Administracion De Proyectos

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Se refiere a la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para lograr objetivos específicos dentro del presupuesto especificado y las restricciones de tiempo establecidas.

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

El desarrollo de un nuevo sistema se debe administrar con cuidado; es probable que la forma en que se ejecute un proyecto sea el factor más importante que influye en su resultado. Ésta es la razón por la cual es esencial tener cierto conocimiento sobre administración de proyectos de sistemas de información y las razones por las que tienen éxito o fracasan.

PROYECTOS FUERA DE CONTROL Y FALLA DEL SISTEMA

En promedio, se subestima la mitad de los proyectos del sector privado en términos del presupuesto y tiempo requeridos para entregar el sistema completo que se prometió en el plan del sistema. Muchos proyectos se entregan con una funcionalidad incompleta. La consultoría de Standish Group, que monitorea las tasas de éxito de los proyectos de TI, descubrió que sólo el 29 por ciento de todas las inversiones en tecnología se completaban a tiempo, dentro del presupuesto y con todas las características y funciones que se habían especificado en un principio.

Ejemplo: Los sitios Web pueden desanimar a los visitantes a que exploren más si las páginas Web están atestadas y mal diseñadas, si los usuarios no pueden encontrar con facilidad la información que buscan, o si se requiere mucho tiempo para acceder a la página Web y mostrarla en la computadora del usuario.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Un proyecto es una serie planeada de actividades relacionadas para lograr un objetivo de negocios específico. Los proyectos de sistemas de información implican el desarrollo de nuevos sistemas de información, la mejora de sistemas existentes, o tal vez la actualización o reemplazo de la infraestructura de tecnología de información (TI) de la firma. Entre las actividades de administración de proyectos están el planear el trabajo, evaluar el riesgo, estimar los recursos requeridos para realizar el trabajo, organizarlo, adquirir los recursos humanos y materiales, asignar tareas, dirigir actividades, controlar la ejecución del proyecto, informar sobre el progreso y analizar los resultados. Como en otras áreas de la empresa, la administración de proyectos para los sistemas de información debe lidiar con cinco variables principales: alcance, tiempo, costo, calidad y riesgo.

• El alcance define qué trabajo se incluye o no en un proyecto, y que dentro de este sistema de información este incluido todo lo necesario para lograr el objetivo del proyecto.

• El tiempo es el lapso requerido para completar el proyecto.

• El costo se basa en el tiempo para completar un proyecto, multiplicado por el costo de los recursos humanos requeridos para finalizar ese proyecto. Los costos de un proyecto de sistemas de información también consideran el costo del hardware, software y el espacio de trabajo.

• La calidad es un indicador de qué tan bien cumple el resultado final de un proyecto con los objetivos especificados por la gerencia.

• El riesgo se refiere a los problemas potenciales que amenazan el éxito de un proyecto.

SELECCIÓN DE PROYECTOS

Por lo general las compañías tienen que lidiar con muchos proyectos distintos para resolver problemas y mejorar el desempeño. Hay muchas más ideas que recursos para los proyectos de sistemas. Las firmas tendrán que seleccionar de este grupo los proyectos que prometan el mayor beneficio para los negocios.

ESTRUCTURA GERENCIAL PARA LOS PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

• El grupo corporativo de planeación estratégica es responsable de desarrollar el plan estratégico de la firma, que puede requerir el desarrollo de nuevos sistemas.

• El comité de dirección de sistemas de información es el grupo gerencial de nivel superior con la responsabilidad del desarrollo y la operación de los sistemas. Está compuesto por los jefes de departamento de las áreas tanto de los usuarios finales como de sistemas de información. El comité de dirección revisa y aprueba los planes para los sistemas en todas las divisiones, busca coordinar e integrar sistemas y en ocasiones se involucra en la selección de proyectos específicos de sistemas de información.

• Un grupo de gerentes de proyecto se encarga de supervisar al equipo de cada proyecto. Este grupo está compuesto por gerentes de sistemas de información y gerentes de usuarios finales responsables de supervisar varios proyectos específicos de sistemas de información.

• Cada equipo es el responsable directo de ese proyecto de sistemas individual. Está formado por analistas de sistemas, especialistas relevantes de las áreas de negocios de los usuarios finales, programadores y tal vez especialistas de bases de datos. La mezcla de habilidades y el tamaño del equipo del proyecto dependen de la naturaleza específica de la solución del sistema.

VINCULACIÓN DE PROYECTOS DE SISTEMAS CON EL PLAN DE NEGOCIOS

Para poder identificar los proyectos de sistemas de información que puedan ofrecer el mayor valor de negocios, las organizaciones necesitan desarrollar un plan de sistemas de información que apoye su plan de negocios en general y en el que se incorporen los sistemas estratégicos a la planeación de nivel superior. El plan sirve como mapa para indicar la dirección del desarrollo de sistemas (el propósito del plan), el fundamento, la situación actual de sistemas, los nuevos desarrollos a tener en cuenta, la estrategia gerencial, el plan de implementación y el presupuesto.

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

Si se pueden obtener estos objetivos, se garantiza el éxito de la organización. Los CSF se modelan a través de la industria, la firma, el gerente y el entorno en general.

Por ejemplo: los CSF para la industria automotriz podrían incluir estilo, calidad y costo para cumplir los objetivos de una participación creciente en el mercado y elevar las ganancias. Los nuevos sistemas de información se deberían enfocar en proveer información que ayude a la firma a cumplir con esos objetivos.

ANÁLISIS DE CARTERA

El análisis de cartera realiza un inventario de todos los proyectos y activos de sistemas de información de la firma, que abarca infraestructura, contratos de outsourcing y licencias. Podemos describir

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