Contabilidad sin papel

Dado que las empresas y prácticamente todos los demás sectores económicos ahora operan en gran medida con las herramientas tecnológicas de la era digital, las empresas de todo el mundo se han ido, o actualmente no utilizan papel. Los inconvenientes operativos de continuar recolectando cajas de registros de contabilidad en papel archivados y de transmitir documentación en papel como una forma de hacer negocios son ahora demasiado engorrosos como para ser económicamente prácticos para que una empresa moderna que busca trabajar sea más eficiente y aumente la eficiencia.

Pero, ¿todos los negocios pueden operar sin papeles? ¿Funcionar sin papel realmente es la mejor y más práctica forma para que cada negocio funcione, incluso el tuyo? Y, ¿es la interrupción de las rutinas normales de trabajo algo que cualquier compañía puede gestionar y seguir siendo eficiente en producción, servicios y ventas durante el proceso?

Contabilidad sin papel

Intentar gestionar e informar incluso una actividad contable mínima en todos los departamentos para cualquier número de propósitos de administración interna es cada vez más ineficiente en el entorno de contabilidad digitalizado moderno. Se agregan cargas adicionales en la eficiencia al negocio con cada instancia de transmisión de información contable actualizada e informes de rutina a inversionistas externos, agencias de informes tributarios, prestamistas, etc., en medios impresos. Las empresas de papel pesado simplemente no pueden ajustar sus sistemas sin problemas con los procesos muy automatizados que deberían ser explotables para atenderlos de forma más rápida y precisa.

Operaciones comerciales en papel

Desafortunadamente, en el entorno de gestión empresarial general impulsado digitalmente de hoy en día, la indexación, recuperación, transmisión electrónica y distribución manual y otra distribución en ventas, producción, inventario, envío, contabilidad y otra información en papel presenta serios desafíos para la gestión eficaz del tiempo y muchos controles de calidad esenciales.

¿Por qué debería mi empresa ir sin papel?

Las nuevas tecnologías sin papel hacen que sea cada vez más tentador para las empresas evitar gran parte de las cargas de las operaciones de papel pesado y también reducir su huella de carbono. Entre los innumerables beneficios funcionales de ahorro de costos para la eficiencia operativa, pasar sin papel ayudará a su empresa a:

• Opere sin complicaciones: ir sin papel borra grandes volúmenes de desorden del entorno de su oficina.
• Ahorre dinero: no hay comparación entre el costo de las páginas de información creada y almacenada digitalmente, y el mismo número de páginas creadas y almacenadas en papel. La EPA estima que una oficina sin papel ahorra aproximadamente $ 80 anuales por empleado en gastos asociados con la impresión y copia de papel, tinta y tóner, franqueo e instalaciones de almacenamiento de archivos. Multiplicado por todos los empleados de la organización, el ahorro total anual para cualquier empresa puede dejar en claro que la operación sin papel es la opción más práctica.
• Presente un mensaje de PR ejemplar: la operación sin papeles identifica su empresa a sus posibles socios y clientes como una empresa moderna, evolucionada tecnológicamente e idealmente administrada, con un equipo altamente calificado que se mantiene al ritmo de las demandas de la tecnología y los procesos empresariales modernos.
• Ahorre tiempo: el trabajo sin papel ahorra una gran cantidad de tiempo. Elimina los pasos de impresión, archivo y búsqueda manual de documentos en papel. Su proceso de recuperación de registros se reduce a unos pocos clics del mouse. Para muchas empresas, este cambio simple en todos los ámbitos reduce una cantidad muy importante de horas perdidas recuperadas para otras tareas que aumentan la productividad de los empleados.
• Mejor acceso: el almacenamiento digital de documentos en la nube al instante hace que su organización sea más flexible. Si tiene una reunión atrasada en la ciudad, por ejemplo, ¿qué sucede cuando encuentra que necesita hacer referencia a un archivo que está en su oficina? Estás atrapado esperando hasta otro día para finalizar tu reunión, o debes continuar sin la información que necesitas. O bien, debe llamar a un empleado para que le envíe documentos en papel por fax. Con las operaciones sin papel, puede iniciar sesión y extraer su archivo al instante durante la reunión y mostrarlo a su cliente. El ahorro de este tipo de problemas logísticos y el costo para la imagen profesional de una empresa son beneficios importantes.
• Espacio guardado: si piensa en términos de una sola hoja de papel, no requiere mucho espacio de almacenamiento. Sin embargo, no lleva mucho tiempo acumular muchos miles de páginas. Durante años de operación, una empresa puede acumular pilas y pilas de cajas de archivos. Pueden aglomerar espacios de oficinas y, en última instancia, requieren espacio de almacenamiento adicional (costoso). Operar sin papel libera armarios de oficinas, salas de reuniones e incluso suites de oficinas enteras. Alternativamente, los archivos digitales no ocupan espacio físico. Se pueden almacenar en servidores remotos y acceder desde cualquier lugar donde los necesite en el acto.
• Mayor seguridad: el almacenamiento en la nube para documentos es más seguro que mantener la información confidencial en archivos en papel almacenados en una oficina. Los documentos digitales están encriptados y protegidos por numerosas capas de seguridad. Y, el acceso puede restringirse solo a usuarios de archivos confiables. Además, los archivos digitales no corren el riesgo de perderse debido a un incendio o robo.
• Ambientalmente racional: la empresa promedio usa más de 10,000 hojas de papel cada año. Eso es casi igual a un árbol pequeño. Esto significa que si todas las empresas no tuvieran papel, se salvaría todo un bosque cada año. Los beneficios medioambientales de no tener papel no son tan obvios como el tiempo, el papel y los costos de impresión, y el ahorro de espacio, pero sin duda son importantes para cada persona de negocios, su familia y el mundo en el que debe vivir.

¿Cómo podemos convertirnos en una empresa sin papel?

Naturalmente, las ventajas enumeradas anteriormente son atractivas para todas las empresas. Cada propietario de una empresa desea ahorrar dinero y espacio operativo, y mejorar la seguridad y aumentar la sostenibilidad. Por lo tanto, el valor para una empresa al no usar papel normalmente no es el problema que causa que los propietarios de negocios duden en hacer la transición a las operaciones sin papel. La preocupación habitual es cómo convertirse en una organización sin papel. El mejor consejo es planear su estrategia a fondo, comenzando con áreas de uso simple y alto volumen, que pueden producir la mayor cantidad de reducción con una cantidad relativamente baja de confusión o interrupción de las rutinas diarias. Algunos ejemplos incluyen:

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