Terminologia WBS o EDT

WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) o EDT (ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO)

“Una de las primeras tareas en el proceso de planeación de un proyecto es la definición de su alcance, en términos de la delimitación del trabajo a realizar para cumplir con los objetivos y desarrollar los entregables del proyecto.”

“Una herramienta útil para hacer esta tarea es la WBS o Work Breakdown Structure. La traducción típica en español de este término es el de Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT).”

“La Work Breakdown Structure (WBS) corresponde a una división jerárquica y de multinivel del trabajo a realizar, que cubrirá los requerimientos del proyecto.”

“Esta técnica distribuye el trabajo en paquetes que deben ser definidos para facilitar la administración y el seguimiento del alcance del proyecto. Adicionalmente, permite la representación gráfica del trabajo a ser realizado y por ende, una comprensión rápida de la distribución de este trabajo.

La WBS será también la base para la asignación de recursos del proyecto así como para el análisis de riesgos, costos y cronograma del proyecto.

¿Cómo empezar?

La manera más sencilla de abordar la definición de la WBS, es mediante la revisión de los objetivos del proyecto, que puede permitir la definición de un primer nivel de trabajo.

Otro modo recomendado por el Project Management Institute - PMI consiste en orientar la descomposición del trabajo de acuerdo con los entregables del proyecto.

La EDT se elabora durante la fase de planificación del Proyecto inmediatamente después de la definición del alcance del mismo, antes que el cronograma, sin intentar identificar la secuencia de las actividades. Ya que la EDT es un instrumento para facilitar la estimación de los recursos y el cálculo del tiempo y el coste. Hasta que no se hayan definido todas las actividades o tareas a ejecutar no será posible planificarlas.

Idealmente, su realización, será llevada a cabo por el equipo que lleve a cabo el desarrollo del Proyecto, en colaboración con el área funcional de planificación y control. Este equipo, deberá buscar un equilibrio entre los niveles de planificación, ya que por un lado, una descomposición excesiva puede originar un esfuerzo de gestión no productivo, un uso ineficiente de recursos y una menor eficiencia en la realización del trabajo, y por otro lado, a medida que descomponemos el trabajo con más detalle, se mejoran las capacidades de planificación, dirigir y controlar el trabajo.

La descomposición de todo el trabajo del proyecto generalmente implica las siguientes actividades:

• Identificar los entregables y el trabajo relacionado:

Exige analizar el enunciado del alcance del proyecto detallado y este análisis a su vez, exige un juicio experto para identificar todo el trabajo, incluidos los productos entregables exigidos por contrato.

• Estructurar y organizar la EDT:

Es una técnica analítica que puede realizarse mediante el uso de una plantilla de EDT. La estructura resultante puede adoptar varias formas de organización, tales como:

• Usar los principales productos entregables y sub proyectos como el primer nivel de descomposición.

• Usar las fases del ciclo de vida del proyecto como el primer nivel de descomposición, insertando los productos entregables del proyecto en el segundo nivel.

• Usar diferentes enfoques en cada rama de la EDT, por ejemplo en cada sub proyecto.

• Descomponer los niveles superiores de la EDT: en componentes detallados de nivel inferior. Exige subdividir el trabajo correspondiente en sus componentes fundamentales en función de cómo se ejecutará y controlará realmente el trabajo del proyecto. Cada componente debe definirse y asignarse clara y completamente a una unidad ejecutante específica de la organización que asuma la responsabilidad de la conclusión del componente de la EDT.

• Asignar cuentas de control:

De forma paralela a la creación del desglose de tareas se realiza el desglose de costes del proyecto asignando según la definición de paquete de trabajo una cuenta de control asociada a cada elemento del nivel de mayor desglose de la EDT, que recoge el coste de este. Proporciona una jerarquía de cuentas de control idéntica a la de la EDT.

• Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT:

Un código es un método abreviado, preciso e inequívoco, para transmitir información acerca de un artículo. Debe servir por tanto como identificador, y en la medida de lo posible debe describir el artículo al que está referido, de la manera más sencilla posible.

• Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente:

Exige determinar que los componentes del nivel inferior de la EDT son necesarios y suficientes para completar los productos.

El diccionario de la EDT es un documento generado por el proceso Crear la EDT, cuya función es respaldar la EDT. El diccionario de la EDT proporciona una descripción más detallada de los componentes de la EDT.

Problemas de una incorrecta WBS:

1. Definición incompleta del proyecto que conduce a continuas extensiones del proyecto.

2. Confusas asignaciones de trabajo, objetivos o entregables.

3. Cambios no controlados de alcance

4. Sobrecostos

5. Falla en cumplimiento de cronograma y entregables

Hay que considerar que lo que no está incluido en la estructura NO existe para el proyecto.

Pasos para la creación de la WBS

Reglas para la WBS

Regla del 100%: contempla todos los entregables, en términos de trabajo a realizarse, incluyendo la administración del proyecto.

No existen reglas que dicten que cada elemento WBS deba descomponerse al mismo nivel.

La estructura de la WBS se basa en los entregables del proyecto, no en la temporización o la secuenciación del mismo.

• La WBS define las relaciones lógicas entre todos los componentes del proyecto.

• Todos los elementos de WBS están orientados a entregables.

• Todos los elementos deben ser nombres.

A medida que se concibió el proyecto, definido y plenamente desarrollada, no sólo se pueden crear resúmenes de la EDT durante un resumen de proyectos, pero los departamentos y divisiones se pueden hacer para cada elemento PEP. Estos resúmenes utilizan la relación entre el RBS y la EDT, y puede ser muy útil para la predicción de los recursos, las proyecciones de personal.

Diferentes acepciones de WBS

 Estructura del Desglose del Trabajo

 Estructura de Desagregación del Trabajo

 Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT)

Los pasos para definir la Estructura Desglosada de Trabajo (EDT) según la publicación Practice Standard for Work Breakdown Structures – Second Edition, 2001 es:

 Primero: Identificar el producto(s) final del proyecto, que debe entregarse para alcanzar el éxito del proyecto. Se recomienda una revisión completa de alcance del proyecto para asegurar la consistencia entre los EDT y los requerimientos del proyecto.

 Segundo: Definir los entregables principales del producto; los entregables predecesores necesarios para el proyecto pero que por sí mismos no satisfacen una necesidad comercial (por ejemplo, una especificación de diseño).

 Tercero: Descomponer los entregables principales a un nivel de detalle apropiado que permita gestionar con eficacia y eficiencia.

 Cuarto: Revisar y refinar la EDT hasta que los involucrados con el proyecto estén de acuerdo que el proyecto planificado pueda completarse satisfactoriamente y que la ejecución y el control producirán los resultados deseados.

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