Objetivos

Libros de Contabilidad

- Son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.

- El Código de Comercio en su Artículo 32 expone que; todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.

- El Libro Diario, es aquel en el cual se registran por orden progresivo de fechas cada una de las operaciones económicas que se van efectuando en una entidad. El primer registro de una operación se hace en el libro diario.

- Artículo 34 del Código de Comercio, indica que, en el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día.

No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.

- Unas de las características del libro Diario pueden ser qué; es un libro obligatorio exigido por el código de comercio. Por ser obligatorio

debe ser sellado, foliado y firmado por el tribunal de comercio. Las operaciones tienen el mismo equilibrio de valor, es decir, el mismo monto en la columna de debito debe estar en la columna de crédito. Es la herramienta esencial para la elaboración del libro mayor general. En él se registran todas las cuentas sin excepción alguna. (Cuentas reales, nominales, etc.).

- Descripción del Libro Diario

* Columna de la fecha, aquí anotaremos en primer lugar el año que se coloca una sola vez y encabeza la columna de la fecha en cada página. Luego se escribe el nombre del mes el cual no es necesario repetir sino cuando cambie. Seguidamente escribiremos el número del día que siempre deberá escribirse aunque se repita.

* Para separar un asiento de otro se utilizan números o letras

* En la columna descripción escribiremos el nombre de la cuenta que se carga, la cual debe escribirse muy cerca de la columna de la fecha.

* En la columna del debe ser escribir el importe del o de los débitos de la o las cuentas que se cargan

* En la columna del haber escribiremos el o los nombres de la o las cuentas que se abonan y debe escribirse más hacia la derecha de la columna de la fecha.

* En la columna del haber se escribe el importe en dinero de la o las cuentas que se abonan.

* Después de hecho el abono escribiremos en forma breve pero clara la descripción de la operación.

* En la columna de la referencia el cual es un medio de comunicación entre el libro diario y el libro mayor y aquí escribiremos el número de la página que corresponde a una determinada cuenta en

el libro mayor.

Recomendaciones para la utilización de Libro Diario

* Debe dejarse libre la última línea de cada página o folio para totalizar las columnas del debe y del haber. En esta línea colocaremos la palabra "Van" en la columna de explicación y en la siguiente página en la primera línea de la columna de la explicación colocaremos la palabra "Vienen" y el total del debe y haber de la página anterior.

* En el libro diario no deben dejarse espacios en blanco. Si es notorio que una página está finalizando y no nos alcanza para realizar otro asiento debemos inutilizar dichas líneas trazando una diagonal.

* En el libro diario no debe rayarse ni tacharse. Si se formula algún asiento errado se deja así y se corrige mediante otro asiento.

* Antes de asentar o registrar cualquier operación mercantil se debe analizar bien, con la finalidad de no cometer errores. Es importante hacer notar que toda operación mercantil debe estar avalada o respaldada por un documento original.

- Por su parte el libro Mayor, es el Libro al que se transfieren todas las cuentas que se hayan registrado en el Libro Diario determinadas en cuentas del Debe (Cargo) y Haber (Abono). Este libro nos da un panorama más explicito del estado de cada una de las cuentas para su respectivo análisis.

El registro del Libro Mayor se dará de acuerdo al orden cronológico en que se haya originado la operación para de esa forma guardar la uniformidad de los registros.

- Las características del Libro Mayor pueden ser; que globaliza el registro general de una sola cuenta. Es la herramienta esencial para

el balance de comprobación. Justifica el saldo y orden de la cuenta. Establece diferencia en cuanto lo que es debito y crédito en los totales de las cuentas. Describe en forma específica los diferentes movimientos que se realizan en una cuenta. Proporciona información referente a los saldos finales de cada cuenta.

- Formato del Libro Mayor

Descripción

Fecha

Ref.

Debe

Haber

Saldo

Nombre de La Cuenta

- El libro de Inventario es aquel libro obligatorio que toda empresa debe llevar para saber el estado y las cuentas que muestra las operaciones que durante el ejercicio económico han realizado. Dicho de otra manera, el libro de Inventario es el documento donde la empresa refleja el estado que muestra la situación financiera en conjunto tomando el importe y naturaleza del activo, pasivo y patrimonio.

- Según el Artículo 35 del Código de Comercio; Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.

Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.

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Artículo 33 del Código de Comercio; El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.

- Existe otro tipo de libro que es complementario a los principales libros de contabilidad. Su Función es registrar todas las operaciones que le son propias y centralizarlas en el Libro Diario mediante un solo asiento contable, este libro de denomina Auxiliar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: Registro de las operaciones cronológicamente, detalle de las actividades realizadas, registro del valor del movimiento de cada subcuenta, etc.

- Artículo 39 del Código de Comercio; Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios.

- Formato del Libro Auxiliar

- Artículo 36 del Código de Comercio; Se prohíbe a los comerciantes:

1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.

2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.

3º Poner asientos al margen y hacer

interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.

4º Borrar los asientos o partes de ellos.

5º Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

- Artículo 37.- Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta.

- Artículo 38.- Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan.

- Podría decirse que alguna del las bases legales de los Libros Contables que expone el Código de Comercio son:

- Artículo 40.- No se podrá hacer pesquisa de oficio por Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si éstos están o no arreglados a las prescripciones de este Código.

- Artículo 41.- Tampoco podrá acordarse de oficio ni a instancia de parte, la manifestación y examen general de los libros de comercio, sino en los casos de sucesión universal, comunidad de bienes, liquidación de sociedades legales o convencionales y quiebra o atraso.

- Artículo 42.- En el curso de una causa podrá el Juez ordenar, aun de oficio, la presentación de los libros de comercio, sólo para el examen y compulsa de lo que

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