Fundamentos de inventarios

Inventarios - Fundamentos de Inventarios

Historia:

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,

acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los

tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los

inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la

subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de

almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la

existencia de los inventarios.

Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y

servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este

manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como

también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica

de la empresa.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales

necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel

vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta

forma afrontar la demanda.

Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán

que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen

un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor

siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.

Los inventarios desde le punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la

conclusión correcta por rezones equivocadas y una forma extraña de tratar un verdadero

activo). Los que ven los inventarios como materiales de producción tiene una miopía similar.

Por lo general creen que mientras mas mejor.

Definición:

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar

con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en

un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto

en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se

resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de

las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del

negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior

comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en

proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y

accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la

prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de

contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El

inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por

inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el

estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal

función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante

información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una

serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles

Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles

para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en

efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los

bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos

terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán

consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios

excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán

así clasificados.

OBJETIVOS

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos

a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los

mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las

cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios

debe ser atentamente controlada y vigilada.

ADMINSTRACION DE INVENTARIOS

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del

inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a

través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera

razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas

necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

Control De Los Inventarios:

El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico.

El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.

Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo.

Valuación de los inventarios en el sistema permanente.

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.

Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa.

Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps, Método Ueps, Método retail, etc.

Contabilización de los inventarios en el sistema permanente.

En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).

En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.

Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo.

Ejemplo:

1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del producto. Iva del 16% y Retención en la fuente por compras de 3.5%.

Contabilización: (Plan de cuentas colombiano)

Venta.

Clientes (1305) [Debito] 1.125.000

Retención en la fuente (1355) [Debito] 35.000

Ventas (4135) [Credito]1.000.000

IVA (2408) [Credito] 160.000

Costo de venta.

1.000.000/1.25 = 800.000.

Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en 1.25%.

Contabilización:

Costo de venta (6135) [Debito] 800.000

Inventarios (1435)[Credito] 800.000

2. Se compran mercancías por 500.000. Iva del 16% y Retención en la fuente por compras del 3.5%.

Contabilización:

Inventarios (1435) [Debito] 500.000

Iva (2408) [Debito] 80.000

Retención en la fuente (236540) [Credito] 17.500

Proveedores (2205) [Credito] 562.500

Nota.

Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras, es un pasivo de carácter debito, el cual podemos descontar del Iva que se ha generado en la venta, de modo que el valor a pagar por Iva será la diferencia entre el valor crédito menos el valor debito de la cuenta 2408.

El Impuesto a las ventas y la Retención en la fuente, correspondientes a las devoluciones de compras y ventas, se contabilizan acreditando o debitando directamente la respectiva

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