Texto De Auditoria Administrativa

ón directa, comen- te y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y defi nir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.

Acceso a redes de información

El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet o query, permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que, a su vez, facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno.

Entrevista

Esta técnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientada- mente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado y uno de los que puede brindar información mas completa y precisa, puesto que el entrevis- tador, al tener contacto directo con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:

1. Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido. Para ello se recomien- da, con base en su conocimiento, preparar previamente una guía de entrevista que contenga la información que se desea obtener, para que al término de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas.

2. Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Desarrollar un esquema de trabajo, asignar responsabilidades y determinar las áreas o unidades a auditar.

3. Concertar previamente la cita. Verifi car que el entrevistado esté debidamente preparado para proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad necesa- rios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.

4. Atender al compromiso. Acudir con la debida antelación a la hora convenida al área de entrevista para llevarla a cabo en la forma programada. Para lograr un desarrollo efi caz es conveniente observar los siguientes pasos:

a. Concentrarse de manera relajada.

b. Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y conse- cuente.

c. Utilizar preguntas de terminación abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia.

d. No hacer preguntas irrelevantes.

e. En la medida de lo posible escuchar, no hablar.

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f. Asegurarse de no presionar la entrevista.

g. Evitar la confi anza en su memoria.

h. Dejar “abierta la puerta”.

5. Clasifi car la información que se obtenga. Esto signifi ca diferenciar la situación real de la relativa a observaciones y sugerencias para mejorarla, procurando no con- fundir ambos aspectos.

6. Registrar la información en una bitácora.

Cuestionarios

Estos instrumentos, que se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea, están constituidos por series de preguntas escritas, predefi nidas, secuen- ciadas y separadas por capítulos o temática específi ca, con el propósito de que muestren la interrelación y conexiones lógicas entre las diferentes áreas y rubros para que en con- junto brinden un perfi l completo de la organización. La calidad de la información que se obtenga dependerá de su estructura y forma de presentación. En términos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lógico, con redacción comprensible y facilidad de respuesta, esto es, es nece- sario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, puede incluirse un instructivo de llenado. Cuando el proyecto de auditoría sea muy amplio o la estrategia de implementación así lo exija, las pruebas para respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas en

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