La concentración de archivo de forma correcta

Introducción

El Instituto Mexicano del Seguro Social es una Institución de Gobierno Federal, autónoma y tripartita (Estado, Patrones y Trabajadores), dedicada a  brindar servicios de salud y seguridad social a la población que cuente con afiliación al propio Instituto, llamada entonces asegurado y derechohabiente.

Entre sus diversas Jefaturas como de área médica y administrativa, el Instituto cuenta con el Departamento de Construcción y Planeación Inmobiliaria perteneciente a la Jefatura de Servicios Administrativos.

La principal función del Departamento de Construcción y Planeación Inmobiliaria es; la planificación, construcción y  conservación de las Unidades Médicas Familiares (U.M.F.), Hospitales Generales de Zona (H.G.Z.) , Hospitales Rurales (HR), Unidades Médicas de Atención Ambulatoria (UMAA), Unidades Médicas de Alta Especialidad (UMAE),  Centros de Seguridad Social (C.S.S.), Guarderías Ordinarias, Tiendas IMSS, Velatorios IMSS y Edificios de Oficinas Administrativas a nivel Estatal.  Entre otras de sus funciones está el manejo de arrendamientos de edificios de uso Institucional, la renta de espacios dentro de los edificios del IMSS para brindar un mejor servicio al derechohabiente como centros de copiado, tiendas de venta de alimentos y módulos de tramites como Infonavit, Afore y empresas de préstamos. También lleva acabo las licitaciones públicas nacionales para la construcción y conservación de edificios u hospitales y la supervisión de construcción de los mismos y también de las construcciones habitacionales de los trabajadores del IMSS por medio de la Prestación de Préstamo Hipotecario que el mismo brinda a sus trabajadores sindicalizados.

Los documentos que respaldan estos procesos y trámites son de cuantiosa importancia ya que se manejan escrituras de propiedades, facturas, actas de licitación, archivos originales etc.  

La concentración de archivo de forma correcta ha sido unos de los principales problemas desde pequeñas empresas hasta Compañías e Instituciones.

La falta o daño de estos o de algunos documentos mencionados sería de gran impacto negativo en el Departamento.

Planteamiento de Problema

En el Departamento de Construcción y Planeación Inmobiliaria se maneja información muy importante como lo es las  escrituras de las propiedades que posee el Instituto, contratos de arrendamiento,  actas de licitaciones públicas, planos arquitectónicos etc.

El correcto almacenaje y la conservación de estos documentos es de suma importancia ya que algunos son irrecuperables y la falta de esto le puede generar algún conflicto, costos extras al Instituto hasta problemas legales donde se verían afectados el Instituto tanto como los trabajadores o servidores públicos encargados del Departamento.

Uno de los problemas de este Departamento es el espacio donde se encuentra porque no está construido o adaptado para las necesidades de servicio, en cuestión de distribución y la falta de espacio para almacenar archivo de manera segura sin estar expuesta a un desastre o robo. Este problema no se ha detectado o no le han dado la importancia ya que no se ha presentado ningún tipo de evento desafortunado hasta la fecha.

El piso donde se encuentra las oficinas del Departamento, no se encuentra en las mejores condiciones ya que cuenta con goteras, instalaciones de minisplits inconclusas en el área donde se encuentra el archivo y partes faltantes del techo. Por lo hay filtraciones de agua al edificio y esto ha dallado en varias ocasiones documentación oficial, hasta equipos electrónicos.

La falta de seguridad en la oficina es otra problemática que cuenta el Departamento ya que en horas de labor ingresan un gran número de personas que no son trabajadores del Instituto o ajenos al Departamento ya que el piso se comparte con la oficina de Conservación, Servicios Generales y Transportes.

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