N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 1 Recibir formato diligenciado de requerimiento de insumos En el momento que surja la necesidad de cualquier tipo de insumo que se requiera ya sea para la producción u otras actividades normales de la empresa, es necesario realizar una revisión en los inventarios junto con el almacén antes de realizar cualquier requerimiento, si este es necesario se debe diligenciar el formato de requerimiento de insumos (Ver Anexo 7), se debe pasar por cada área anotando la información de los insumos requeridos, a continuación se explica cómo se debe diligenciar el formato. Pasos: 1. Tener en cuenta que las solicitudes se deben entregar a la auxiliar administrativa todos los lunes a más tardar a las 11 a.m., en caso de ser solicitudes de papelería estas se realizarán cada tres meses. 2. El formato debe estar completamente diligenciado, sin tachones, especificando fecha, área solicitante, la orden de pedido para la cual se requieren los insumos (no aplica para papelería), y debe estar firmado por el coordinador de producción, excepto si es papelería. 3. En el campo de observaciones se puede realizar cualquier tipo de recomendación acerca de la fecha en que se requieren los insumos, así como también otro tipo de aclaraciones acerca del requerimiento, por ejemplo: especificaciones de proveedor o marca y/o recomendaciones del manejo de la mercancía. 2 Buscar los datos de los proveedores Buscar en la base de datos de los proveedores (Ver Anexo 8) la información que se requiere, la base de datos debe ser alimentada cada vez que se realicen nuevas compras, actualizando su información de manera frecuente. 3 Solicitar las cotizaciones de los proveedores Solicitar las cotizaciones a través del correo electrónico o teléfono, en lo posible un mail, utilizando la base de datos y el formato de requerimiento de 52 insumos. Se debe conservar la información enviada en el mail por parte de los proveedores para posibles revisiones y controles. 4 Completar cuadro comparativo de cotizaciones Elaborar el cuadro comparativo de cotizaciones (Ver Anexo 9) con nombres, especificaciones de producto, valor unitario, plazo, cantidad, descuentos que ofrece, con el fin de seleccionar el proveedor más óptimo. Este formato es exclusivo para insumos de producción. 5 Selección del proveedor En base a lo anterior evaluar en todos los aspectos indicados en el cuadro y seleccionar el proveedor al cual se le realizará la compra. 6 Solicitar autorización de la gerencia En caso de que la compra sea superior a un monto estipulado, para este ejemplo ($200.000), se debe solicitar al administrador con copia a la gerencia autorización a través de un mail que contenga el comparativo y la elección que se hizo, se contesta con un autorizado o explicación de rechazo. 7 Enviar orden de pedido y confirmar Enviar vía mail o fax el pedido y solicitar de manera expresa la confirmación sea por este mismo medio o cualquier otro donde se especifique y quede totalmente claro los precios estipulados en la negociación y la fecha de entrega. Se debe imprimir un check list (Ver Anexo 10) que contenga todos aquellos ítems y cantidades que estaban incluidos en la orden de pedido y entregarlo al encargado. 8 Recibir y revisar productos Recibir y revisar los productos, la factura entregada por el proveedor se envía a contabilidad y la copia queda para llevar el control. Se debe diligenciar el check list de la siguiente manera: Llenar los campos relacionados con estado de la mercancía recibida, donde podrá decir si esta se encuentra en buen estado o por el contrario está deteriorada, golpeada, etc., luego se decide si la mercancía es recibida, en este campo solo debe escribirse si o no, y por último en el campo de observaciones debe indicar la razón exacta de su determinación, una vez esté completamente diligenciado se entrega a la auxiliar administrativa para su posterior revisión y control. Si hay artículos pendientes se debe crear otra orden de pedido que contenga los ítems faltantes y contactarse con el proveedor para elaborar los cambios necesarios en las remisiones o facturas. 9 Almacenar e ingresar a inventarios Una vez la mercancía se recibe a satisfacción se procede a almacenarla en la bodega de insumos para luego ser distribuido a las diferentes áreas y esta misma persona será la encargada de cargar el inventario (Ver Anexo 11)

6. Seleccionar un proceso misional y desplegarlo hasta tareas

PROCESO DE COMPRA SUMINISTROS Y ACCESORIOS PARA COMPUTADOR PARA LA COMERCIALIZADORA BETEL.

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