Auditoria
conta2522 de Junio de 2012
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BOLETÍN No.1
ESQUEMA BASICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
Introducción
Desde fines de los años setenta, algunos contadores públicos han venido
realizando trabajos de examen administrativo, cuyo propósito es promover la
eficiencia de las entidades. A este tipo de examen se le ha denominado,
preponderantemente, Auditoria Operacional.
En diciembre de 1972 la Comisión de Auditoria Operacional emitió su
primer boletín, con el propósito de identificar el trabajo de auditoria Operacional
realizado por el Contador Público, independiente o no, y con la intención de lograr
unificar criterios sobre el tema.
Desde entonces se reconoció que este tipo de trabajo, dada su naturaleza
que implica un alto contenido de creatividad, está sujeto a una dinámica que
implica que su conceptualización y metodología fueren afinándose a base de
aproximaciones sucesivas. Es este el origen de esta nueva versión del Boletín
No.1 de la Comisión de Auditoria Operacional.
Propósito del Boletín
Este boletín persigue definir el concepto, objetivo, alcance y aplicación de la
auditoria operacional, así como su relación y diferenciación con la auditoria
interna, la externa, la consultoría y otro tipo de trabajos profesionales de
naturaleza análoga.
Los criterios aquí expuestos, pretenden eliminar las divergencias que sobre
el tema han existido, adoptando una posición práctica de identificación de
conceptos y apartándose de polémicas y académicas estériles.
Concepto de Auditoria Operacional
Por auditoria operacional debe entenderse: el servicio que presta el contado
público cuando examina la entidad.
Objetivo de la auditoria operacional
El objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar
recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que
se practique.
Existen tres niveles en que el contador público puede participar de apoyo en las
entidades:
Primero.
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En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado.
(Diagnóstico de obstáculos).
Segundo.
En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos,
etc., interviniendo en su formación.
Tercero.
En la implantación de los cambios e innovaciones. (implantación de
sistemas, etc.)
La auditoria operacional persigue: detectar problemas y proporcionar bases
para solucionarlos; prever obstáculos a la eficiencia; Presentar recomendaciones
para simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes y
todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la
administración de las entidades, en la consecución de la óptima productividad.
En la práctica de una auditoria operacional, el contador publico se
circunscribirá al primer nivel de apoyo, ya que su participación en las demás
niveles queda nula de la práctica de auditoria operacional. Los niveles segundo y
tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de
reorganización, desarrollo de sistemas y consultoría administrativa.
El auditor operacional, al revisar las funciones de una entidad: investiga,
analiza y evalúa los hechos, es decir, diagnóstica obstáculos de la infraestructura
administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a
eliminarlos.
El auditor operacional hace las veces del médico general, que diagnóstica
las fallas (enfermedades) dando pie a la participación del especialista, que puede
ser él mismo u otro contador público, el que promoverá las soluciones concretas.
Esto último corresponde a los niveles de apoyo segundo y tercero mencionados
en el párrafo 8.
Alcance
En este apartado se señalan aquellas actividades que delimitan la práctica
de la auditoria operacional, que la identifican claramente y que la equiparán o
distinguen de otros trabajos.
Algunos autores firman que ka auditoria operacional no debe presentar
recomendaciones, que sólo debe conjuntar hechos, ayudar a la administración a
evaluar desempeños y determinar que tipos de investigaciones adicionales deben
hacerse para lograr avances. El diseño de las recomendaciones es, en opinión de
tales autores, responsabilidad de los encargados de áreas o especialistas en las
actividades sometidas a evaluación.
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La Comisión de Auditoria Operacional del IMCP, ha mantenido siempre un
criterio uniforme sobre particular, considerando que la auditoria operacional debe
proponer recomendaciones específicas (en los casos que se tengan elementos
para ello) y que de no ser así, pudieran tener un carácter general; pero en todos
los casos deben presentarse sugerencias para mejorar la eficiencia.
De esta manera, el servicio se vería restringido, pues sin presentar
recomendaciones, en lo general esto sería requerido por grandes entidades que
tienen el potencial suficiente y los especialistas necesarios para encontrar las
soluciones. En nuestro medio la tendencia es que la administración requiere no
sólo se le presenten los hechos comparados contra estándares, sino que exigen
del auditor la presentación de recomendaciones. Así, el servicio de auditoria
operacional es más útil y más acorde a nuestra realidad.
En relación con los elementos del proceso administrativos que deben ser
tomados en cuenta en un examen de auditoria operacional, la revisión debe ser
integral, abarcando todos los pasos de dicho proceso (planeación, organización,
dirección y control) y no-solo debe restringirse al control.
En el boletín No.2 de esta comisión – Metodología – en su edición revisada,
define a la operación como el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin
u objetivo particular dentro de la entidad, tales como vender, comprar, cobrar o
producir.
Las anteriores referencias son un antecedente del énfasis que se desea
añadir para aclarar de mejor manera lo que es una opinión, evitando dar nuevas
definiciones pero incluyendo en su lugar ciertas comparaciones y reglas simples,
que junto con las ya indicadas, faciliten la formación de un mejor juicio:
1. No es lo mismo un departamento que una operación. En una operación
pueden intervenir varios departamentos, bien sea en forma total o solamente una
parte de ellos.
2. No deben confundirse las funciones fundamentales de la administración con
las principales operaciones o funciones de una entidad; lo que sí es importante
resaltar es que al revisar las operaciones, debe considerarse la forma que ellos
son planeados, organizados, dirigidas y controladas.
3. Los límites que se establezcan a una operación en una entidad, deben dar
consideración a la posibilidad de realizar una investigación completa y lógica, que
aporte sugerencias integrales y no una visión parcializada y eventualmente
errónea de los hechos.
La segregación de operaciones en una entidad está más acorde a las
funciones tradicionales de la misma (vender, comprar, producir, cobrar, almacenar,
otorgar crédito, invertir, etc.) que a cualquier otra consideración.
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Aplicación de la Auditoria Operacional
Aunque no pueden establecer reglas fijas que determinen cuando debe
practicarse la auditoria operacional, si se pueden mencionar aquellas que
habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los
consultores, han determinado como más frecuentes:
1. Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.
2. Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las
razones, y
3. Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el
sano crecimiento de las entidades.
La auditoria operacional puede realizarse en cualquier época y con
cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin
de que rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse un programa cíclico de
revisiones en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años,
manteniéndose un examen permanente de aquellas operaciones que requieran
especial atención del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad.
En cuanto a la metodología de su aplicación, el boletín No.2 de esta Comisión, la
señala en detalle.
La Auditoria Interna Y La Auditoria Operacional
En los últimos has se ha notado cierta tendencia de parte de los auditores
internos, de adoptar el término “Auditor Operacional”.
Esto obedece a que tradicionalmente la auditoria interna se ha ligado a la
auditoria financiera. Actualmente se considera que el auditor interno, que no es
también operacional, se ha rezagado en su práctica profesional. Desde luego debe
entenderse que el auditor interno siempre deberá estar en aptitud de realizar
evaluaciones del proceso generador de información financiera, particularmente
cuando en esta área se detecten fallas de consideración.
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