TOMA DE DECISIONES EN LOS COSTOS

I. INTRODUCCION

Tan pronto como han surgido actividades, ha sido necesario utilizar la contabilidad para registrarlas, controlarlas, informarlas y con base en ello tomar decisiones. la competencia intensificada obliga al aprovechamiento optimo de los recursos, evitándose las instalaciones, inversiones y gastos sin provecho, lo cual fue un avance importante en el desarrollo de la contabilidad de costos.

La contabilidad de costos ayudo a coordinar os planes hechos por ciertos departamentos e igualmente a precisar y analizar su independencia, promoviendo la cooperación de gerencias descentralizadas. Obligo a la gerencia a valorar proposiciones de operación alternativas y a tomar decisiones de tanta importancia como: determinar el volumen optimo de producción; la combinación mas utilitaria de artículos para elaborar, etc. Las decisiones en la actualidad no se pueden realizar basándose en simples intuiciones o en el buen sentido de los directores si no que requieren restructuraciones proyectadas en relación con cada una de las diversas alternativas por medio de la técnica presupuestal de los costos predeterminados de la simulación.

Para que la contabilidad de costos sea siempre útil no solo debe poseer suficiente flexibilidad para satisfacer la necesidad de proporcionar información a distintas funciones y grados sino que debe estar también preparada para asimilar los adelantos notables propios y de otras disciplinas.

II. INFORMES DE COSTOS

CONSIDERACIONES GENERALES: El valor de un informe del interés confianza, utilización y capacidad de los dirigentes, o sea, que los informes que no sean dignos de lo citada, quizá resulten peores que la falta de los mismos. Es necesario tener en cuenta previamente a quien cae a dirigirse, quien habrá de utilizar un informa determinado, las necesidades particulares y la técnica de contabilidad a fin de que la información pueda ser mas útil.

Los informes que han de presentarse a los dirigentes generales deben ser atractivos y fáciles de comprenderse. la preparación de dichos informes requiere de un estudio minucioso, siendo necesario al final del periodo contable encontrar y resumir la información detallada. Los dirigentes generales periódicamente realizan reuniones con el fin de revisar sus problemas, discutir los distintos informes, etc. contribuyendo sus resultados a fomentar entre si la cooperación.

OBJETIVOS E IMPORTANCIA: OBJETIVOS: El proporcionar informes oportunos a quienes dirigen la empresa, con los siguientes objetivos

Auxiliar a los gerentes a fijar normas

Facilitar el control y la supervisión o inspección efectiva

Presentar de manera práctica los resultados, las tendencias y los hechos esenciales

Proporcionar el máximo de información

comunicar sobre la determinación del consto de producción, de la valuación de los inventarios y de la obtención del costo de producción de lo vendido

evaluar la actividad desarrollada

IMPORTANCIA: Depende del contenido de los informes y para que contengan buenas bases es necesario:

Medir la eficiencia y eficacia de la operaciones, procedimientos y métodos

Medir eficiencia y eficacia de la supervisión

Obtener una explotación general, eficaz y eficiente

Planear normas futuras de procesos, métodos y técnicas

Tener un amplio detalle del uso, desperdicio y desecho de los recursos

Conservar los recursos

Procurar y lograr costos bajos

Conseguir una rápida rotación del capital de trabajo

Justificar los costos de producción

REQUISITOS: Loa informes deben ser fructíferos, veraces, oportunos y conducir a la acción. La utilidad de estos depende de la presencia de una ágil imaginación y preparación de parte del gerente o director. Ciertos informes y los estados de contabilidad de consto, se rigen por reglas definidas tales como:

PRESENTACION DE LOS INFORMES A LOS DIRIGENTES APROPIADOS : Hay que tener en cuanta tres niveles de dirigentes: 1) Supervisores 2) Departamentales y 3) Capataces

ECONOMIA DE TIEMPO Y ESFUERZO: El administrador o dirigente puede mantenerse suficiente y oportunamente informado en todo lo que concierne a los costos para que se ocupe el mínimo de tiempo y esfuerzo.

PERIODO O FRECUENCIA DE LOS INFORMES Y ESTADOS: Deben presentarse con más regularidad cuando las condiciones existentes se apartan del estándar. Por lo general a los capataces de le comunican los resultados diarios y semanales. A los jefes de departamento y a los dirigentes superiores se les informa por semana, por mes y en algunos casos por año.

PRESENTACION MATERIAL: Un informe bien preparado y presentado hace mas fácil la tarea del lector y crea una reacción psicológica favorable

ESTILO DE LOS INFORMES Y LOS ESTADOS: Debe caracterizarse por la brevedad, la sencillez, la objetividad y la comparabilidad. Algunos tienen que utilizar razones o graficas en lugar de largas columnas de cifras.

OPORTUNIDAD EN SU PRESENTACION: Los dirigentes en general necesitan información que les permita corregir a tiempo las deficiencias, mientras se está realizando el trabajo

AMPLITUD: Dependerá del uso y a quien estén destinados: para los dirigentes administrativos principales abarcan aspectos relacionados a toda la organización y para los dirigentes departamentales los informes serán mas detallados

CONTENIDO: Deben ajustarse a reglas como: limitarse a los datos más importantes; hacer comparaciones, cuando sea posible; precisar dónde deben hacerse esfuerzos para mejorar; presentar los datos de modo que la responsabilidad pueda localizarse.

USOS Y EFICIENCIA: El que un informe debe o no utilizarse dependerá del grado de control.

INFORMES DEL COSTO DE TRABAJO DORECTO: Son complejos cuando una empresa tiene la técnica de costos estándar y de presupuestos, cada departamento coopera en la minuciosa preparación.

INFORMES DIARIOS DE LA EFICIENCIA DE LA FABRICA: Solo las partidas principales en cifras reales y estancad, entregándose al gerente general y al vicepresidente.

INFORMES DE DESECHOS: Para controlas perdida, hay que hacer responsables a determinados departamentos por medio de informes que pueden ser semanales o mensuales.

INFORMES PERIODICOS DE COSTOS DE FABRICACION: Puede superar al de las variaciones o desviaciones, y apoyarse con informes departamentales detallados, con la periodicidad requerida en cada caso

INFORMES DE GASTOS CONTROLABLES DEPARTAMENTALES: Ha encontrado una aplicación bastante general en las industrias que usan un control presupuestario.

INFORMES SOBRE LA EFICIENCIA DE LA LABOR: El estudio de los tiempos y movimientos estándares aplicados a las horas-hombre, indican el trabajo que se debe emplear, concentrados o detallados en las necesidades del momento.

INFORMES DE EFICIENCIA DEPARTAMENTAL: Prácticamente son de ingeniería industrial, se pueden hacer correcciones, superaciones y tomas de decisiones, resultando mas confiables con la técnica de costos estándar.

INFORMES SOBRE GASTOS INDIRECTOS DE PRODUCCION: Conocidos como de gastos generales de fabricación, son esenciales en la empresas bien administradas, puede permitir diversos enfoques, además de el de la oportunidad.

INFORMES DE MAQUINAS OCIOSAS: Semanales o mensuales de maquinas no ocupadas para el estudio y eliminación de las causas de no trabajo en las maquinas

INFORMES SOBRE COSTOS DE PRODUCTOS: Tomando la iniciativa de comunicar a la mayor brevedad posible a las secciones las divergencias ocurridas.

INFORMES DE LAS VARIACIONES O DESVIACIONES DEL COSTO: Permiten al dirigirse de un departamento a otro fijar la responsabilidad por las condiciones controlables.

INFORMES SOBRE PRODUCCION: Generalmente recomendables por semana y/o diarios para controlar el desarrollo de la producción y los costos.

UTILIZACION POR LOS DISTINTOS DIRIGENTES: Deberan tomarse en cuenta, de qué clase de dirigente se trata:

DE CATEGORIA MENOR: Su contenido es solo de hechos y cifras que le conciernan a cada uno. Para determinar el contenido de los informes preparados dependerá de la clase de datos.

JEFES DE DEPARTAMENTO: No tiene el control directivo de cada individuo es por ello que deben recibir los informes mas resumidos. la vigilancia de sus departamentos y sus resultados globales.

SUPERINTENDENTE DE LA FABRICA: Se interesa por las actividades de elaboración en la fábrica. los informes que se le entregan contienen detalles agrupados por departamentos.

DIRECTORES: Tienen que recibir informes, mismos que comprenden los datos totales de la empresa, considerando como unidad, se les suelen agregar los resúmenes mensuales. dichos informes deben reunir las siguientes condiciones: 1) ser oportunos 2) ser completos 3) ser correctos precisos y claros 4) conducir a tomar la decisión mas conveniente.

PRESENTACION GRAFICA DE LOS DATOS DE COSTOS: Para que sean inteligibles, no deben exponerse demasiadas cosas en una misma, pues una multitud de líneas que confunden al observador. la presentación eficaz expone comparaciones, llamando la atención en la parte pictográfica de la misma a los diferentes tipos de mentes.

DE BARRAS: Con columnas horizontales o verticales. Se usan generalmente para exponer los elementos de los costos, presentar las cifras de inventarios por clase de material y para mostrar la relación entre el precio de venta y el costo de producción.

DE CURVAS: Para presentar datos de una línea continua, uniendo los diferentes puntos sobre un papel. Son las mas utilizadas.

DE ESTRADOS: Son muy útiles para las comparaciones

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