Caracteristicas De Los Procesos

Es muy significativo que la gerencia este atenta con todo lo concerniente a la gestión de procesos, su integración, operatividad, eficiencia de tal forma que ellos permitas alcanzar los objetivos establecidos.

De aquí entonces la importancia de que a la hora de dar vida a los procesos, a que estos se pongan en marcha sedetermine no solamente lo que represente en pro de la empresa y todos sus actores involucrados, sino que se sepa cuáles son sus características, alcance, ventajas.

Algunas características a ser consideradas:



Incrementar la eficacia.

 Reducir costes.

 Mejorar la calidad.

 Acortar los tiempos y reducir, así, los plazos de producción y entrega del servicio.

Estos objetivos suelen ser abordados selectivamente, pero también pueden acometerse conjuntamente dada la relación existente entre ellos. Por ejemplo, si se acortan los tiempos es probable que mejore la calidad.

Además están presentes, en la gestión de procesos, otras características que le confieren una personalidad bien diferenciadade otras estrategias y que suponen, en algunos casos, puntos devista radicalmente novedosos con respecto a los tradicionales. Así, podemos aproximar las siguientes:

 Identificación y documentación. Lo habitual en lasorganizaciones es que los procesos no estén identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Tal y como se expuso anteriormente, los procesos fluyen a travésde distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.

 Definición de objetivos. La descripción y definición operativade los objetivos es una actividad propia de la gestión. La característica del enfoque que nos ocupa es definir explícitamente esos objetivos en términos del cliente. Esto permitirá orientar los procesos hacia la Calidad, es decir hacia la satisfacción de necesidades y expectativas.

 Especificación de responsables de los procesos. Al estar, por lo común, distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes áreas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales.

La gestión de procesos introduce la figura esencial depropietario del proceso. El dueño del proceso es una persona que participa en sus actividades. Será esta persona la responsable última, teniendo control sobre el mismo desde el principio hasta el final. Generalmente este papel es asignado a un mando o directivo.

El propietario del proceso puede delegar este liderazgo en un equipo o en otra persona que tenga un conocimiento importante sobre el proceso. En este caso, es vital que el dueño del proceso esté informado de las acciones ydecisiones que afectan al proceso, ya que la responsabilidad no se delega.

 Reducción de etapas y tiempos. Generalmente existe una sustancial diferencia entre los tiempos de proceso y de ciclo. La gestión de procesos incide en los tiempos de ciclo, y en la reducción de las etapas, de manera que el tiempo total del proceso disminuya.

 Simplificación. Intentando reducir el número de personas ydepartamentos implicados en un ejercicio de simplificación característico de esta estrategia de gestión.

 Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido. Es frecuente encontrar que buena parte de las actividades deun proceso no aportan nada al resultado final. Puede tratarsede actividades de control, duplicadas o, simplemente, que se llevan a cabo porque surgieron, por alguna razón más o menos operativa en principio, pero que no han justificado su presencia en la actualidad. La gestión de procesos cuestiona estas actividades dejando perdurar las estrictamente necesarias, como aquellas de evaluación imprescindibles para controlar el proceso o las que deban realizarse por cumplimiento de la legalidad y normativa vigente.

 Reducción de burocracia.

 Ampliación de las funciones y responsabilidades

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