llegar a sus principales proposiciones.

REDACCIÓN Y ESTILO

La redacción de un informe suele ser impersonal, directa, y para que este sea eficaz ha de exigirse en el informante un gran esfuerzo de atención, objetividad y probidad profesional. A continuación ofrecemos algunos consejos prácticos que usted debe tener en cuenta en la elaboración de un informe:

 Sea sobrio. La sobriedad es un requisito tan importante en el informe que, como alguien ha escrito, su estilo consistirá casi en carecer de estilo. La sobriedad que se recomienda no supone necesariamente sequedad o laconismo.

 Evite las frases largas (de más de dos o tres líneas a máquina) y de gramática complicada.

 Huya de la verborrea y la hojarasca. Nada de literatura en el sentido peyorativo que a veces se da a esta palabra.

 Sea objetivo. El informador debe ser fiel al “sentido de los hechos” por medio de una documentación sólida, y no cambiarlos dándoles

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