Redaccion Administrativa

ACTIVIDAD

1.- Elabora un mapa conceptual o sinóptico, sobre: LA PRESENTACIÓN FORMAL DOCUMENTOS. (6 Ptos.)

2.- ¿Qué diferencia existe entre margen y espacio? (4 Ptos.)

Rpta: Entre margen y espacio no existe diferencia porque; los márgenes son los espacios en blanco, son las partes de un documento, que deben distribuirse teniendo en cuenta el tamaño de los papeles y dándole estética al documento a realizar, de modo que podamos plasmar en el destinatario una valoración positiva.

3.- Investiga las clases de documentos administrativos que se utilizan en las empresas públicas o privadas. (6 Ptos.)

Rpta: Son los siguientes:

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS EN LA EMPRESA PRIVADA

*DOCUMENTOS INTERNOS:

Los principales documentos de que se sirve la empresa para llevar a cabo las comunicaciones en su ámbito interno son:

• Convocatoria.- En una primera acepción es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y en una segunda, es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior.

• Acta.- Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.

• Autorización.- Suelen surgir como respuesta a la petición que hace un empleado/a a su jefe/a. La autorización puede obedecer a diversos motivos y, además, no tiene un formato o estilo normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad, concisión y racionalización para cumplir su objetivo.

• Avisos y anuncios.- Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Se colocan en el tablón de anuncios y no tienen un modelo concreto (claridad, brevedad, concisión y racionalización).

• Boletines y revistas.- Suelen obedecer a actividades e informaciones referentes al ocio y a la cultura ligadas directamente con la empresa que edita la publicación. Su confección se realiza en imprentas. Su publicación es propia de medianas y grande empresas.

• Memoria de actividades.- Son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por la sociedad u organización durante un determinado tiempo, que suele ser un año.

Su contenido o partes varía dependiendo de la actividad empresarial o económica que desarrolle la organización, aunque suelen comenzar con un “saludo” del presidente, director general o máximo mandatario, para después realizar una exposición dividida por capítulos.

• Nota interna.- Su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí.

• Solicitud (como modelo de instancia normalizado).- Obedece al modelo de impreso utilizado por el personal de la empresa para solicitar o realizar determinadas peticiones a sus superiores. No tienen modelo predefinido y cada empresa diseña su modelo propio. Los motivos por los que se utiliza este documento son múltiples: período vacacional, cambio de destino, matrimonio…

*DOCUMENTOS EXTERNOS:

Los principales documentos de que se sirve la empresa para llevar a cabo las comunicaciones externas son:

• Anuncios.- Se emplean cuando la empresa pública determinadas noticias que interesen a sectores empresariales concretos o a determinados segmentos de población, bien sean clientes o no de la empresa emisora.

• Carta circular.- Atendiendo al tipo de carta comercial, se utiliza para anunciar algún acontecimiento o evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc.

Y también obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, órdenes o información sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados, etc., para su conocimiento y efecto o cuando las entidades públicas transmiten información a sus subordinaos o administrados.

• Tarjetas.- se dividen en dos clases: las de visita o cortesía y las comerciales.

*TARJETAS DE VISITA Y CORTESÍA.

Son de tamaño pequeño y rectangular y sus usos son los siguientes:

Personal: para uso de particulares. Contenido: nombre y apellidos, domicilio completo y el teléfono.

Profesional: para uso personal de la empresa y de actividades profesionales. Contenido: nombre y apellidos del titular, profesión liberal o cargo que ocupa en la empresa, el domicilio fiscal o el de la empresa, nº de teléfono y de fax y correo electrónico si se tiene.

Oficial: para indicar el carácter oficial o cargo público de su titular.

*TARJETAS COMERCIALES.

Se las conocen también como tarjetas de respuesta comercial. Están encuadradas dentro de los productos que ofertan Correos y Telégrafos. El franqueo está pagado.

Públicos: eventos, congresos, simposios,….

Privados o familiares: bautizos, bodas…

• Invitaciones.- Son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social o familiar y los asistentes a ellos.

• Saludas.- Es el documento por excelencia utilizado por el personal de empresa, por los cargos públicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, en definitiva por aquellos con trascendencia en las relaciones profesionales para comunicar nombramientos, tomas de posesión, etc.

CLASES DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

Distinguimos dos clases de oficios: simple y múltiple.

• 1. Oficio simple: conocido comúnmente solo con el nombre de "oficio", se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institución que se nomina en la parte llamada "destinatario".

• 2. Oficio múltiple: el oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra información simultáneamente a varios destinatarios y todos ellos son tratados en igualdad de condiciones, además dentro de sus características principales se encuentran la de llevar en el código la denominación de "oficio múltiple"; mantener la misma numeración para todos los ejemplares; dejar en blanco el espacio correspondiente al destinatario, con la única mención del tratamiento "señor" o "al"; usa "distribución" en lugar de "con copia"; el texto del oficio múltiple debe de redactarse en tercera persona singular (Ud. en lugar de Uds.)

•

FACULTAD PARA FIRMAR LOS OFICIOS:

Los oficios de circulación externa solo los puede firmar la máxima autoridad de la institución. En caso de enviar un oficio fuera de la institución los que dirigen órganos internos pueden redactarlos en nombre suyo y firmarlos.

Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos de la institución.

LA SOLICITUD

CONCEPTO:

También llamada instancia, la solicitud es un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan.

La solicitud se redacta en una hoja A4. A veces las solicitudes van acompañadas de requisitos que exigen las instituciones. Dichos requisitos pueden ser: certificados, constancias, recibos, declaración jurada, fotografía, ¨currículo vitae¨, etc. Por ejemplo, cuando se solicita el certificado de estudio se adjunta el recibo de pagos.

ÁREA DE DIFUSIÓN:

La solicitud también se difunde tanto en la administración pública como en la privada. En ambos casos el que presenta la solicitud lo hace como persona natural con derechos y responsabilidades individuales, al margen del cargo que podría desempeñar en una institución o fuera de ella.

PARTES:

• 1. Sumilla: asunto.

• 2. Destinatario:

• Nombre y Apellidos

• Cargo

• Lugar donde ejerce su cargo.

• 3. Presentación:

• Datos personales incluido el DNI

• 4. Texto: fundamentación y pedido:

• 5. Lugar y fecha:

• 6. Firma y posfirma.

Y de los siguientes complementarios:

• Anexo.

• Con copia.

CLASES:

• 1. Solicitud individual: sirve para gestionar la atención de un derecho en forma individual. Si una medida administrativa afecta a dos o más personas por igual, estas deben presentar su solicitud por separado.

• 2. Solicitud

...