Primero Lo Primero

Primero lo Primero

Por Stephen Covey, Roger Merrill, Rebecca Merrill

RESUMEN del libro

Piense por un instante acerca de lo “primero” en su vida – las tres o cuatro cosas que más le importan. Ahora, sea honesto –

¿le está dando a esas cosas la importancia y el tiempo que se merecen ? Si usted es como la mayoría de los profesionales

atareados, la respuesta seguramente es NO.

Como persona dedicada, intenta equilibrar su carrera, su vida familiar y sus obligaciones comunitarias, pero no lo logra.

Pero seguramente lo ha intentado: ha comprado libros sobre el manejo del tiempo, ha estudiado técnicas, etc. El problema es

que la mayoría de las técnicas intentan ayudarle a hacer mas en menos tiempo – pero no le ayudan a determinar qué es lo

que debe hacer.

Primero lo Primero le enseñará a enfocarse en la dirección de su vida – no en lo rápido que llegará. Conocer la dirección es la

clave para la efectividad.

El libro le guiará a través de una profunda introspección en la que determinará su misión y visión, el equilibrio entre sus

diferentes roles, sus objetivos, etc. Esto le ayudará a organizar su vida, que a su vez redundará en una mejor organización de

sus semana y sus días.

La brecha entre el reloj y la brújula

Para muchas personas existe una brecha entre lo que es verdaderamente importante y cómo utilizar su tiempo – la brújula y el

reloj.

Las técnicas de manejo del tiempo tradicionales se enfocan en cómo lograr hacer las cosas mas rápido. Pero honestamente, si

usted lograra ser un 20% mas eficiente, ¿ resolvería sus problemas ? Seguramente no. El manejo del tiempo le permite

manejar el reloj – citas, reuniones, compromisos y actividades. Su reto, sin embargo, no se resuelve con velocidad o cantidad.

Usted necesita manejar la brújula – su visión, valores, principios, conciencia y misión en la vida.

La brecha entre ambos es donde surge el conflicto. Algunos se sienten controlados por otras personas o por eventos – no

logran hacer lo que realmente quieren. Otros no logran reconciliar lo que hacen con lo que quisieran hacer. Otros están tan

ocupados tratando de alcanzar el éxito que cuando lo alcanzan se sienten vacíos – estaban viviendo según los valores de otros.

Métodos de administración del tiempo

Para cerrar la brecha, muchos han tratado diferentes métodos para administrar mejor su tiempo. Han existido tres

generaciones de métodos:

Primera generación: Basada en recordatorios en forma de notas y listas de chequeo (checklists). Usted sigue la corriente y

hace seguimiento a las tareas que quiere hacer. Desventajas: se escapan muchas cosas.

Segunda generación: Basada en la planificación y preparación. Se trata de eficiencia, responsabilidad y logros, mediante el uso

de calendarios y agendas. Usted fija objetivos, planes e identifica fechas límite para ellos. Desventajas: hace ver a las personas

y eventos como enemigos.

Tercera generación: Basada en la planificación, asignación de prioridades y control. Se invierte algo de tiempo en identificar los

valores y prioridades. Desventajas: los valores pueden no estar alineados con sus principios. Las prioridades se asignan

generalmente por día. Generalmente se sobre -programa.

Primero lo primero presenta la cuarta generación de manejo del tiempo, que aprovecha las ventajas y elimina las desventajas

de las otras generaciones. La idea no es hacer mas en menos tiempo, sino alcanzar una mejor calidad de vida.

Vivir, Amar, Aprender y Dejar un Legado

En el fondo de la cuarta generación, se encuentran las respuestas a las preguntas: ¿ qué es lo primero ? ¿ cómo hacer

para colocarlo de primero en nuestras vidas ?

Las cuatro necesidades y capacidades

Hay cuatro cosas fundamentales en nuestra vida. Si no las tenemos, nos sentiremos incompletos o vacíos. Estas

necesidades son:

- Físicas: comida, ropa, vivienda, salud y dinero.

- Sociales: amar y ser amado, pertenecer, asociarse.

- Mentales: desarrollar nuestras habilidades y crecer.

- Espirituales: sentido de propósito, significado y contribución.

En otras palabras, necesitamos vivir, amar, aprender y dejar un legado.

Cada uno de estos elementos afecta nuestro tiempo y calidad de vida. Por ejemplo, para lograr cosas, necesitamos energía y

salud (físicas). Para lograr objetivos comunes, necesitamos trabajar bien con los demás (sociales). Para avanzar en nuestra

carrera, necesitamos adquirir nuevas habilidades (mentales). Es importante tener un sentido claro de quienes somos y hacia

adonde vamos (espiritual).

La solución

Si examina cuidadosamente su vida, se dará cuenta que los problemas de manejo del tiempo se refieren a cumplir alguna de

las necesidades descritas.

No llenar una de esas necesidades:

- Disminuye su calidad de vida

- Consume su energía y atención

- Lo obligará a mantenerse ocupado (y si está ocupado, piensa que tiene que ser mas efectivo).

Tenga en cuenta que hacer las cosas más rápido no sustituye a hacer las cosas correctas.

Alcance equilibrio y sinergia

Las cuatro necesidades no son partes independientes de su vida. Por el contrario, alcanzará la paz y la felicidad justo

donde las cuatro se solapan. Por ejemplo, si considera la necesidad física de ganarse la vida en forma separada de su

necesidad espiritual de contribuir a la sociedad, podría terminar en un empleo que sea opuesto a las necesidades de la

sociedad.

Cuando hay sinergia entre las cuatro necesidades, el trabajo tiene sentido, las relaciones tienen profundidad y su salud se

convierte en un medio para lograr sus objetivos.

Los principios

Tan importante como llenar las cuatro necesidades, es alinearse con sus principios. Los principios no son opiniones o valores –

son verdades independientes que gobiernan nuestras vidas.

Es en el manejo de los principios donde la mayoría de los sistemas de manejo del tiempo fallan – aconsejan fijar

objetivos y establecer prioridades basados en valores autoimpuestos (ej. Obtener un diploma universitario), en lugar de

basarse en las leyes eternas de la interacción humana (los principios).

Los principios, el “verdadero norte”, son la brújula que nos guiarán hacia la verdadera calidad de vida. Pero, ¿ dónde

encontrarlos ? La sabiduría de la literatura universal (incluyendo los libros sagrados) la revelan; su conciencia

también.

Ejemplos de principios:

- El bienestar económico está basado en los principios de la frugalidad, industria y ahorro para el futuro.

- Las buenas relaciones sociales están basadas en los principios de confianza, responsabilidad y amor incondicional.

El Cuadrante II

Dos factores determinan nuestro uso del tiempo: urgencia e importancia. El sistema de cuarta generación se basa en hacer lo

importante, en lugar de “apagar fuegos” – es decir, poner primero lo primero.

La urgencia es una fuerza poderosa. Para muchos, la descarga de adrenalina asociada con el manejo de lo urgente se hace

adictiva. Lo urgente ocasiona presión y estrés, pero puede ser excitante. Pero cuando lo urgente domina nuestras vidas, lo

importante puede ser dejado atrás – y con ello la efectividad.

El recuadro muestra las cuatro formas como podemos usar nuestro tiempo:

Urgente No Urgente

Importante I

Crisis, proyectos con

fecha límite

II

Prevención, Relaciones,

Planificación, Recreación

No importante III

Interrupciones, llamadas,

actividades populares

IV

Ciertas llamadas, cierto

correo, actividades

placenteras

Necesitamos pasar tiempo en el cuadrante I – es donde producimos. El cuadrante II, sin embargo, es el de la calidad –

donde planificamos, prevenimos problemas, ampliamos nuestra mente y aprendemos nuevas habilidades. Pasar tiempo

en el cuadrante II nos ayudará a enfrentar, incluso evitar, las crisis del cuadrante I.

El cuadrante III tiene act ividades que reducen nuestra efectividad. Con frecuencia le hacen cubrir las necesidades de

otras personas. El cuadrante IV es tiempo perdido.

La mayoría de las personas pasan su tiempo en los cuadrantes I y III - una clara indicación de que lo urgente domina sobre lo

importante.

El sistema

Para asegurarse que está atendiendo lo importante – que está poniendo primero lo primero – debe organizar su vida

alrededor del cuadrante II. El sistema que se describe a continuación consta de seis pasos que le ayudarán a crear una

vida de calidad basada en sus necesidades, principios y talentos; solo tiene que dedicarles 30 minutos cada semana.

El sistema comienza con una hoja de trabajo semanal – le ofrece un contexto amplio que la ayuda a darse cuenta si sus

actividades diarias están realmente mejorando su vida o no. La planificación tradicional diaria es muy limitada, manteniéndole

enfocado en lo urgente.

Paso 1: conéctese con su misión

Pregúntese: ¿ Qué quiero ser y hacer ? ¿ qué le da significado a mi vida ?

Responder estas preguntas formulando su misión y visión es de suma importancia.

...