12 Pasos Para Tener éxito

En seis pasos podemos concretar la planeación de un proyecto de trabajo, basado en trabajo en equipo:

1. Nunca inicies sin tener un objetivo bien definido: Muchos proyectos se originan con base en ideas sueltas o buenos deseos. Nunca empieces a trabajar como el toro que salta al ruedo, corre en diferentes direcciones y se estrella contra las barreras. Establece asimismo, cuáles son los beneficios que la organización obtendrá de este proyecto y por último y muy importante, obtén el consenso de los involucrados (stakeholders) a través de su autorización o visto bueno.

2. Fragmenta el Proyecto: Muchos proyectos parecen no tener pies ni cabeza cuando se pretende planearlos. Una vez definidos claramente los objetivos, fragmenta de forma gradual el proyecto a un nivel razonable de detalle

3. Invierte tiempo en la planeación: Este es un principio básico de la calidad total y podemos aplicarlo a todos los proyectos. Invertir tiempo en planeación, ahorra tiempo en la ejecución. Más aún, el trabajo de planeación, normalmente es mucho más barato que el de ejecución, por lo que siempre es bueno tener en mente que ningún proyecto es tan urgente como para no dedicarle tiempo suficiente a su planeación.

4. Involucra al equipo de trabajo, tanto en la planeación como en el control: Muchos líderes de proyecto cometen el error de realizar individualmente la mayor parte del trabajo administrativo. Al compartir con el equipo de proyecto, el trabajo de planeación y control, éste se enriquece y casi automáticamente se generan dos situaciones ventajosas: compromiso y entendimiento, de los involucrados.

5. Haz que tu equipo de trabajo sea lo más tangible posible: La composición organizacional de casi todas las empresas modernas está diseñada de acuerdo a un esquema. Tratar de generar una estructura Matricial: dividida igualmente de forma funcional, pero con equipos horizontales de trabajo bien delineados.

6. Trata de prevenir los problemas antes de que ocurran: Un buen análisis de los riesgos a los que se enfrenta un proyecto y su efectiva administración –evaluación, priorización y respuesta– minimizan o en algunos casos eliminan por completo.

7. Antes de empezar a ejecutar, establece una Línea de Base: El trabajo de control de proyectos está basado en el monitoreo constante del avance real del proyecto, sin embargo esta información deberá compararse contra algún estándar que nos indique que tan bien o mal vamos.

8. No pierdas de vista el objetivo principal, pero guarda cabeza para los detalles: En particular tres cosas pueden voltear un proyecto de cabeza: 1) Expectativas. Preocúpate por conocerlas y “empatarlas”; 2) Estimaciones. Pon mucha atención a los estimados de tiempo y costo que los miembros de tu equipo o proveedores te dan. 3) Cambios. Principalmente en el alcance o las especificaciones.

9. Establece un proceso bien definido para monitorear y controlar tu proyecto: Tal vez la tarea más difícil de todo proyecto sea revisar constantemente el avance del mismo. Es importante establecer un proceso de monitoreo y control muy claro, y apegarse a él durante todo el desarrollo del proyecto. Establece cuáles serán los factores a medir y en qué puntos aplicaremos acciones correctivas.

10. Enfoca tus esfuerzos a las interfases: Cada día administramos más proyectos a la vez, por lo que muchas veces no es posible llevar a cabo un seguimiento puntual de todas las actividades de cada proyecto. Ante esta situación, lo importante es atender por lo menos, los puntos críticos de un proyecto, normalmente representados en un programa de trabajo como hitos

(milestones). Estos se encuentran al final de una etapa o fase importante (de ahí el nombre de interfases) y coinciden también con la obtención de los productos más representativos del proyecto (entregables o deliverables).

11. Tómate el tiempo necesario para cerrar tu proyecto. La principal razón para detenerse al final de un proyecto y hacer un análisis de lo que ocurrió.

12. Utiliza una metodología estándar para todos tus proyectos: Cual metodología utilices no es lo importante, utilizar una, sí. La estandarización es el único camino a largo plazo que permite a una organización mejorar el desempeño global de sus proyectos. Una empresa exitosa no es aquella que termina con éxito un proyecto, sino la que de manera constante ejecuta proyectos exitosos.

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