CONTABILIDAD

De las acepciones de fondo, la que identificamos en nuestra materia es la que se refiere a caudal y caudal significa dinero.

Por tanto, el fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una empresa

las empresas se asigna, por lo general, el fondo fijo a una persona, la cual se responsabiliza del manejo y custodia del mismo. En resumen, se puede decir que el fondo fijo se inicia cuan­do a una persona se le asigna esa actividad y le entregan una cantidad específica en dinero que al transcurrir el tiempo y por las necesidades de la empresa posiblemente debe ser am­pliado, reducido o cancelado. En una empresa se puede crear un fondo fijo, que es lo más común, o varios según las necesidades. Supongamos que una empresa por su dimensión y sus ope­raciones necesita crear varios fondos fijos de caja y asigna una cantidad a una persona en cada uno de los departamentos de Administración, Ventas y Producción. El fondo fijo de caja siempre debe presentar una cantidad fija, es decir, físicamente debe sumar en dinero o en compro­bantes el total de lo asignado para dicho fondo.

De hecho, en el fondo fijo sólo debe canjearse dinero en efectivo por comprobantes de gastos.

Creación del fondo

- Se estima una cantidad de dinero que cubra las necesidades para pequeños pagos en determinado lapso

- Se emite un cheque por la cantidad estimada y se le entrega a la persona que se va a encargar de su custodia y manejo dentro de la empresa

- Se establecen una serie de normas para su funcionamiento (prohibir hacer pagos de caja chica por montos superiores a cierta cantidad, establecer qué persona debe autorizar los pagos con el efectivo del fondo fijo)

- El cajero de caja chica va cancelando las diversas obligaciones y guardará constancia que justifique los pagos hechos

- Cuando el fondo esté a punto de agotarse, o en cierto período de tiempo preestablecido, el cajero presenta los diversos comprobantes por lo que ha cancelado y se le emite un nuevo cheque por el total de los recibos para que vuelva a tener su fondo fijo completo y así sucesivamente.

No se afectó la cuenta "Caja Chica" ya que ésta se moviliza solamente cuando se crea, cuando se decide aumentar el fondo o cuando se decide disminuir el fondo

XVII.3 Tratamiento de Faltantes y Sobrantes de Caja Chica

Cada cierto tiempo debe hacerse un arqueo de los fondos de la Caja Chica por una persona autorizada. La suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo debe ser igual al total del fondo asignado a la Caja Chica, pero puede suceder que se haya hecho un pago no relacionado, o se cancele un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero haya hecho uso indebido del mismo, entonces pueden originar sobrantes o faltantes de dinero en la Caja Chica.

Si existe un faltante de efectivo para tener completo el fondo fijo, hay dos alternativas:

- Decidir cobrarle el faltante al Cajero, el cual cargaremos a una cuenta de Activo Circulante denominada "Cuentas por Cobrar Empleado"

- Considerar el faltante como un gasto de la empresa y cargarlos a una cuenta de Otros Egresos denominada "Faltante de Caja Chica"

En cualquiera de los dos casos hay que hacer el cheque de reposición por lo que le falta al efectivo para

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