CAJA MENOR

CAJA MENOR

Es un fondo fijo en poder de algunos funcionarios de la empresa, creado para desembolsos en efectivo de menor cuantía, cuando no se justifica girar un cheque.

Este fondo debe estar representado en dinero o en comprobantes reembolsables que sirvan de soporte del pago correspondiente.

Los registros contables relacionados con el fondo de caja menor son:

1. Creación del fondo de caja menor, para esto se gira un cheque a nombre de la persona responsable del manejo del fondo, por el monto que la empresa haya decidido. Tal operación origina el siguiente registro:

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO

1105 Caja $ XXXXXXX

110510 Caja menores $ XXXXXXX

1110 Bancos $ XXXXXXX

111005 nacionales $ XXXXXXX

2. Pagos por caja menor: a medida que se requiera hacer las cancelaciones autorizadas, esas se realizan con el dinero del fondo, quedando en su reemplazo el comprobante respectivo, sin que haya lugar a registro alguno.

3. Reembolso del Fondo de caja menor: cuando el dinero del fondo se haya agotado o cuando finalice el periodo contable, se hace indispensable reintegrar el dinero del fondo, para lo cual se gira un nuevo cheque por el valor exacto de los comprobantes de pago que haya hasta ese momento. El cheque por el reembolso debe ser girado a nombre del empleado responsable del fondo.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO

51xxx Gastos administ $ XXXXXXX

52xxx Gastos ventas $ XXXXXXX

1365xx Ctas x cob trabajad $ XXXXXXX

136595xx Luis XXXX $ XXXXXXX

1110 Bancos $ XXXXXXX

111005 nacionales $ XXXXXXX

4. Aumento del fondo de caja menor: este da origen a un registro igual al de la creación del fondo , por el monto que se desea incrementar

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO

1105 Caja $ XXXXXXX

110510 Caja menores $ XXXXXXX

1110 Bancos $ XXXXXXX

111005 nacionales $ XXXXXXX

5. Cancelación del fondo de caja menor: el registro contable consiste en un debito a bancos y un crédito a caja menor por el valor existente en el fondo: este mismo asiento se utilizara para cuando se disminuya el valor del fondo de caja menor.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO

1110 Bancos $ XXXXXXX

111005 nacionales $ XXXXXXX

1105 Caja $ XXXXXXX

110510 Caja menores $ XXXXXXX

6. Sobrantes y faltantes del fondo de caja menor: si en el momento de un arqueo o al hacer el reembolso del fondo, la suma de los comprobantes, mas el dinero existente, es diferente del monto establecido para el fondo, se presenta un faltante o un sobrante del fondo de caja menor.

En estos casos, la práctica contable generalizada es:

- Si la diferencia es un faltante, se debita la cuenta de cuentas por cobrar a trabajadores con el fin de ser descontado posteriormente al funcionario respectivo.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO

1365 Ctas x cob trabajad $ XXXXXXX

136595xx Faltantes $ XXXXXXX

1110 Bancos $ XXXXXXX

111005 Nacionales $ XXXXXXX

- Si la diferencia es un sobrante, se acredita el valor en la cuenta de ingresos diversos afectando, así las cuentas de resultados del periodo.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CREDITO

1110 Bancos $ XXXXXXX

111005 Nacionales $ XXXXXXX

4295 Ingresos diversos $ XXXXXXX

429553 Sobrante caja menor $ XXXXXXX

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