Sistema Organizacional

INTRODUCCION

El ser humano en sí es un sistema, y como tal, vive rodeado de sistemas que varían en función de su complejidad y actuación para con el medio, como bien lo señalaba Von Bertalanffy en Sotomayor, la premisa básica para entender y analizar una organización es tener una visión de sistema, basado en la aplicación del pensamiento deductivo (ir de lo general a lo particular), es decir, analizar primero la organización como sistema para luego descender a los detalles de los subsistemas. Con relación a esto, Senn (1988) señala que al analizar una organización se debe analizar el sistema organizacional como un todo y después los detalles de los sistemas. Chiavenato (2000) señala que las organizaciones son un sistema de actividades, que están coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en común; así mismo, afirma que existe organización a partir de la interacción de 2 o más personas. Un sistema es efectivo cuando: Hay personas capaces de comunicarse. Están dispuestas a actuar conjuntamente. Desean obtener un objetivo en común.

Organizar una empresa, entidad o institución consiste en dotarla de todos los elementos necesarios para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento adecuado de sus funciones para lograr los objetivos propuestos.

La organización para el cumplimiento de sus actividades cuenta con recursos como: los humanos, materiales, económicos, tecnológicos, y para que la administración de estos recursos sea eficiente, existen instrumentos o directrices que permiten apoyar la atención o realización de tareas diarias, las cuales se constituyen en elementos eficientes de comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa.

EL SISTEMA ORGANIZACIONAL

Es un grupo de componentes interrelacionados trabajando juntos con un objetivo común. Todo sistema organizacional cuenta con una entidad abstracta denominada sistema de información. Este sistema es el medio que permite a los datos, fluir entre los diferentes departamentos o personas que integran la organización.

FUNDAMENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional define cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas laborales.

Seis preguntas básicas que los gerentes deben responder al diseñar la estructura organizacional adecuada:

1. ¿En qué grado se dividen las tareas en trabajos separados?

Especialización Laboral: También denominada división del trabajo. Hace referencia al grado en que las tareas de la organización se dividen en cometidos separados.

2. ¿Sobre qué base se agruparán los trabajos?

Departamentalización: Agrupación de los trabajos previamente divididos en la especialización, de modo que puedan coordinar las tareas comunes.

-Por funciones: Facilita economías de escala al agrupar gente con habilidades similares en la misma unidad.

-Por producto: Genera la ventaja de concentrar competencias en la fabricación de un producto.

- Geográfica: Los departamentos se organizan según un territorio geográfico.

-Por procesos: Cada departamento se especializa en una fase de la producción de un producto determinado.

- Por cliente: La departamentalización se organiza según el tipo de cliente que se pretende alcanzar.

3. ¿A quién informan individuos y grupos?

Cadena de mando: Es una línea continua de autoridad que se extiende de la parte superior de la empresa hasta el último peldaño y aclara quien informa a quien. Aclara inquietudes respecto a quien se acude ante un problema o de qué se es responsable.

4. ¿Cuántos individuos pueden dirigir con eficacia y eficiencia el gerente?

Tramo de control: Cobra importancia al determinar el número de niveles y gerentes de las empresas. Define la cantidad de personas que un gerente puede definir con eficacia y eficiencia.

5. ¿En quién yace la autoridad para decidir?

Centralización y descentralización: Grado en que la toma de decisiones se concentra en un solo punto en la organización.

6. ¿En qué grado habrá reglas y regulaciones que dirijan a empleados y gerentes? Formalización: Grado o nivel en que los puestos de la organización se encuentran estandarizados

EL DISEÑO ORGANIZACIONAL

El diseño organizacional es conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas. De esta manera, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la obtención de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos más o menos estables de la organización.

En la estructura, las partes están integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de la organización toda. A través del diseño de la estructura de la organización se busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organización.

La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado en la organización, en el que las actividades que desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. En este sentido, una estructura es eficaz si facilita el logro de los objetivos. Una estructura es eficiente si permite esa consecución con el mínimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización.

Las organizaciones jóvenes y pequeñas pueden funcionar con un diseño organizacional relativamente simple e indiferenciado pero cuando se desarrollan y alcanzan un nivel de complejidad determinado se hacen inmanejables con esa escasa complejidad de diseño.

El proceso de diseño organizacional corresponde a una manera de orientar la adecuación de la organización con su entorno y con sus propios procesos de crecimiento.

La división del trabajo en actividades y sub actividades elementales reconoce dimensiones críticas tales como: funciones, cumplimiento de aquellas funciones necesarias para la consecución de la misión planteada por la organización (funciones de apoyo y funciones de operación); productos; mercado, etc. En la medida que las organizaciones crecen, desarrollan roles más especializados y se definen departamentos formados también por el criterio de especialización

La decisión de estructurar una organización según sus unidades estratégicas de negocios, debe basarse en un análisis cuidadoso del medio externo, en un escrutinio de las fortalezas y debilidades internas y en la definición de la misión del negocio. De esta manera se produce indefectiblemente la segmentación de las actividades de la organización, según los criterios que se consideren relevantes. Una consecuencia necesaria de la segmentación es la especialización de las actividades de acuerdo a las dimensiones y criterios usados para segmentar. En términos generales, la especialización está referida a las tareas que deben ser llevadas a cabo en la ejecución de un trabajo dado. Los miembros de las diferentes unidades se transforman en especialistas. Esto implica que adquieren una mirada particular, que les permite visualizar los problemas de una manera compartida con otros miembros de su misma especialidad.

En suma, si se dejara que el proceso de segmentación siguiera su dinámica, la tendencia centrífuga podría transformar a la organización en un conjunto inorgánico de especialidades o departamentos especializados sin mayor interrelación ni ajuste mutuo.

Los mecanismos más usados para lograr la integración son los siguientes: roles de autoridad, de enlace (como jefaturas, comités de integración), estructura formal (organigrama), comunicación, planificación (estos procesos formales de planificación favorecen la unidad de propósitos de los diferentes departamentos), asignación de recursos (los distintos departamentos comparten esta demanda) y cultura organizacional (como conjunto de características propias que desarrolla la organización, a lo largo del tiempo y que le dan identidad).

Diseños Organizacionales Comunes

-Estructura Simple: Es una organización plana de dos a tres niveles verticales. No es elaborada. Tiene poca departamentalización. Gran tramo de control y poca formalización.

-Estructura Burocrática: Se caracteriza por tareas operativas muy rutinarias logradas por especialización, reglas y regulaciones muy formalizadas, departamentos funcionales, autoridad centralizada, poco tramo de control y toma de decisiones que sigue la cadena de mando.

-Estructura Burocrática: Sus principales ventajas se refieren a la estandarización y economías de escala asociadas a la agrupación de especialistas. Sus principales desventajas se relacionan con la escasa flexibilidad ofrecida ante problemáticas distintas y los conflictos que la especialización crea en las unidades. (Priman los intereses de la unidad por sobre la organización.

-Estructura Matricial: Combina la departamentalización funcional y por producto. Fractura la unidad de mando. En general se tienen dos jefes.

POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE RECURSOS HUMANOS

El objetivo de una selección eficaz es hacer corresponder las características de un individuo con los requisitos del trabajo que va a realizar.

Análisis de puestos

Consiste en elaborar una descripción detallada de las tareas de un puesto, determinar las relaciones de un puesto con otros y definir los conocimientos, habilidades y capacidades necesarias para que

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