INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES

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ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES FUNDAMENTOS Desarrollado y enviado por: Profesor Leopoldo Colmenares lcolmen@usb.ve Tema 1 INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES. 1) Definición de Administración de Materiales Podemos definir a la Administración de Materiales como un conjunto de técnicas que nos permite controlar el flujo de materiales en la organización desde que se reciben los insumos hasta la entrega de los productos terminados a los clientes. 2) Materiales o Inventarios Cuando nos referimos a “materiales” estamos hablando de los siguientes productos: 1) Aquellos que la organización adquiere para ser procesados o transformados en el proceso productivo, es decir las materias primas. 2) Los que esta fabrica, es decir los productos terminados, y 3) Los productos que permanecen semi-elaborados (bien porque no pudieron ser terminados en la planta de producción o aquellos que intencionalmente se almacenan para ser acabados posteriormente (productos en proceso). De igual forma en el rubro de “materiales” se debe incluir aquellos productos que se utilizan en el mantenimiento de la maquinaria, equipos e instalaciones así como al conjunto de suministros que se utilizan para realizar los trabajos de orden administrativo. En este curso utilizaremos como sinónimo de materiales el termino inventarios. Normalmente los materiales o inventarios están separados físicamente en diversos almacenes, a saber: Almacén de Materia Prima, Almacén de Productos Terminados, y Almacén de Repuestos y Suministros, tal cual como describimos a los “materiales” anteriormente. En algunas empresas existen almacenes de productos semi-procesados, listos para ser finalizados según las necesidades de la organización. Existen dos tipos especiales de inventarios que son: 1) Los inventarios de distribución, son productos terminados que la organización mantiene en almacenes especiales, fuera de su planta de producción, para facilitar su colocación en el consumidor final. 2) Inventarios en consignación, que son cantidades de productos terminados, que están en poder de un tercero y que este pone a la venta. Este tercero solamente cancela (paga) a la empresa dueña del inventario la cantidad que vende del producto. Resumiendo, cuando nos referimos a los inventarios de una empresa, entonces, estamos hablando de los productos que la empresa posee en diversas locaciones. Este curso esta enfocado hacia la “Administración de Inventarios”, ya que no contempla algunos temas como por ejemplo, la Distribución Física que deben estudiarse en la “Administración de Materiales”. Notas: 1) En la practica y en muchas publicaciones en español, un termino que se utiliza para referirse a los inventarios es “Stock”, a pesar de su origen ingles. 2) Dos términos equivalentes para el vocablo “producto(s)” que utilizaremos en este curso serán: 'ítem(s)” y “renglón(es)” 3) Problemática de los Inventarios. Según su naturaleza o tipo, las empresas poseerán en diversas proporciones los tipos de inventario antes señalados. Por ejemplo, una empresa fabricante de cerveza puede tener tan solo 20 o 30 productos en su inventario de materia prima, pero en cambio puede contar con 12 o 15 mil renglones en su almacén de repuestos. O empresas manufactureras puede poseer entre 400 y 500 ítems en su almacén de materia prima y entre 2500 y 3000 productos distintos en su almacén de productos terminados. Una empresa dedicada tan solo a la distribución puede poseer miles de ítems en su almacén de distribución y miles de renglones en su almacén de repuestos y suministros. Es evidente que la tenencia de estos inventarios acarrea costos a la organización (costos de tenencia) veamos: a) Es necesario poseer una lugar acondicionado para su resguardo (almacén). El almacén genera costos relacionados con su funcionamiento: alquiler, electricidad, agua, suministros, etc. b) El manejo de los materiales se efectúa con equipos especializados tales como: carretillas, montacargas, grúas, etc. c) Es necesario contar con personal que se dedique únicamente a las labores inherentes del almacén: despacho y traslado de los productos, recepción de proveedores, etc. d) Las organizaciones normalmente toman pólizas de seguros para asegurar las mercancías contra incendio, robo, terremotos, etc. e) Existen perdidas por productos que se dañan, hurtos y obsolescencia. f) En ultimo lugar, y no por ello menos importante: el costo de oportunidad, es decir lo que la empresa deja de ganar por tener una cantidad de dinero inmovilizada en inventarios, cuando, por ejemplo, pudiera tener ese dinero invertido en productos, en un banco acreditando intereses. Por otra parte, la carencia de inventarios, en un momento determinado puede tener como consecuencia costos derivados de: a) Pérdida de ventas por inexistencia de productos terminados. b) Perdida de clientes e imagen en el mercado por la razón anterior. c) Perdidas ocasionadas por paradas de producción motivado a carencia de materias primas. d) Perdidas de lotes de producción por carencia de otro ítem necesario para su fabricación. e) Perdidas de producción en tiempo y materiales por inexistencia de repuestos. Por lo que, tanto los excesos de inventarios, que disparan o incrementan innecesariamente los costos de tenencia mencionados previamente y las deficiencias de inventario, también conocidas como stock-out, atentan contra un objetivo básico de la organización como lo es la maximización de las ganancias y puede convertirse en un grave problema financiero para la empresa 4) Objetivos de la Administración de Inventarios. Dada la problemática que se presento anteriormente la Administración de Inventarios tiene como meta conciliar o equilibrar los siguientes -potencialmente en conflicto- objetivos: Maximizar el servicio al cliente. Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción. Minimizar la inversión en inventarios. Tema 2 FILOSOFÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. 1) Introducción. Anteriormente señalábamos que la Administración de Inventarios tiene como meta conciliar o equilibrar los siguientes objetivos: a) Maximizar el servicio al cliente. b) Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción. c) Minimizar la inversión en inventarios. También señalábamos que estos objetivos se encontraban potencialmente en conflicto. Un ejemplo de este conflicto lo podemos ver en el ejemplo siguiente: Una manera de maximizar el servicio a los clientes, es decir satisfacer todos sus requerimientos de productos, es incrementar el tamaño de los inventarios de productos terminados. Aquí puede observarse que se consigue el objetivo “a” pero no se satisface el objetivo “c”. No obstante existen maneras, probadas en la industria, de equilibrar dichos objetivos. Para lograrlo nos basaremos en la filosofía siguiente. 2) Filosofía para la Administración de Inventarios. Como filosofía de trabajo para la administración de inventarios tendremos: Los inventarios son activos muy costosos que pueden ser reemplazados con un activo menos costoso llamado información. Para hacer esto la información debe ser exacta, confiable, consistente y debe estar disponible a 3) ¿Cuál es el significado práctico de esta Filosofía? Reemplazar “inventarios” con “información” significa efectuar un uso intensivo, pero adecuado de los sistemas de información para resolver la problemática que confrontan las organizaciones en el manejo de los inventarios. Se trata, fundamentalmente, pero no solamente ello, de instaurar un eficiente manejo de las transacciones y registros referentes al uso, consumo, movimientos, etc. de los productos, de manera tal de obtener información que permita, entre otras cosas: a) Comprar los ítems sólo cuando se requieran. b) Adquirir solo las cantidades de productos necesarias. Lo anteriormente planteado permite contestar las preguntas clásicas de la administración de inventarios como lo son: ¿Cuánto comprar? y ¿Cuándo comprar? De igual forma por medio del procesamiento de estos y otros datos referentes a los ítems en inventario también podemos: a) Efectuar pronósticos acertados de ventas y por ende producir solo las cantidades necesarias y en la oportunidad que estas se requieran. b) Clasificar los productos según su importancia. c) Evaluar permanentemente a los proveedores. Todo lo anteriormente señalado es posible ya que los sistemas de información integrados, que en la actualidad utilizan la mayoría de las organizaciones, cuentan con la capacidad de efectuar el procesamiento de los datos, relativos a los productos, y así mediante la aplicación de modelos matemáticos, bien sea propios de la administración de inventarios o de modelos genéricos, proveer la información para la toma de decisiones, que permitan lograr los tres objetivos que se plantearon en la introducción de este documento. Como ejemplos de los modelos matemáticos que están disponibles para ser utilizados en los sistemas de información, podríamos señalar: a) Un modelo de pronósticos utilizando el método de los mínimos cuadrados (modelo matemático general) b) El calculo de el lote económico de compras, que es un modelo utilizado específicamente en la administración de inventarios (el cual estudiaremos posteriormente) Por ultimo podemos mencionar que por medio del uso de los sistemas de información es posible, en cualquier momento dado, poseer la información actualizada sobre: a) Que cantidades de producto se poseen y donde están ubicados (Existencia) b) Cuales ítems y en que cantidad están pedidos a los proveedores y en que fechas arribaran a la empresa. (Pedido) c) Cuales y que cantidades de productos serán utilizados y para que serán utilizados (Comprometido) d) Que cantidades de productos y cuando debemos despachar a nuestros clientes.

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