Sistema Organizacional Ejemplo

CAPÍTULO III

SISTEMA ORGANIZACIONAL EJEMPLO

CAPITULO III

SISTEMA ORGANIZACIONAL PROPUESTO

1.- ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE UN HOTEL

La actividad fundamental de una empresa hotelera es facilitar el servicio de alojamiento y, en numerosas ocasiones, se añade a éste, el servicio de manutención. Por lo tanto, se distingue en este trabajo, a una empresa hotelera que presta ambos servicios, para lo cual se la separa en dos actividades: Servicio de Alojamiento y Servicios de Restauración.

Servicio de Alojamiento: Está compuesto por los departamentos de Conserjería y Regiduría de Pisos, con todas sus dependencias.

Servicio de Restauración: Está compuesto por los Departamento de Alimentación, donde se incluirán Economato, Cocina, Restaurante.

Otros Departamento dentro de la Empresa: Compuesto por el área económico-financiera, área de personal, Mantenimiento, Seguridad

1.1.-ORGANIGRAMA PROPUESTO

El hotel, como cualquier otra empresa, debe organizarse en base a unos criterios ya establecidos desde el comienzo. Esta organización puede representarse gráficamente por un organigrama que nos permite visualizar rápidamente toda la estructura de la empresa y el funcionamiento de los distintos departamentos, así como la delegación de funciones dentro de cada uno de ellos.

Dicho organigrama puede a su vez derivarse en otros organigramas específicos para cada función o departamento, y son absolutamente indispensables para la dirección del hotel con el objeto de establecer pautas importantes en lo relacionado a funciones jerárquicas y a la planificación del trabajo.

Los organigramas pueden ser estructurales, informativos o analíticos, generales o parciales, funcionales y de personal. El primero de ellos, el estructural, define toda la organización del establecimiento, determina los centros de responsabilidad para las distintas actividades de la empresa, y el control de cada uno de estos centros en relación con sus delegaciones.

Estos organigramas estructurales pueden ser bien de organización centralizada, aplicada a establecimientos pequeños, donde la dirección concentra prácticamente el control de todas las funciones, o bien, descentralizada, para establecimientos más grandes donde la dirección supervisa a los distintos departamentos, pero cada uno de ellos tiene autonomía propia para la toma de decisiones rutinarias.

Las otras clasificaciones de los organigramas son fácilmente comprensibles según su denominación indica, y son, en cierto modo, complementarias del estructural.

Se presenta un ejemplo de organigrama estructural (organización centralizada). Este organigrama corresponde a un hotel de pequeñas dimensiones en el que por lo general la función del Gerente o Director, la realiza el mismo dueño de la empresa. Como se ve en el mismo, el dueño o director centraliza todas las funciones, delegando sólo algunas de ellas a un funcionario de él dependiente, situación esta que se presenta en la mayoría de las Empresas Hoteleras de Bermejo (Organigrama Cuadro Nº1).

ORGANIGRAMA (Cuadro Nº1)

Organ: Nº - 01

Se presenta ahora, la organización estructural de un hotel de nivel medio (organización descentralizada).

Como se ve por este organigrama, la sociedad establece los lineamientos o pautas de actuación delegando la función ejecutiva en un Gerente General que dispone a su vez, para ayudarlo en sus funciones, de uno o más subgerentes, supervisando conjuntamente los distintos departamentos del hotel. (Organigrama Cuadro Nº 2).

ORGANIGRAMA (Cuadro Nº 2)

Organ: Nº 02

Cuando se presenta un Organigrama Funcional, es cuando se indica las funciones a realizar por cada departamento en particular; razón por la cual se detalla las actividades a desarrollar en función al Organigrama Estructural.

1.2.- RELACION DE DEPARTAMENTOS, PROCESOS Y CARGOS

DEPARTA-

MENTO PROCESO CARGO

Conserjería. Registro del Huéspedes. Ocupación de Habitaciones

Control Reservas - Arras.

Solicitud llamadas urbanas y larga distancia.

Atención general al cliente. Correspondencia.

Mantenimiento Instalaciones. Recepcionista – Botones

Gobernanta

Jefe de Reservas.

Operadora.

Conserje y Botones.

Regiduría de Pisos.

Alimentación.

Limpieza General de Habitaciones.

Lavandería y Lencería.

Servicio de Comidas y Bebidas.

Gobernanta o Ama de Llaves

Camareras, Lavanderas. Costureras

Maître. Sumiller

Camareros. Ayudantes.

Alimentos y Bebidas. Compras de Alimentos y Bebidas.

Control Producción y Facturación.

Celebración de Banquetes.

Director de Alimentos y Bebidas.

Jefes de Bar y Restaurante.

Jefes de Banquetes. Cocineros.

Maîtres. Camareros. Bar-mans.

Cocina. Preparación de Alimentos. Jefes de Partida. Cocineros.

Pasteleros. Ayudantes. Pinches.

Economato. Recepción y Almacenamiento de Alimentos y Bebidas. Jefe de Economato.

Finanzas. Contabilidad. Caja. Facturación. Control. Director de Administración.

Interventor. Jefe de cada

Departamento.

Departamento Financiero. Pagos y Cobros. Control de Créditos.

Gestiones Bancarias. Jefe de Departamento.

Contabilidad. Cuentas a Pagar y Cobrar. Pago de Nóminas

Control de Compras. Facturación. Jefe de Contabilidad. Auditor.

Cajero.

Encargados de cada uno de los Módulos

Departamento de Personal Contratación de Personal, Relaciones de Trabajo

Control de Horarios. Licencias y Vacaciones

Confección de Nóminas. Jefe de Personal. Encargado de Nóminas.

Mantenimiento. Ordenes de Trabajo. Reparaciones. Revisiones Jefe de Mantenimiento

Fontanero.

Carpintero. Electricista

Jardinero.

1.2.1 FUNDAMENTACION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Del término “organización” podemos obtener dos definiciones diferentes, por una parte, se la define como el conjunto de personal que intervienen de manera coordinada y racional con objeto de alcanzar unos objetivos. Por otra parte, se encuentra la organización como función administrativa, que hace referencia a la identificación, clasificación, y agrupamiento de tareas a realizar en la empresa, nombramiento de los distintos responsables y asignación de sus correspondientes niveles de autoridad.

La Empresa Hotelera, como cualquier otro tipo de empresa, responde a esta premisa y necesita un sistema ordenado bajo el que funcionar. La función de organización en una empresa hotelera se centra en determinar cada una de las actividades afines y agruparlas en unidades con cierto grado de independencia (departamentización) encabezadas por un responsable con un nivel de autoridad determinado, así como definir las relaciones entre dichos departamentos y su coordinación respondiendo en la mayor parte de ocasiones a un diseño organizativo horizontal.

1.2.1.1 GERENTE GENERAL

La Dirección de la Empresa Hotelera es la de dirigir cada una de las actividades de la empresa, controlando las actividades de los jefes departamentales con el objeto de comprobar la correcta realización de sus tareas e introducir modificaciones si fueran necesarias.

Las técnicas que desarrolla el Gerente General de una empresa hotelera para realizar las diferentes funciones están enmarcadas dentro de los cuatro elementos del proceso administrativo: Planificación, Organización, Dirección y Control.

1.2.1.2. DEPARTAMENTO PERSONAL

El Departamento de Personal tiene atribuciones de establecer las contrataciones, salarios, horarios laborales, vacaciones y todo cuanto este relacionado con la gestión del personal, como pueden ser:

a. Turnos y días de descanso.

b. Formación y promoción.

c. Contratación de personal extra para las temporadas altas.

d. Ausencia y expedientes.

Los departamentos de Dirección de las empresas se han visto obligados a cambiar el sistema tan burocrático que se empleaba antiguamente para gestionar las funciones de personal, cuyas actividades se limitaban a las meramente administrativas, como pueden ser la confección de nóminas, las altas y bajas, etc. Dicho sistema evidentemente, no abarca de forma suficiente, la problemática social o los problemas de tipo económico, como es el caso de los porcentajes del gasto de personal sobre los ingresos o gastos totales, cuyas cifras resultan muy reveladoras.

En cuanto al aspecto social se refiere, el departamento de Personal es imprescindible dentro

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