Programa De Gestion Empresarial

Ensayo

Según documentos el programa de gestión documental, es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. También podemos la podemos definir como el conjunto de instrucciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como:

• Producción

• Recepción

• Distribución

• Tramite

• Organización

• Consulta

• Conservación

• Y Disposición final de los documentos

Los objetivos del programa de gestión documental son, resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

Siguiendo el proceso anterior tenemos las siguientes 8 etapas:

• Producción de Documentos:

Según el programa de gestión documental el concepto es generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones, trae a su alrededor varias leyes y articulo entre ellas están la ley 43 de1913, la ley 517 de 1999.

Además la producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

• Recepción de documentos:

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

En la recepción de documentos se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, correo electrónico, entre otros medios en que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

• Distribución de documentos

Según el PGD son actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envió de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

1. Distribución de documentos externos

2. Distribución de documentos internos

3. Distribución de documentos enviados

• Tramite de Documentos

Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

También en desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de tramites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el tramite oportuno de las comunicaciones. En el proceso se señalan las siguientes actividades:

1. Recepción de solicitud o tramite

2. Respuesta

• Organización

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