CAJA MENOR

LA CAJA MENOR

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

Constitución del fondo de caja menor

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:

110510 100.000

111005 100.000

Reembolso de caja menor

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

La contabilización del reembolso será:

51XXXX 80.000

111005 80.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

Giro de cheques a la vista, acreditados en el libro de bancos y debitadas en el extracto bancario, las cuales coinciden y no se realiza ninguna operación de ajuste.

• Consignaciones en el libro auxiliar con las anotadas en el extracto.

• Giro de cheques posfechados acreditados en el libro de bancos, pero el banco no los conoce o han sido presentados para su pago. Esta situación se presenta en la conciliación disminuyendo el saldo del libro.

• Consignaciones nacionales conocidas por la empresa mediante Fax y que no han sido efectivas por el banco. La mejor forma de presentarla es en la cuenta 111505 de remesas en tránsito.

• Los rendimientos bancarios como están registrados por el banco en Nota Crédito por los conceptos de CDT, Devolución de intereses, rendimientos de fondos de inversión no están contabilizados por la empresa, por consiguiente requiere de un asiento contable de ajuste,

• Los gastos vienen soportados por notas débito bancarias por concepto de chequeras, intereses por préstamos, sobregiros, pago de obligaciones bancarias, hipotecarias, comisiones de remesas de otras plazas, intereses por sobregiro bancario, cheques devueltos que el banco si registro, se debe llevar en una nota de contabilidad de ajuste al gasto de la empresa contra la cuenta de bancos.

• Los ingresos varios soportados por nota crédito bancario por concepto de ingresos por giros de terceros consignados en la cuenta corriente, consignaciones de terceros por pleitos pendientes no contabilizados por la empresa, se reconocen en nota de contabilidad para debitar la cuenta auxiliar de bancos contra una cuenta de ingresos.

• Cualquier otra diferencia que contenga de más el extracto o viceversa, son objeto de ajuste contables, hasta demostrar el saldo del extracto bancario certificado.

Los valores determinados en el extracto no contabilizados en los libros auxiliares requieran ajustes contables mediante notas de contabilidad en el período contable en que se detectan porque se busca la objetividad de la información.

La conciliación del período anterior es fundamental en el seguimiento de los valores conciliados, los cuales no aparecen en el libro auxiliar:

• En la conciliación anterior aparecen los cheques pendientes de cobro (o cheques en mano) los cuales se les hace seguimiento en el extracto actual, sino aparecen seguirán para la siguiente conciliación.

• Las remesas en tránsito no registradas en el auxiliar durante el mes pero que aparecen al inicio del extracto.

Con el uso del programa de contabilidad se tendrá la oportunidad de editar el libro auxiliar de bancos para conciliar el extracto bancario.

Clases de conciliaciones

Existen dos clases de conciliación más comunes: individual y la conjunta, las cuales requieren para su elaboración del extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos y la conciliación anterior.

Con el extracto bancario de Bancafé y el reporte del libro auxiliar de bancos, se procede a realizar la conciliación individual, que por su importancia es la recomendada en todo tipo de empresa.

BANCO COLOMBIA

NEIVA PAG. 1

CUENTA NO CLINICA DE MOTOS

Cra. 9 5-92

077-05500-3

Neiva, ZONA POSTAL

077-05500-3

EXTRACTO EN

NOV/30/2007

Informar sus reparos o inquietudes directamente a su oficina, en su defecto a la contraloría del banco: apartado aéreo 241609, Bogotá.

CHEQUES CHEQUES CONSIGNA

CIONES DIA SALDO

No Valor No Valor

Saldo a oct.31/07 1.200.000

5.000.000 01 6.200.000

6239 2.000.000 3.000.000 05 7.200.000

2.000.000 10 9.200.000

CR-TC 3.000 CB 3.000.000 15 12.197.000

6240 4.197.000 15 8.000.000

CB 1.000.000 22 9.000.000

6241 3.000.000 22 6.000.000

CR-TC 6.000 25 5.994.000

6242 3.500.000 30 2.494.000

CREDITOS:

6 12.706.000 DÉBITOS:

5 14.000.000 PROMEDIO:

2.447.000

CR-TC Tarjeta de crédito. CD Cheque devuelto. CB Credibanco.

El estudiante debe conseguir un extracto bancario, para conocer todas las especificaciones y convenciones de cada transacción.

El procedimiento de la conciliación es comparar los débitos y los créditos del extracto con los débitos y créditos realizados en el libro auxiliar de bancos, si lo prefiere puede resaltar o señalar los datos concordantes:

1110 Bancos

111005 Moneda nacional

11100505 Libro Auxiliar de Banco Colombia No. 077-05500-3

2006 DÉBITOS: CRÉDITOS: SALDOS:

01-11

01-11

05-11

05-11

10-11

15-11

15-11

22-11

22-11

30-11

30-11 Saldo Inicial

Consignación

Ch 6239 Julio Celis

Consignación

Consignación

Ch 6240 Pedro Martínez

Consignación

Ch 6241 Fernando A Fierro

Consignación

Ch 6242 Nómina Noviembre

Ch 6243 Reembolso caja menor

5.000.000

3.000.000

2.000.000

3.000.000

1.000.000

2.000.000

4.197.000

3.000.000

3.500.000

300.000 1.200.000

6.200.000

4.200.000

7.200.000

9.200.000

5.003.000

8.003.000

5.003.000

6.003.000

2.503.000

2.203.000

Saldo que pasan: 14.000.000 12.997.000

Conciliación individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar.

El método consiste en observar las operaciones que realizó el banco y las operaciones que registró la empresa durante el ejercicio y otras que habían sido contabilizadas en el anterior período que se observan en la conciliación anterior, para llevar las diferencias en la conciliación bancaria, en notas de contabilidad, luego al comprobante de contabilidad

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