Establecer los parámetros para la ejecución de las auditorias internas

1 OBJETO

Establecer los parámetros para la ejecución de las auditorias internas, las cuales permiten investigar, verificar y generar compromisos en la implementación eficaz del Sistema de Gestión Integral, garantizando el mejoramiento continuo, el hallazgo de no conformidades y el cumplimiento de la normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

2 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÒN

Este procedimiento es aplicable a todos los procesos del Sistema de Gestión Integral y comprende desde la planeación de las auditorias internas de Gestión Integral hasta la recolección de los registros generados durante las mismas.

3 RESPONSABLE

El responsable de ejecutar este procedimiento es el Coordinador de Calidad, Asistente HSE, Director HSE con el apoyo del grupo de auditores internos en Calidad de Biocombustibles S.A y Los Auditores Internos en Sistemas de Gestión Ambiental y S&SO contratistas.

4 CONDICIONES GENERALES

 Las auditorías se realizan completamente al Sistema de Gestión Integral mínimo una vez al año.

 Las auditorias internas de los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) y de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (S&SO), serán realizadas por Auditor (es) Interno (s) contratados directamente o suministrados por la Empresa de Consultoría a la cual se encuentre prestando sus Servicios a Biocombustibles S.A.

 El proceso de Auditoría interna se puede realizar de manera Integral, verificando la implementación y mejoras de los tres Sistemas de Gestión o realizando su evaluación por separado.

 La auditoria debe tener profesionalidad, confianza, integridad, confidencialidad y discreción.

 Se debe informar con veracidad y exactitud los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria.

 Se auditara todos los procesos establecidos en el mapa de procesos.

 Se establecerán fechas de auditoria según Cronograma de Auditorias (FOGS008).

 La auditoria será coordinada por el Coordinador de Calidad, el asistente HSE y el Director HSE

 Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

 Los auditores deben leer los procedimientos u otros documentos correspondientes al proceso auditar.

 Se deben revisar registros en los procesos auditados.

 Los auditores entregarán su informe a cada responsable de proceso a más tardar 5 días después de ejecutada la auditoria.

 El diligenciamiento Acciones correctivas y preventivas (FOGS005) se realizará durante los 10 días hábiles después de entregado el informe de auditoria.

 Se realizara una reunión de apertura en la cual participan los responsables del proceso y el grupo de auditores y se presenta en el cronograma de auditorias. Cuando se realice una auditoria debe diligenciarse la Hoja de Verificación (FOGS009) con el fin de dejar evidencia de los hallazgos.

 Cada auditor debe establecer la fecha en la cual realizara seguimiento al proceso auditado para verificar levantamiento de no conformidades.

 Terminadas las auditorias se realizara una reunión de cierre para dar a conocer los resultados del ciclo de auditorias realizado, en esta deberán participar los responsables de proceso y el equipo auditor.

 Cada auditor entregara el Informe de Auditoria interna (FOGS010) de su proceso, al Coordinador de Calidad y/o Asistente HSE, Director de HSE quien debe elaborar el Informe de Auditoria Final y entregarlo a Gerencia General y/o Representante de la Dirección del Sistema Auditado, este constituye una de las entradas para el desarrollo del Informe de Revisión Gerencial (FOGG002).

 Los criterios para la auditoría son los contemplados en los requisitos de la Norma ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 y los documentos respectivos de cada proceso contemplados en el SGI.

5 DESARROLLO

5.1 RESPONSABILIDADES DEL COORDINADOR DE CALIDAD, ASISTENTE HSE Y DIRECTOR HSE

 Preparar un plan de auditoria basado en el Cronograma de Auditorias (FOGS008)

 Ayudar en la selección del grupo de auditores.

 Comunicar el programa unificado a los involucrados al comienzo del año y a intervalos regulares.

 Representación del equipo auditor con la Gerencia General.

 Preparar y entregar el informe de auditoria (FOGS010).

 Llevar la dirección de las actividades de seguimiento.

 Tratar la información con la discreción debida (confidencialidad).

 Verificar la efectividad de las acciones tomadas.

5.2 RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

 Cumplir con el 100% de los requisitos de auditoria.

 Planear y realizar efectivamente las actividades asignadas.

 Reportar los resultados de la auditoria (documentar el 100% de los hallazgos)

 Cooperación y soporte al Coordinador de Calidad, Asistente HSE y Director HSE.

 Seguir el presente procedimiento y cumplir con el cronograma de auditoría establecido.

 Revisar la documentación existente para determinar su grado de adecuación.

5.3 DEL AUDITADO

 Asistir a las reuniones y entrevistas planeadas

 Colaborar con el equipo de auditores permitiendo el acceso de los participantes del equipo, y proporcionando toda la información que el auditor solicite

 Proporcionar los recursos necesarios para el buen desarrollo de las auditorias

 Determinar las causas de las no conformidades e implementar las acciones correctivas necesarias para evitar su repetición.

5.4 DEL EQUIPO AUDITOR

 El equipo de auditores se debe conformar teniendo en cuenta:

 Los objetivos, alcance, criterios y duración de la auditoria.

 Las competencias generales del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditoria.

 Tanto el equipo de auditores como el auditor líder pueden eventualmente pertenecer a una entidad externa de Biocombustibles S.A. de acuerdo con las necesidades y los recursos, siempre y cuando cumplan todos los requisitos establecidos en este documento.

5.5 PERFIL DEL AUDITOR

 Educación: Los Auditores internos en Calidad en cuanto a su educación deben tener como mínimo finalización de estudios de Educación Básica secundaria. Para el Caso de Auditores en el Sistema de Gestión Ambiental y S&SO Subcontratados debe ser profesional titulado.

 Formación: Para los auditores internos Subcontratados deben Tener Certificado de Auditor Interno en las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

 Experiencia: Para los auditores Internos de Biocombustibles S.A se requiere de una experiencia mínima tres meses en la empresa y para Auditores Subcontratados de mínimo dos años en proceso de auditorias internas en Sistemas de Gestión Integral.

5.6 CARACTERISTICAS DEL AUDITOR

 Sentido de Pertenencia

 Orientación al Logro

 Calidad de Trabajo

 Adaptabilidad al Cambio

 Integridad

 Liderazgo

 Comunicación

Las características de los auditores Subcontratados son inherentes a su experiencia.

5.7 COMPONENTES DE LA AUDITORIA

5.7.1 PLANEACIÓN

 Tipo de Auditoria

 Objetivo y Alcance

 Equipo Auditor: Coordinador de Calidad, Asistente HSE, Director HSE y Auditores internos.

 Fecha de Auditoría

 Proceso a Auditar y/o Áreas a Auditar.

5.7.2 PREPARACIÓN

 Revisar Cronograma de Auditorias (FOGS008).

 Elaborar estrategias para desarrollar la auditoria: Procesos o elementos de la norma.

 Elaboración y revisión de las Hojas de Verificación (FOGS009)

 Revisión de documentos (Manuales y procedimientos del Sistema de Gestión Integral)

 Resultados de Auditorias anteriores

 Experiencia previa de los auditores

 Preparación del itinerario.

5.7.3 GUIA PARA LA REALIZACIÓN DE HOJAS DE VERIFICACIÓN PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

A continuación se presenta las hojas de verificación para el Sistema de Gestión de Calidad bajo los parámetros dados bajo las normas ISO 9001:2000.

 Propósito: Optimizar el tiempo, verificar el cumplimiento de la auditoria.

 Sirven de guía para la conducción de la auditoria.

 Herramienta que le permite al auditor la recolección de evidencia objetiva y que sirve de registro de la misma.

 Medio para identificar los elementos o los procesos a auditar.

 Valorar el estado actual del SGC

 Adecuar las preguntas al proceso que se va auditar.

 Utilizar preguntas abiertas: ¿QUÉ?, ¿CUÁNDO?, ¿CÓMO?, ¿DÓNDE?, ¿CUÁL?, ¿POR QUÉ?.

GUIA PARA PREPARAR LA HOJA DE VERIFICACIÓN PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

REQUERIMIENTOS ENTRADAS ELEMENTO DE LA NORMA A CONTROLAR

Procedimientos, instructivos y todos los Documentos del Sistema de Gestión de Calidad y Listados Maestros 4.2.3 y 4.2.4

Política del Sistema de Gestión Integral y Objetivos de Calidad. 5.1, 5.2 y 5.3

Definición de Funciones y Responsabilidades , definidas, divulgación al personal y designación del representante de la Dirección 5.5.1. 5.5.2 y 5.5.3

Revisiones por la Dirección realizadas al Sistema de Gestión de Calidad 5.6.2 y 5.6.3

Determinación de recursos para el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad (Presupuestos,

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