Auditorias Internas Brewu

Bureau Veritas Certification

Certificación de Sistemas de Gestión

Informe de Auditoría de

Certificación

SUBSECRETARIA DE VIVIENDA Y URBANISMO

6, 7 y 8 de Noviembre de 2012

Información de la Empresa

Nombre de la Empresa SUBSECRETARIA DE VIVIENDA Y URBANISMO

Dirección Nivel Central: Serrano N°15, Santiago, R.M. ( y SEREMI )

Nº de Teléfono 02-3513356 Nº Fax

Página Web ---

Nº Contrato CL 1170676/12

Información del Contacto

Nombre del Contacto SR. GONZALO FERNANDEZ Nº de Teléfono 02-3513356

Dirección e-mail gfernandezr@minvu.cl

Información de la Auditoría

Normas auditadas ISO 9001:2008

Alcance “GESTIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA INVERSIÓN ASOCIADA AL PROGRAMA CONCURSABLE DE ESPACIOS PÚBLICOS, EN LA SUBSECRETARÍA DE VIVIENDA Y URBANISMO (NIVEL CENTRAL Y SEREMI)”

Código SQC – PEC - SC 37(85.59)

Sitios Auditados Nivel Central: Serrano N°15, Santiago, R.M.

Seremi Metropolitana: Avenida Libertador Bernardo O’Higgins N°874, piso 8. Santiago, R.M.

Seremi Iquique: Patricio Lynch N°50, Remodelación Oscar Bonilla, Iquique

Seremi Arica y Parinacota: Calle Sotomayor N°216, Arica

Seremi O’Higgins: Calle Cuevas N°150, Rancagua

Seremi Los Lagos: Av. Décima Región N°480, Puerto Montt

Tipo de Auditoría Certificación X Recertificación Seguimiento

Distribución Informe Auditoria

SUBSECRETARIA DE VIVIENDA Y URBANISMO

BUREAU VERITAS CERTIFICATION CHILE

BUREAU VERITAS CERTIFICATION HOLDING

Resumen de la Auditoría

Objetivos de la auditoría

Los objetivos de esta auditoría son:

a) Verificar que el sistema de gestión de la organización cumple con los requisitos de las normas auditadas.

b) Verificar que la organización efectivamente ha realizado las actividades planificadas para el período.

Resumen Auditoria

La auditoría se llevó a cabo los días 6, 7 y 8 de Noviembre de 2012, bajo los estándares de la(s) Norma(s)

ISO 9001:2008 

ISO 14001:2004

OHSAS 18001:2007

NCh 2728:2003

Subsecretaría de vivienda y urbanismo, señala

“El alcance del sistema, está dado respecto de los procesos de negocio asociados al “Programa Concursable de Espacios Públicos”, entendiéndose dentro de estos: Planificar, Gestionar la disponibilidad presupuestaria, Gestionar postulación, Gestionar selección, Monitorear la pre-inversión, Controlar física y financieramente la inversión y Fiscalizar y monitorear la calidad de la inversión determinándose la secuencia e interacciones entre estos, así como los criterios y métodos necesarios para asegurar que tanto la operación como el control del procesos identificados, sea eficaz y asegure la disponibilidad de recursos e información necesarios para su operación y seguimiento.

De este modo, en el Sistema de Gestión de Calidad se han definido herramientas que permiten realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos, implementando las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y garantizar así la mejora continua de los mismos”

Reunión de Inicio

La reunión inicial se desarrolló en la Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo a Nivel Central y en las Seremi. En ella se trataron los temas definidos en el protocolo de Bureau Veritas Certification, entre otros el objetivo y alcance de la auditoría, metodología de trabajo, confidencialidad, canales post-venta, clasificación de los hallazgos, y su tratamiento como temas relevantes. Se confirmó el plan de auditoría enviado con anticipación.

Desarrollo de la Auditoría

El equipo auditor ha llevado a cabo un proceso de auditoría basado en una muestra de los procesos de la Organización. Las fuentes de información revisadas incluyeron procedimientos, registros y entrevistas con el personal responsable de los diferentes procesos auditados, debido a lo anterior, se deja constancia que puede haber desviaciones que durante la auditoría no fueron detectadas, lo cual no exime a la organización de su responsabilidad en la verificación permanente del cumplimiento y una constante atención a las exigencias de la normativa y la legislación aplicable al sistema de gestión.

 Revisión por la Dirección

Se pudo evidenciar que las revisiones por la dirección se han desarrollado de acuerdo a lo planificado, efectuándose la última de ellas el 25 de Octubre de 2012, oportunidad en que se revisaron los temas solicitados en el respectivo requisito normativo.

 Política, Objetivos y Programas

La Política establecida por la Organización ha sido dada a conocer a todo el personal por medio de su publicación en las diferentes dependencias. En relación a los Objetivos, estos se encuentran establecidos y dados a conocer en los niveles relevantes de la Organización.

La Política y los Objetivos han sido analizados en la Revisión Gerencial. Del análisis de cumplimiento de los Objetivos y programas de gestión, se puede establecer que la Organización presenta una mejora sustancial en el desempeño de los procesos monitoreados.

 Documentación

La Organización ha desarrollado un manual de gestión, en el cual se describen los diferentes procesos, la interacción entre ellos y la referencia a los principales documentos y registros. También se han establecido los procedimientos obligatorios solicitados por los requisitos normativos.

El Manual de Gestión de Calidad auditado corresponde a la versión 4 del 26.10.2012.

La Organización posee todo el sistema documental en sistema electrónico, teniendo todo el personal acceso a ellos. Por otra parte, la documentación posee todas las restricciones necesarias para evitar la utilización de documentos obsoletos. En los casos particulares que el personal no tiene acceso a la documentación electrónica, la Organización proporciona las copias físicas correspondientes.

 Auditorías Internas

Se ha definido un programa anual de auditorías internas, el cual abarca todos los procesos de la Organización. Se evidencia que la última auditoría interna fue realizada los días 17 al 19 de Julio 2012, y en ella se detectaron 10 no conformidades, 24 observaciones y 7 oportunidades de mejora, como se pudo establecer en el correspondiente informe de auditoría.

 Acciones Correctivas/preventivas

La Organización ha tomado las acciones necesarias derivadas de: reclamos de clientes, incidentes, hallazgos de auditorías internas y de no conformidades internas surgidas del monitoreo de los procesos. Sin embargo, existe debilidad en determinar las acciones correctivas.

Se pudo evidenciar que la Organización ha implementado las acciones necesarias para solucionar las no conformidades detectadas, pero estas no se han cerrado y/o no se ha establecido la eficacia de las mismas.

 Percepción del Cliente

La Organización ha planificado el seguimiento y medición de la percepción del cliente mediante la cuantificación de las quejas y/o reclamos recibidos, contacto directo, durante la realización de los servicios.

 Requisitos Reglamentarios y Legales

Se verificó el cumplimiento con los requisitos reglamentarios y legales aplicables al producto – Servicio de acuerdo al alcance de la certificación. Dentro de los requisitos aplicables cabe destacar Decretos 245 - 312, Resolución exenta 285 del 15.1.2010, Resolución 1685 del 10.3.2010 (deroga r.ext. 2128 de 2008).

 Procesos Principales

Los principales procesos de la organización corresponden a procesos PEEPP; Gestión de Recurso: Gestión de personas; Gestión de recursos físicos y Servicios (RRHH y Compras). En ellos se pudo evidenciar que son ejecutados de acuerdo a lo establecido

 Aspectos Generales

También se pudo observar que en la próxima vigilancia de tercera parte serán auditadas otras SEREMI.

 Uso de la marca Bureau Veritas Certification (Logo)

Se pudo verificar que la Organización no utiliza para fines promociónales la marca Bureau veritas Certification.

Resultados de la Auditoría

El resultado de esta auditoria se resume en el siguiente cuadro:

Nº de No Conformidades Mayores 0

Nº de No Conformidades Menores 0

Nº de Observaciones 8

Nº de Oportunidades de Mejora 8

Las observaciones detectadas, se recomienda tratar mediante el procedimiento de acciones preventivas, con la finalidad de evitar que éstas se conviertan en No Conformidades reales en una próxima auditoría.

De acuerdo a los resultados del proceso de auditoría, se procede a recomendar la Certificación bajo los requisitos de la norma ISO 9001:2008.

Fortalezas y Debilidades

A continuación se presentan las fortalezas y debilidades detectadas por el equipo auditor:

Fortalezas:

• Alto compromiso de la Dirección y del personal auditado.

• Sistema documental ordenado y adecuado al tamaño de la organización.

• Estructura de los distintos niveles (1-2-3) para abordar las Revisiones por la dirección.

• Infraestructura Seremi Arica, Rancagua.

• Disposición positiva para atender el proceso

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