FORO GUÍA N° 20

FORO GUÍA N° 20

3.4 Participe en el Foro Temático, respondiendo de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. ¿Cómo cree que se refleja la aplicabilidad de la Organización Documental en las empresas hoy en día?

b. ¿Cuál considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique su respuesta.

c. ¿Cuál es la importancia de aplicar series, Subseries a los fondos acumulados para la Organización Documental?

d. Seleccione una empresa que usted conozca y mencione ¿Cómo se refleja la implementación de las Transferencias Documentales? ¿Cumple con los requisitos para ser efectuadas estas transferencias?

e. Mencione y explique 3 pasos que considera fundamental en las Transferencias Documentales para el arreglo de la documentación en la empresa para la cual labora.

f. ¿Cómo se gestiona el Inventario documental en la empresa que selecciono en la actividad de reflexión?

g. ¿En la empresa seleccionada, hacen uso de esta herramienta para la Organización documental? Sustente su respuesta.

h. ¿Cree usted que en la empresa, se está realizando una buena gestión documental en la calidad de la información y acceso eficiente? Sustente su respuesta.

SOLUCIÓN

a. Creo que se refleja en que en la actualidad las empresas se ven obligadas a enfrentar el gran desafío de manejar inmensos volúmenes de información y de mantener el orden, pues el excesivo aumento de documentos muchas veces represados en los escritorios de las diferentes áreas de la organización dificulta disponer de la información necesaria en el momento oportuno. Ya que no se logra una adecuada organización y un adecuado manejo archivistico.

b. Considero que la importancia del ciclo vital del documento esta en que todos los documentos atraviesan etapas o ciclos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento.

c. La importancia de aplicar series y subseries a los fondos acumulados es que nos brinda una clasificación más adecuada y fácil de crear y mantener, mantener una buena descripción de los documentos respetando el origen del mismo.

d. Se refleja la implementación de las transferencias documentales en la eficiencia y eficacia al momento de responder cualquier solicitud de información solicitada por los pacientes.

-Si cumple con los requisitos de aprendizaje, porque cada paciente que llega debe ser registrado de forma manual y sistematizada y cada paciente queda con un registro diferente.

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