ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

1. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Es Garantizar la disponibilidad de documentos que nos hace incurrir en altos costos de retención, almacenamiento, sin mencionar logística y seguridad; hoy vemos los mismos documentos más rápido, tenemos más espacio en nuestras oficina y ayudamos a cuidar nuestro planeta.

Implica manejar de manera eficiente y metódica inmensos volúmenes de información representados en papel y documentos impresos.

Brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.

2. OBJETIVOS

• Garantizar la disponibilidad de documentos

• tener más espacio en nuestras oficinas y ayudamos a cuidar nuestro planeta.

• manejar de manera eficiente volúmenes de información representados en papel y documentos impresos.

• Consolidación de toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado.

• Facilitar la búsqueda y acceso a la información.

• Información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente

Proporcionar información mucho más rápida, efectiva y exacta.

• de los documentos que se requieren.

ENSAYO SOBRE EL PAPEL DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL SOBRE LA EMPRESA DONDE LABORO

EMPRESA DONDE REALIZAE MI PRACTICA EN (GESTION EMPRESARIAL)

Cuando entre a trabajar en la Empresa la cual es una Institución Técnica fue un poco difícil pues en ese entonces no había secretaria y me toco ponerme al frente de la documentación sin olvidar mi practica como asistente administrativa, en cierta parte había un orden en el PC como formatos de cartas y procedimientos que se debían hacer dentro de la institución, pero en otra parte la persona a la cual yo había sustituido no tenía una organización en los papeles que archivaba y tampoco tenía el consecutivo que como todos sabemos es un numero que lo diferencia de otro documento pero llevado de un orden numérico, habían formatos revueltos con otros, llegaban estudiantes a reclamar sus solicitudes pero debido a tanto caos y al poco orden que se reflejaba en la oficina estos se molestaban de esperar y se quejaban, luego cuando me tocaba ir al archivo era otro problema pues las carpetas estaban en su lugar y su orden pero su documentación no pertenecía a la carpeta en donde se encontraban, allí me di cuenta que era un gran trabajo devolver los documentos al sitio donde pertenecían, pues es de saberse que Es toda la información de los alumnos que son todo en la Institución plasmada en papel es el esqueleto de la Institución, en los archivos encontramos sus inicios y todo lo que ha pasado en ella, y a pesar de que es un trabajo al cual muchas personas le huyen, para otras personas como yo era un reto en cuanto a mi practica y a mi desempeño ordenar el archivo y poner los documentos donde realmente pertenecían, seria agradable ir en busca de un documento y saber que lo encontramos allí sin perder tiempo, sin estresarnos, sin saber dónde buscarlos, sin ir en busca de la persona que lo archivo para que nos informe en qué lado encontramos la información requerida, después de tanto caos empecé a ordenar la documentación con la numeración correspondiente a ir ordenando al archivo y fijándome muy bien en los papeles que ingresaba a las carpetas, tarde algunos meses haciéndolo pero al final un buen resultado pues ya no se sentía la presión de buscar algún documento que se necesitara urgentemente y ya se sentía un buen ambiente laboral, ya que mis compañeros sabían dónde se encontraba cada documento, pues son estos la fuente de la información donde

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