Caja Menor

CAJA MENOR

Las cajas menores son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de las entidades, y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables para la buena marcha de la administración.

CREACION Y ADMINISTRACIÓN DE LA CAJA MENOR

• Notificar por escrito la asignación de la administración de la caja menor

Entrega copia de resolución de constitución de la caja menor al pagador de la caja y otra copia a contabilidad para trámite de solicitud de pago, con las disponibilidades de soporte

• Cobrar cheque de caja menor

El responsable de caja menor se debe encargar del cobro del cheque realizado por tesorería a partir del procedimiento de pagos para la aplicación de recursos financieros

• Solicitud del gasto

Para cualquier solicitud de gasto de menor cuantía por caja menor se debe enviar al pagador el formato respectivo con la solicitud

• Atender solicitud de gastos

Los gastos se atienden de acuerdo a las solicitudes de consumo o solicitudes de las diferentes dependencias, los cuales deben ser acordes con lo establecido en la resolución de apertura de la caja menor y previa autorización del gerente respectivo o del director administrativo, en el caso de la caja EDU

• Realizar compra de menor cuantía (cuando se requiera)

Se selecciona el mejor proveedor de acuerdo al cumplimiento de los requerimientos técnicos establecidos y al valor de los suministros o requerimientos

Se verifica si el proveedor cumple con los requisitos (si ya tiene el RUT inscrito en contabilidad o de lo contrario se solicita la inscripción de RUT en contabilidad)

Se recibe el bien o servicio prestado y se verifica contra factura

Se entregan los suministros o requerimientos al beneficiario

El personal autorizado se encarga de realizar los trámites previa solicitud de la gerencia respectiva y firma del formato de control

• Legaliza las solicitudes o requerimientos mediante factura o comprobante de caja menor

La legalización de los gastos de caja menor deberá efectuarse durante los 5 días hábiles siguientes a su realización

No se debe entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior

Recibe las facturas respaldo d la compra efectuada, para verificar el recibo o satisfacción del usuario

En el caso de no requerir factura se deja registro deja registro de la transacción realizada en el recibo de caja menor, con la firma del beneficiario

• Efectuar el pago

Se hace el pago al contratista o al beneficiario

• Registrar en el comprobante de caja menor

Registrar los recibos definitivos en el módulo caja menor del sistema integrado gerencial

• Efectuar reembolso

Efectúa reembolso cuando se haya pagado el 70% o más del total asignado para la caja menor, anexa los documentos soporte

Se imprime la planilla, se firma por el pagador, tesorería y luego pasa a firma del gerente respectivo o del director administrativo, en el caso de la caja EDU

• Verificar soportes del reembolso

Revisar el valor de los soportes, generar el compromiso, elaborar el comprobante para el reembolso

• Aprobación del reembolso de caja menor

Se pasa la plantilla con todos los VoBo para aprobación del gerente respectivo

• Reembolsar fondos de caja menor

Elabora cheque y genera comprobante de pago, y entrega cheque al responsable de la caja menor

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