ENSAYO GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

ENSAYOS SEMANA 3

VALENTINA MONCALEANO FERREIRA

MAGALI YADIRA LABRADOR TOVAR

DOCENTE

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN VIRTUAL GERENCIA DE PROYECTOS

Bogotá D.C

29/03/2020

Tabla de contenido

1.        ENSAYO GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO.        3

2.        ENSAYO GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO        5

3.        ENSAYO GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO        6

4.        LECTURAS        8

1. ENSAYO GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO.

En este ensayo hablaré sobre la gestión del alcance del proyecto, el cual esta definido con el conjunto de procesos encargados de definir y planificar que trabajos son necesarios en el proyecto, se trata de asegurarse de que solo ese trabajo es el que se realizará durante el proyecto  (MANAGEMENT, 2018),  para lograr esto se tienen 5 procesos los cuales serán descritos a continuación.

Comenzaré hablando del primer proceso el cual hace referencia a la planificación del alcance, este es la primera fase del proyecto y se utiliza en el desarrollo del plan este puede ser tan extenso o tan detallado como lo necesite el proyecto, en esta parte se describe el qué, el cómo y el dónde de los entregables y debe estar determinado y escrito y bajo conocimiento del cliente, de la audiencia y de los desarrolladores, con el fin de tener claro sonde comienza y donde termina el proyecto, los factores principales a tener en cuenta es el ambiental y el organizacional y como aportan o afectan a las partes interesadas (stakeholders), para el desarrollo de este se hace la recomendación de tener apoyo de expertos, con el fin de obtener más análisis y participación del desarrollo del proyecto y un documento de como se definirá, se verificará y se controlará el alcance.

El siguiente proceso es la definición del alcance el cual se realiza principalmente para tener el conocimiento entre todas las partes interesadas y para confirmar y complementar los objetivos, las decisiones que se tomen en este espacio son determinantes para el impacto y el éxito del proyecto, se debe tener una explicación clara del producto o servicio que esta incluido dentro del proyecto, ayuda a determinar los tiempos y a impedir retrasos ya que se deben tener claras y establecidas las metas y los objetivos, también debe estar claro lo que esta y n esta incluido en el alcance del proyecto, este documento puede ser usado para controlar y gestionar el alcance del proyecto, como herramienta de comunicación para las partes interesadas  y finalmente para la retroalimentación del plan de gestión del alcance del proyecto.

El siguiente paso es el desglose de trabajo, en el cual van definidos y organizados las actividades que se deben realizar y los trabajos que hacen parte de estos, se descompone en tareas para facilitar la ejecución, y sirve como herramienta de comunicación entre las partes interesadas, las salidas de esto es el paso a paso a realizar en cada elemento del proyecto.

Para la aceptación formal del proyecto llego al cuarto paso el cual es la verificación del alcance, este proceso proporciona retroalimentación al asegurar que los trabajos realizados coincidan y cumplan con lo establecido en los requisitos y esto puede minimizar los retrasos.

Y por último tenemos el control el cual minimiza el riesgo de fallas durante el desarrollo del proyecto a parte de reducir el impacto de los cambios no autorizados por el alcance sin abordar características como el tiempo, costos o recursos.

Puedo decir que el alcance del proyecto es uno de los factores mas cruciales para el desarrollo y el éxito de este ya que abarca factores muy importantes como lo son los objetivos, la determinación de las metas y los entregables y finalmente determina el inicio y el fin del proyecto.

1.  ENSAYO GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO

Para desarrollar este ensayo comenzaré definiendo que es la gestión de costos el cual hace referencia a el proceso de estimar y controlar los costes de un proyecto. Permite que las empresas conozcan por adelantado los gastos y así reduzcan las posibilidades de superar el presupuesto inicial. (GBEGNEDJI, 2017), y continuare dando una breve explicación de cómo realizar una buena gestión de costos y de no ser así unas posibles consecuencias sobre esto.

Para que un proyecto tenga éxito en cuanto a gestión de costos lo primero que debe tener en cuenta es que se deben establecer las reglas claras en cuanto al control de costos, las jerarquías de aprobación de todos los requerimientos en la ejecución del proyecto y que métodos de control se aplicaran o se seguirán para asegurar lo establecido. Además de esto, se hace necesario que el mecanismo de control deseñado para el proyecto permita que el director o gerente del proyecto registre todos los gastos y los datos que sean relevantes durante todo el proceso de desarrollo del proyecto y de esta manera, tener una posibilidad mayor en no sobrepasar el presupuesto establecido y poder llegar posiblemente a tener un ahorro de tiempo, también es muy importante el hecho de poder demostrar a las partes interesadas como se esta manejando y ejecutando el proyecto y el control optimo que se le esta dando en especial en este recurso tan importante como lo es el costo del proyecto.

Los niveles de control para atender las necesidades y requerimientos que surjan durante los procesos deben tener o contar con el nivel de atención requerido, es decir que oriente el niel de control sobre los requerimientos y para lograrlo el gerente de proyectos debe conocer todos los requerimientos para de esta forma tener la potestad para aceptar o rechazarlos.

Si tenemos aplicado todo lo anterior se puede evitar el llegar a un punto del proyecto en el cual se piense tener el control total de los costos y estar cumpliendo a cabalidad con los requerimientos y encontrarnos con que a pesar de que falta algún tiempo para cumplir con los objetivos y el tiempo planteado para cumplir con el proyecto hemos sobrepasado el presupuesto establecido al iniciarlos y tener que realizar una investigación exhaustiva de todos los gastos realizados durante el proceso que llevamos.

1. ENSAYO GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Para desarrollar este ensayo voy a describir que es la gestión del tiempo en un proyecto comenzando por explicar que el tiempo del proyecto incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo, estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento , dependiendo de las necesidades del proyecto para cada proceso puede implicar el esfuerzo de un grupo de personas o persona  y se desarrollan por lo menos una vez en cada proyecto o en una o más fases del proyecto (PMI, 2016), describiré los secretos de la cronología de proyectos que soportan las buenas practicas de la gestión de proyectos y terminare con mi punto de vista de cual de los cinco es el mas importante o fundamental para esto

El primer secreto hace referencia a los entregables que se deben crear basados en el calendario del proyecto y no basado en las actividades y para esto se requiere construir un work brackdown structure basado en entregables y así se tendrá un mayor control de las actividades y procesos realizados en un tiempo determinado, el siguiente secreto seria determinar el nivel apropiado de detalle esto teniendo en cuenta que en cada proyecto esto es único, y debe ser definido como un rango aceptable de duración de las tareas, se debe tener en cuenta que cada tarea definida debe contar con un tiempo especifico asignado para esta y este tiempo no puede superar el 10% del tiempo total del proyecto, puesto que si una tarea abarca demasiado tiempo se corre el riesgo inherente de abandonar el proyecto.

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