Documentos Importantes

Selección del lugar

El lugar de la reunión es la sede que se consiguió para llevarla a cabo; una vez que la convención ha iniciado, es poco lo que se puede hacer para alterarla. Es importante seleccionar cuidadosamente el lugar, ya que éste debe satisfacer tanto los propósitos de la convención como las necesidades del grupo.

• ¿Es la situación geográfica un elemento importante?

• ¿De dónde proviene la mayoría de los convencionistas?

• ¿Están orientadas las diversiones y los deportes hacia los intereses del grupo?

• ¿Se tiene en consideración la vida nocturna? ¿Se trata de un grupo de turistas?

• ¿Preferirían los invitados un ambiente urbano o uno campestre?

• ¿El lugar podría considerarse un sitio adecuado para vacaciones?

• ¿Cuántos convencionistas asistirán acompañados por su esposa o familias?

La ciudad

Para seleccionar la ciudad deben tenerse en cuenta las características del grupo que asistirá a la convención, de manera que es necesario establecer parámetros concretos de éste y de sus intereses; también se deben considerar los aspectos sociales que se desean cubrir durante el evento.

• La ciudad en la que se llevará a cabo la convención debe tener buenas vías de comunicación, poseer una infraestructura eficaz, y ofrecer atractivos turísticos.

• De la ciudad se debe considerar el clima, condiciones de acceso, transporte local, hoteles, mercados, tours, lugares de esparcimiento y costos y ventajas en reuniones fuera de temporada.

Inspección del lugar

Es necesario realizar una investigación personal acerca del lugar visitado. Se debe informar al director de ventas del hotel que se presentarán personas con el fin de estudiar la posibilidad de celebrar una convención en ese lugar.

• Se pueden obtener los datos necesarios acerca de fechas disponibles, posibles superposiciones con otros grupos y los nombres de los ejecutivos con quienes probablemente se tratará.

• En el directorio local deben verificarse las listas de las oficinas regionales o las direcciones que aparecen en la sección de anuncios en las publicaciones turísticas nacionales.

Con la inspección del lugar se espera obtener los datos siguientes:

a) Condición general de los hoteles y de los auditorios.

b) Alojamiento y servicios, número y tipo de cuartos, ventajas que se ofrecen, estado del mobiliario y de la decoración, servicio de alimentos, manejo de recepción y registro, trato del personal, etc. También se tendrá una visión completa del hotel por medio de las opiniones de los huéspedes.

c) Número, tamaño y tipo de los salones de juntas, a fin de comprobar si están ocupados para la proyección de audiovisuales, si existen elementos fuera del salón capaces de distraer la atención de los oyentes, etc.

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