Libros Contables

LOS LIBROS CONTABLES

En efecto, a partir del 1 de julio de 2010, los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deben contar obligatoriamente con la información mínima y ceñirse a los nuevos formatos a que se refiere la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (El Peruano 30.12.2006).

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.

Todo comerciante debe conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las disposiciones del código de comercio. La contabilidad solo podrá llevarse en idioma castellano por el sistema de partida doble. Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros principales en la cámara de comercio.

Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos 10 años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio; en caso contrario, podrán destruirse después de 20 años.

En los libros de contabilidad se prohíbe: alterar el orden cronológico en los registros, dejar espacios en blanco, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones, borrar o tachar en todo o en parte los valores de los asientos y arrancar hojas o alterar el orden de las mismas.

IMPORTANCIA

Mediante ellos seremos justos, ante la ley.

Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales.

Nos da garantía a segundas, terceras personas y a quienes tienen interés en el resultado de las operaciones.

Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen. (Dejar constancia de las operaciones que se realiza)

Nos obtiene una información en cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la empresa.

Permite la división del trabajo con grandes beneficios para la función de la empresa.

Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, así como las que nos adeudan.

Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.

PRINCIPALES DISPOSICIONES

1. Los libros y registros deben contar con los datos de cabecera (Denominación del libro o registro; período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada; número del RUC del contribuyente; apellidos y nombres, denominación y/o razón social).

2. Registro de operaciones:

• Orden cronológico o correlativo (salvo disposición en contrario).

• Legible; sin espacio o líneas en blanco; enmendaduras, ni alteración.

• Usar el Plan Contable General vigente.

• Totalizar el importe en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda; salvo que se trate de hojas sueltas o continuas, en cuyo caso se totalizará al finalizar el período o ejercicio.

• Moneda nacional y castellano.

3. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan.

4. Contener folios originales. No se permite la adhesión de hojas o folios.

5. El libro de inventarios y balances debe ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda; por el contribuyente o su representante legal, así como por el contador responsable de su elaboración.

INFORMACIÓN MÍNIMA Y FORMATOS

La información mínima que debe contener los libros y registros contables está prevista en la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT. Su aplicación es obligatoria a partir del 1 de julio de 2010, cualquiera fuera la forma de llevado de libro (manual o en hojas sueltas o continuas).

Los formatos (rayado) son también de uso obligatorio a partir del 1 de julio de 2010; sin embargo, si los libros son llevados en hojas sueltas o continuas, no será exigible el formato, sino únicamente la información mínima.

NUMERO DE FORMATO POR CADA LIBRO o REGISTRO

1.- Libro Caja y Bancos (2 formatos).

2.- Libro de Ingresos y Gastos (2 formatos).

3.- Libro de Inventarios y Balances (19 formatos).

4.- Libros de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34º del TUO del IR (1 formato).

5.- Libro Diario (2 formatos: General y Simplificado).

6.- Libro Mayor (1 formato).

7.- Registro de Activos Fijos (4 formatos).

8.- Registro de Compras (1 formato).

9.- Registro de Consignaciones (2 formatos).

10.- Registro de Costos (3 formatos).

11.- Registro de Inventario permanente en unidades físicas (1 formato).

12.- Registro de Inventario permanente Valorizado (1 formato).

13.- Registro de Ventas e Ingresos (1 formato).

Los demás libros y registros deberán contener la información que dispone las normas legales que los crearon.

CAMBIO DE DENOMINACION O RAZON SOCIAL

El deudor tributario que modifique su denominación o razón social puede optar, previa comunicación a SUNAT de dicho cambio, por:

1.- Continuar utilizando los libros y registros con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen.

2.- Abrir nuevos libros y registros consignando la nueva denominación o razón social, para lo cual deberá acreditar haber cerrado los libros y registros no utilizados que fueron legalizados con la anterior denominación o razón social.

PÉRDIDA, ROBO O DESTRUCCION DE LIBROS

Se debe comunicar a la SUNAT dentro de los 15 días hábiles de ocurrido el hecho, adjuntando copia certificada de la denuncia policial. El contribuyente tendrá 60 días calendario para rehacer los libros y/o registros.

Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán contener, adicionalmente a lo establecido en la forma de llevado, determinada información mínima, y de ser el caso, estarán integrados por formatos.

Sin perjuicio del registro de la información mínima que se establece, la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continuas.

Los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.

LIBRO CAJA Y BANCOS

En este libro se debe registrar mensualmente toda la información, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo.

En caso el deudor tributario lleve sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, se encontrará exceptuado de llevar el Libro Caja y Bancos siempre que su información se encuentre contenida en el Libro Mayor.

Estará integrado por los siguientes formatos:

a) Detalle de los movimientos del efectivo [VER FORMATO]

b) Detalle de los movimientos de la cuenta corriente [VER FORMATO]

LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS

a) Para los que generan Rentas de Segunda Categoría [VER FORMATO]

b) Para los que generan Rentas de Cuarta Categoría [VER FORMATO]

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

1. Este libro deberá contener, al cierre de cada ejercicio gravable, como mínimo la información indicada en los numerales 3 y 4. Ello sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 6° de la Resolución de Superintendencia N° 141-2003/SUNAT y norma modificatoria.

2. Tratándose de fusión, escisión y demás formas de reorganización de sociedades o empresas, así como de cierre o cese definitivo, los deudores tributarios se encontrarán obligados a registrar como mínimo la información indicada en los numerales 3 y 4.

3. Los deudores tributarios facultados por norma expresa a utilizar un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar, distinto al Plan Contable General vigente en el país, deberán consignar en los formatos incluidos en el numeral 4 , la información equivalente a la solicitada en cada uno de ellos.

4. El Libro de Inventarios y Balances estará integrado por los siguientes formatos:

a) Balance general

b) Detalle del saldo de la cuenta 10 – caja y bancos

c) Detalle del saldo de la cuenta 12 – clientes

d) Detalle del saldo de la cuenta 14 – cuentas por cobrar a accionistas (o socios) y personal

e) Detalle del saldo de la cuenta 16 – cuentas por cobrar diversas

f) Detalle del saldo de la cuenta 19 – provisión para cuentas de cobranza dudosa

g) Detalle del saldo de la cuenta 20 – mercaderías y la cuenta 21 – productos terminados

h) Detalle del saldo de la cuenta 31 – valores

i) Detalle del saldo de la cuenta 34 – intangibles

j) Detalle del saldo de la cuenta 40 – tributos por pagar

k) Detalle del saldo de la cuenta 41 – remuneraciones por pagar

l) Detalle del saldo de la cuenta 42 – proveedores

m) Detalle del saldo de la cuenta 46 – cuentas por pagar diversas

n) Detalle del saldo de la cuenta 47 – beneficios sociales de los trabajadores

o) Detalle del saldo de la cuenta 49 – ganancias diferidas

p) Detalle del saldo de la cuenta 50 – capital

q) Balance de comprobación

r) Estado de flujos de efectivo

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