Ensayo "La Meta"

Los pedidos atrasados, el recorte de personal y de presupuesto, son problemas que cualquier tipo de empresa, en cualquier industria pueden llegar a presentarse si no se algo al respecto, otro punto son las bajas eficiencias, y en la mayoría de los casos se debe por causas muy lógicas y fáciles de solucionar si se les presta la atención suficiente.

Siempre hay que utilizar bien los recursos humanos y los materiales con los que se cuente, de esta manera se podrán obtener resultados, mejorar las acciones y las utilidades de la empresa a tratar, es bueno fijarse metas cortas para la obtención de resultados, así en poco tiempo nos estaremos dando cuenta rápidamente si existe una mejoría y de qué nivel.

Las urgencias en los pedidos atrasados, es un tema que muchas empresas ven a diario si esta no está correctamente administrada, al no tener idea alguna de como poder solucionar el problema desde la raíz se realizan las urgencias más antiguas o la mayor de las urgencias, para sacar adelante este pedido puede significar retrasos en los demás causando pérdidas de tiempo y dinero.

¿Pero porque un gerente de planta no podría encontrar el problema?

Si ya se estaba presionando mucho a la gente y se habían reducido los costos al mínimo, ¿en dónde estaba el problema?, muchas veces esto ocurre porque no estamos buscando la solución al problema total, sino que solo buscamos la solución al problema parcialmente, por ejemplo, cómo sacar adelante la producción del día y tratar de que no se atrase más de lo que ya está.

A veces se necesita ir más allá del problema diario y verlo de una forma más general, no hay que basar la eficiencia de la planta en una sola máquina, cuando todas están relacionadas entre si para generar un solo bien o producto.

Siempre es bueno contar con ayuda externa, una persona que no conozca los defectos de la empresa, así de esta manera no se pensara en una solución de manera reprimida, pensando que no es posible hacer cierta mejora en la producción. Esto es necesario para poder encontrar el inicio del problema, y llegar a hacer las preguntas claves para empezar a trabajar en las soluciones que están afectando directamente las utilidades de la empresa.

La automatización y la constante actualización en la tecnología utilizada en los procesos de toda empresa siempre son importantes, ya que gracias a ella se pueden reducir tiempos, y costos de operación, lógicamente haciendo un análisis del beneficio que se tendría si se adquiere la tecnología y cuál sería el impacto de su adquisición en todas las áreas, así se podría decidir más fácilmente si su compra o implementación es redituable para la empresa.

Pero aun y cuando la tecnología de la empresa sea la mejor, y se crea que gracias a ella se haya incrementado la productividad, puede que se esté cayendo en una idea errada, ya que si no se generan utilidades, ¿cómo se puede decir que se está aumentando la productividad?

Esto es fácil de explicar, si en la empresa se cuenta con alguna tecnología de automatización y gracias ella los productos que dicha automatización realiza, se hacen más rápido de lo que se hacían antes, se puede decir que la automatización está generando utilidades solo y si gracias a ella se contestan de forma afirmativa las siguientes preguntas críticas:

¿Se han vendido más productos gracias a dicha tecnología?

¿Se han reducido los gastos de operación?

¿Se han bajado los niveles de inventarios?

Si la respuesta a estas importantes preguntas ha sido negativa, entonces ¿Cómo se puede decir que se ha aumentado la productividad?

Es importante no confundir las prioridades de la empresa, tal vez se hayan bajado los costos unitarios cierto porcentaje y se hayan subido las eficiencias un poco, gracias a la tecnología recién adquirida, pero ¿se calculó correctamente la eficiencia? Pero más importante aún, la eficiencia no es la meta de los negocios, ya que a las empresas no les sirve de nada tener una eficiencia alta si no se generan utilidades.

La pregunta correcta seria, ¿para que están las compañías en el negocio? La meta de todo negocio es ganar dinero, no buscar la mayor eficiencia sino las mayores utilidades. Solo se puede decir que algo es productivo si genera utilidades.

Hay que observar con mucha atención a las tecnologías de automatización con las que se cuenta y mas si se piensa que gracias a ella la empresa esta en progreso.

La meta de la empresa es ganar dinero, pero si se esta buscando la eficiencia en el camino no se va a encontrar.

Hay tres pasos importantes para aumentar las utilidades:

1.- Aumentar el Throughput.

2.- Bajar el nivel de inventarios.

3.- Reducir los gastos de operación.

Se le llama Throughput al volumen de trabajo o de información neto que fluye a través de un sistema, como por ejemplo puede ser una red de computadoras

Otro punto importante para la visualización correcta del problema es averiguar quién o que esta contribuyendo a la meta de la empresa y reforzarlo, así como de quien o que no contribuye con las metas establecidas para poder comenzar por esas zonas.

Cuando se está administrando o se tiene un cargo que requiera administrar, nunca se debe de olvidar ningún área inclusive lo familiar así como el trato diario con el personal. Como gerente de planta se debe de administrar todo, desde la industria hasta lo personal y familiar, nunca se debe de descuidar nada, ningún punto de la empresa, y menos de la vida diaria. Esto es debido a que de la vida diaria, de los ejemplos más simples, es de donde pueden surgir las ideas de cómo mejorar y administrar una empresa de forma eficiente.

Una prioridad de un gerente de planta es el Throughput, buscando el aumento de las ventas y nuevos clientes, para de esta manera aumentar las utilidades de la empresa.

En búsqueda del problema general, nunca se debe de producir nada que no sea necesario, ya que si se hace eso repercute directamente a los inventarios, llevándolos al tope, incrementando el costo de tener detenido el material en proceso. Esto puede aumentar los costos de traslado al inventario, al estar llevando gran cantidad de producto en proceso al almacenar, y así almacenando todo a un costo muy alto.

Se debe de planear cuidadosamente la forma de producir para que todo lo anterior se cumpla y poder maximizar la productividad. Hay que buscar ideas para reducir costos y que estas ideas siempre se cumplan.

Es importante analizar qué es lo que aumenta el Throughput, que es lo que genera más utilidades, y para calcularla hay que restar el dinero que se recibe de los clientes menos el dinero que se le paga a los proveedores, en otras palabras, el precio de venta menos el precio de la materia prima.

Hay que revisar continuamente el programa de reducción de gastos, las prioridades de la empresa, el sistema d comunicación y los errores cometidos anteriormente para cuidar que estos no vuelvan a ocurrir.

Cuando se analizan las nuevas ideas, hay que ser siempre cual es el impacto ya sea menor o mayor en:

1.- El Throughput.

2.- Inventarios

3.- Gastos de operacion

Debido a que estos son los elementos que en verdad cuentan en la empresa, y se deben de tener como máxima prioridad si se quieren aumentar las utilidades y administrar de forma correcta a la empresa.

La ayuda externa para poder encontrar soluciones a problemas que personal interno no puede, siempre es buena, ya que se cuenta con experiencia de otras empresas que ayudan a una buena toma de decisiones.

Aun y cuando se piense que la situación es la peor, teniendo ventas bajas, costos de operación altos, inventarios al límite y un tiempo corto para solucionar todos los problemas, siempre hay alternativas para cualquier caso que se nos presente, siempre y cuando haya espero y se estudien las alternativas que se tengan.

Se tiene que revisar cuales son las áreas prioritarias de la empresa y cuáles no. Suponiendo que se cuente con muy buena tecnología en automatización, ¿por qué las cosas se mueven tan lento?, ¿Por qué hay tantos pedios atrasados?, una respuesta común seria que hay mucho trabajo, muy poco personal y no hay suficiente capacidad. Pero si el inventario está a su límite, esto se debe a un exceso de capacidad, lo cual no sería el verdadero problema a resolver.

La respuesta al porque la producción es tan lenta, se debe a que no se ha sabido administrar los recursos que se tienen, se está pensando en forma aislada, se está calculando la eficiencia de cada máquina individualmente, y eso no nos dice nada sobre la productividad total de la planta.

Para crear un producto, el material tiene que pasar por una seria de procesos, el material no puede pasar al siguiente proceso hasta que se haya terminado el proceso anterior. Además de que el tiempo que toma cada proceso varia, por eso hay que pensar como cada proceso afecta al otro y buscar el cuello de botella.

El tiempo es lo más valioso que hay, y nunca hay que desperdiciarlo, mucho menos el de los demás, para eso hay que saberlo administrar de forma correcta tanto en las operaciones de una empresa, así como en lo personal y familiar.

Si se obtiene el tiempo promedio de trabajo en cada máquina, al final de puede calcular el número de producto terminado que tendríamos después de que el material haya pasado por todas las maquinas, pero esto no es así en la vida real, porque los procesos varían y no siempre se comporta como nosotros calculamos. Entonces si las maquinas trabajan en combinación, ¿que las podría atrasar?

Si se calcula que se producen cierta cantidad de piezas por hora, eso significa que al final se tendrán esa cantidad de piezas terminadas al pasar una hora, pero no es asi.

Cuando una maquina se detiene, esta para a las que vayan detrás de ella, cuando la maquina se recupera y vuelve a tomar velocidad se crea un espacio de tiempo entre pieza y pieza, los retrasos de unas retrasan a todas, sin importan que tan rápido va la máquina final, cuando se retrasa la producción esta tiene que esperar a que las demás sigan el paso. Esto significa que la producción nunca se podría avanzar más rápido que la maquina más lenta, el cuello de botella.

Hay que hacer el cuello de botella el líder del ritmo de la producción, para que así si cuando una maquina con mayor capacidad se detenga y se recupere tendrá tiempo de alcanzar la producción que jala el cuello de botella.

Se tiene que pensar como hace que el cuello de botella se mueva más rápido, y para esto hay que quitarle carga, destruir su carga entre las demás máquinas para que todas estén equilibradas en cuanto a carga de trabajo se refiere. Eso sería lo más importante, encontrar el cuello de botella y buscar la forma de como reducir su carga de trabajo.

La clave para encontrar los recursos ocultos, es encontrar el cuello de botella y hacer lo que se pueda para hacer que se mueva más rápido.

La clave de todo negocio es ganar dinero y se logra de tres formas:

1.- aumentar ventas

2.- Bajar costos

3.- Reducir el inventario.

Teniendo en cuenta los puntos anteriores, hay que apoyarse en todo el personal para su logro. Aunque a veces se pueden presentar casos de resistencia al cambio debido a la nueva forma de trabajar que se requiere para cumplir con las metas establecidas.

Las urgencias o presiones siempre estarán presentes en todo ámbito, ya sea en el laboral, personal o familiar, para esto hay que tener siempre en claro cuáles son las prioridades o como solucionar cualquier problema que se nos llegue a presentar, ya sea con ayuda externa o no, hay que administrar el tiempo y todo lo que pueda ser mejorado.

Un cuello de botella es todo recurso cuya capacidad es menor de la demandada, los cuellos de botella detienen todo el ritmo de producción, ya que son los que jalan la producción que tienen las demás maquinas o estaciones de trabajo dentro de una línea de producción. Pero, ¿Cómo se encuentran los cuellos de botella?

Para esto hay que analizar ¿cuál área de trabajo acumula la mayor cantidad de trabajo en proceso? Y de esta manera seguir los siguientes pasos que se presentaran:

1.- Encontrar o identificar las restricciones del sistema.

Al encontrar la máquina que sea el cuello de botella, lo único que se tiene que hacer es aumentar la capacidad, para aumentar la capacidad no es necesario más tiempo ni más dinero. Así como las demás plantas que existen, se tiene la capacidad, solo que no se sabe en dónde buscar.

Determinar cuánto tiempo esta parada la máquina que representa el cuello de botella y utilizar esas horas de paro para producir, y así aumentar la capacidad total. Por ser una restricción determina el ritmo de la producción, una hora de trabajo que se gana en el cuello de botella es una hora que se gana en productos terminados.

2.- Explotar las restricciones, y aprovechar todos los recursos.

Esto se puede lograr espaciando los tiempos de descanso, hacer cambios de turnos, estableciendo controles de calidad antes de procesar el material, así no se pierde tiempo en procesar material defectuoso.

La comunicación es un punto importante debido a que si se le da una capacitación a los operarios en términos de calidad y explicando cuales son los procesos críticos para el proceso se tendrán siempre funcionando los cuellos de botella para que así no les falte nada.

El ritmo de producción en línea lo determina el cuello de botella, de esta manera la empresa se beneficiaría manteniendo las otras máquinas (las no cuello de botella) al ritmo de la que es la restricción. Así solo se procesara lo suficiente para mantener la maquina más lenta a toda su capacidad y de esta manera se estarían logrando dos cosas:

1.- Se bajarían los costos. Se tendría menos materia prima en bodega y un inventario menor de producto en proceso.

2.- Si se detiene la producción se sabrá la capacidad que se necesita para garantizar que lo que el cuello de botella necesite siempre estará listo.

Así no se estará desperdiciando su capacidad procesando inventario de más, y se concentrara la atención en los pedidos para los clientes y no para el almacén.

Dicho esto es obvio que se tendrían que hacer más ajustes en otras máquinas, pero no habría problema alguno ya que estas no son cuellos de botella. Mientras la capacidad de esas máquinas sea mayor que la del cuello de botella, todo el tiempo que se ahorre no serviría de nada, ya que no agrega nada a la productividad de la planta.

3.- Establecer prioridades

Para este punto hay que establecer las máquinas que son prioridades, como la máquina que es cuello de botella y hacerla producir a su máxima capacidad.

Una vez llevada la máquina que es cuello de botella a su máxima capacidad y si sigue siendo el cuello de botella, hay que balancear su carga de trabajo para disminuir la carga de la máquina y hacerla más productiva aumentando la capacidad del cuello de botella

4.- Elevar restricciones del sistema.

Ahora la misión es encontrar el modo de hacer desparecen la restricción, y elevar la productividad de la maquina con el cuello de botella quitándole carga de trabajo y balanceando su producción, ósea dándole de su trabajo a otras máquinas. Aunque eso implique más ajustes en otras máquinas, que no son cuello de botella y si tienen más capacidad.

Otra opción aunque tal vez un algo costosa, puede ser comprar maquinaria de segunda mano que procese el mismo tipo de material que la máquina en donde está el cuello de botella, de esta manera se le estaría quitando carga de trabajo y la capacidad aumentaría aún más.

Como gerente de planta siempre es bueno celebrar los logros importantes, eso aumenta el entusiasmo de los empleados y de cierta manera contribuye al aumento de productividad, así como darles constantemente nuevos retos para que los superen y tengan una sensación de crecimiento laboral acompañada de una retroalimentación sobre su trabajo realizado.

Una vez aumentada la productividad a tal punto que la empresa no tenga pedidos atrasados y vaya al corriente, significa que en ese punto se le está suministrando material al cuello de botella más rápido de lo que llegan pedidos nuevos.

Ahora que se sabe que el cuello de botella ya no es una restricción, y se va en búsqueda de la nueva restricción. Debido a que como el cuello de botella trabaja más rápido de lo que llegan pedidos, esto provocaría que el almacén se llenara de producto terminado, ocasionando costos por tener el material detenido en el almacén y del traslado que requiere. Convirtiéndose esto en un círculo sin salida aparente.

De esta manera el problema ya no sería el cuello de botella, seria problema de las bajas ventas del mercado y a su vez de la falta de pedidos nuevos.

5.- Regresar al paso 1.

Una vez que la restricción original ya no es una restricción, se tiene que evaluar y analizar las decisiones que se tomaron al principio con la restricción inicial y regresar al paso 1 para evaluar nuevamente la situación.

Estando al día con los pedidos atrasados también hay que enfocarse en controlar los costos y en aumentar las eficiencias de la planta.

Como gerente de la planta uno pensaría que no se tiene control de la nueva restricción que estaba en las bajas ventas del mercado, y de la falta de nuevos pedidos, pero esto es incorrecto debido a que el gerente puede obtener nuevos pedidos de muchas otras formas, es cuestión de buscar clientes y colocar las ventas para así generar más pedidos y clientes nuevos.

Al ganar un nuevo pedido que implique ciertas complicaciones, como puede ser un corto tiempo de entrega, se generan restricciones para su producción, un caso puede ser que el material tenga que esperar para ser procesado, no es que no se tenga tiempo suficiente, si no que se está desperdiciando. Para reducir ese tiempo se tiene que dividir en lote en partes más pequeñas así el tiempo de espera entre lote y lote será más pequeño.

Una vez dividido el lote otro problema que puede surgir es el tiempo de respuesta del proveedor, se tiene que tener muy en cuenta cuánto tarda el proveedor en llevar la materia prima, para producir lo más pronto que sea posible.

Una fácil solución a varios problemas es hacer tratos con el cliente, cuyo pedido de urgencia tiene un tiempo corto de entrega, al hacer un trato con el cliente se puede entregar el producto terminado en partes, ganando tiempo para continuar con la producción total del pedido.

En este punto se estaría atravesando por el proceso de una mejora continua. Al estar evaluando restricciones, superándolas y analizando otras nuevas, y así en el proceso aprovechando cualquier oportunidad de generar pedidos nuevos, apresurando la producción y reorganizando constantemente para de esta manera aumentar las utilidades al máximo, organizando los procesos para producir pequeños lotes, trabajar a marchas forzadas y al final reducir tiempos de entrega.

Al tener los pedidos atrasados al día, mantener a la planta en un proceso de mejora continua, y terminar pedidos de clientes que eran urgentes, esto puede llegar a generar nuevos tratos importantes con los clientes a los que se les ha dado un buen servicio y con otros nuevos clientes. Aumentando así de forma significativa las utilidades de la empresa.

Siempre teniendo en cuenta el proceso de mejora continúa:

1.- Identifique el cuello de botella o las restricciones del sistema.

2.- Aproveche todos los recursos. (Decidir cómo aprovechar los recursos, como obtener lo más que se pueda)

3.- Establecer prioridades. (De acuerdo a la decisión anterior)

4.- Elevar las restricciones del sistema. (Para alcanzar un nuevo nivel de productividad)

5.- Regresar al paso 1(después de hacer eso el problema ya no es esa restricción, entonces hay que regresar al paso 1 y empezar a buscar la nueva restricción, el nuevo cuello de botella, el nuevo reto a superar)

Parecería que es un proceso sin fin, pero de esta manera se puede cambiar a una planta que no rendía beneficios a ser la más redituable

Habiendo visto las formas en que se puede implementar un proceso de mejora, estableciendo prioridades para así maximizar la capacidad y aumentar las utilidades de una empresa el análisis más importante es que ganar dinero es la meta de un negocio, pero no la de una persona, su meta propia es algo que tiene que averiguar cada quien por sí solo.

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