USO INDISCRIMINADO DE PAPEL EN LAS OFICINAS

USO INDISCRIMINADO DE PAPEL EN LAS OFICINAS

Las oficinas son uno de los lugares de mayor utilización de papel.

Indiscriminadamente se imprimen cantidades de papeles, mails, facturas que representan un gran perjuicio para el medioambiente.

Al reducir su uso se evita la generación de residuos, el consumo de los recursos naturales (madera, agua, energía) y los problemas de contaminación que lleva aparejada la producción de papel.

¨Reducir el consumo de papel es un beneficio para todos¨

Lo primero para reducir el uso del papel es realizar una medición en que áreas son las que mas se consumen y por tanto conocer qué mejoras se pueden realizar, para ello debemos tener bien identificado cuanto papel se compra, que tipo (nuevo o reciclado), y cuanto se archiva o sale (facturas – presupuestos- correspondencia – archivos basura– embalaje – etc),

Como primer medida debemos seleccionar una persona responsable del trabajo y para un primer análisis debemos hacerlo sencillo pero eficiente:

Por ejemplo:

CANTIDAD DE USO MENSUAL TIPO UTILIDAD

RECEPCION

VENTAS

FACTURACION

CONTADURIA

DISEÑO

DEPOSITO

VARIOS

La información sobre el ingreso es muy sencilla de conseguir, simplemente es cuestión de acercarse al departamento de compras y allí solicitar las facturas del proveedor, en cada factura debe constar que tipo de papel se utiliza, que cantidad y sobre todo los valores técnicos del mismo (peso, cantidad, medidas, etc) , en el caso que no los tenga hay que comunicarse con el proveedor para que nos lo facilite (en muchos casos el embalaje que contiene el papel lo trae).

Una vez realizado el inventario de cantidad y tipos de papel comprados, tendremos una idea inicial de cuales se consumen en mayor cantidad y donde.

A continuación detallaremos los principales consumos de papel en una oficina y una posible solución:

FOTOCOPIAS:

Todas las fotocopiadoras contienen un registro visible de cantidad de copias realizadas por lo cual es muy sencillo cuantificar la cantidad mensual.

Tenemos una costumbre que debemos cambiar, la gran mayoría se imprime a una sola cara por lo cual debemos concientizarnos que si copiamos las dos caras de la hoja optimizamos la cantidad de papel, se ahorra espacio y peso de almacenamiento y son mas cómodas de guardar y/o transportar.

Otra opción muy eficiente es la reducción del tamaño de la imagen al fotocopiar utilizando el zoom para reducir documentos grandes

IMPRESORAS:

Es muy importante que los trabajadores conozcan el funcionamiento correcto de impresoras, que bandejas seleccionar para evitar que se imprima sobre hojas incorrectas.

Recordar que si la luz del tonner se encuentra encendida no enviar a imprimir, porque las hojas saldrán defectuosas y no nos serán útiles.

También es muy importante desactivar la prueba de impresión ya que con solo presionar un botón del aparato se imprimirá una muestra innecesaria.

IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS:

Cada documento suele ser muy importante y es imprescindible imprimirlos, por lo cual podemos trabajar para disminuir la menor cantidad de paginas posibles, algunos consejos:

• Achicar los márgenes y saltos de hojas para que entren más frases o palabras.

• Se puede elegir siempre el tamaño de letra más pequeño que sea legible por ejemplo el 10 u 11 se leen perfectamente.

• El tipo de letra es muy importante por ejemplo el Times es una excelente letra y ocupa menos espacio que Arial.

• Utilizar el corrector de la pc para no tener que corregir sobre el papel y reimprimir.

• Si necesitamos hacer borrador imprimir a 2 caras.

• Realizar

...