PÓLIZAS

PÓLIZAS

Durante los dos primeros grados que has estudiado contabilidad, te diste cuenta de la importancia que es para una empresa contar con un registro veraz, ágil y confiable de sus operaciones y, po lo tanto, de su situación financiera.

Hasta este momento, para el registro de las operaciones sólo hemos trabajado el sistema de diario continental que, como recordarás, consiste en el manejo de tres libros principales. Diario, mayor e inventarios y balances.

Este sistema permite, en un primer momento, contar con un registro detallado, pero al paso del tiempo cuando las empresas aumentan su producción, sus clientes y, en consecuencia, el número de operaciones que realizan, el llevar este tipo de registro donde una sola persona tiene acceso a ello, se convierte en un obstáculo ya que la información contable no fluye con la velocidad que se requiere. De ahí que se ideó un sistema de registro contable, que buscó principalmente la división del trabajo.

Sistema de pólizas

Importancia

Se ideó una forma de agilizar el registro contable utilizando hojas sueltas que permiten que un número ilimitado de personas intervengan en el registro con la consecuente fluidez de la información financiera de la empresa, a fin de mantener la competitividad que actualmente exige el mercado. A estas hojas sueltas se le denomina pólizas.

Funcionamiento del sistema

El sistema de pólizas consiste en el registro de las operaciones diarias en una hoja suelta llamada póliza donde se anotan los datos básicos de cada operación, de manera similar a como se realizan en el rayado de diario continental. Su elaboración requiere de los siguientes pasos:

1. A partir del documento fuente que da sustento a la operación (facturas, cheques, remisiones, pagarás, etc.) se toman los datos para realizar el registro en la póliza correspondiente. Los datos que se registran son los mismos que se anotan en el libro diario: fecha de la operación y cuentas que se afectan con sus respectivos cargos y abonos.

2. A partir de la información de la póliza se realizan los pases a los registros auxiliares correspondientes.

3. Al término de un periodo, que puede ser diario, semanal, mensual, etc., se realiza un resumen de las pólizas elaboradas y se concentra en el documento denominado registro de pólizas, que es una hoja tabular en la que aparecen los movimientos de cada una de las cuentas.

4. Con la información que se obtiene del registro de pólizas se realiza el pase al libro de diario a través de un asiento llamado de concentración, que resume las operaciones de un periodo determinado.

5. Posteriormente, al igual que en sistema de diario continental, se realizan los pases al libro mayor.

6. Del libro mayor se obtiene la información necesaria para elaborar la balanza de comprobación, el estado de resultados y el balance general.

Estructura de la póliza

Aunque algunas empresas diseñan sus propias pólizas, todas deben contener ciertos elementos mínimos, entre los que se encuentran los siguientes:

1. Encabezado. Aquí se anota el nombre de la

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