ANALISIS DE CLIMA LABORAL

Objetivo

Que el lector conozca la metodología de las nueve eses para el mejoramiento del ambiente de trabajo y aplique estos conocimientos elaborando un plan de implementación básico, personal y de su área de trabajo utilizando las primeras tres eses: clasificación, organización y limpieza.

Contenido

Prólogo

Introducción

1. Clasificación

2. Organización

3. Limpieza

4. Bienestar personal

5. Disciplina

6. Constancia

7. Compromiso

8. Coordinación

9. Estandarización

¿Cómo empezar?

¡Manos a la obra!

Prólogo

El ambiente de trabajo en el que se desarrollan las tareas, sin lugar a dudas, influye para que éstas se desempeñen adecuadamente.

La mejora continua es algo que toda organización procura desde el momento en que se crea, sin embargo, el problema con el que se topa no es del qué hacer sino del cómo hacerlo.

En el presente trabajo se presenta una metodología básica de implementación de una serie de conceptos denominado: las nueve eses, que nos sirve para procurar el mejoramiento del ambiente de trabajo.

De ninguna manera la metodología es algo novedosa, simplemente se presenta con una envoltura diferente la utilización del sentido común, proporcionando ideas mas ordenadas que puedan ser útiles para “crear ese ambiente en el que todos quieran disfrutar de su trabajo”.

Los resultados que se obtienen son inmediatos y requieren tan solo de: la disponibilidad de darse la oportunidad de mejorar. Esta mejora no solo será en el ámbito laboral sino se inicia en uno mismo y la familia.

Introducción a la metodología de las nueve eses.

Toda organización que se involucra en desarrollar programas que busquen mejorar la calidad de los servicios, es necesario el procurar que el ambiente de trabajo en que se desarrolla, cuente con los requerimientos necesarios que sean adecuados y congruentes con un proyecto de calidad.

Una metodología sencilla que nos permite mejorar la calidad del ambiente de trabajo es la desarrollada en Japón, y se basa en principios sencillos de comprender y no por ello son de poca importancia. En la sencillez de sus conceptos está gran parte de su valía ya que los resultados que se obtienen son inmediatos.

La metodología es llamada de las nueve eses y tiene como objetivo procurar un ambiente de trabajo, limpio, seguro y confortable en el que “todos quieran estar y quieran pertenecer”.

El nombre de las nueve eses se deriva del nombre de las actividades a realizar. En un principio se le llamó de las cinco eses.

Las nueve eses se dividen en tres áreas; una dedicada a las cosas, otra a las personas y una mas a la organización.

Seiri Clasificación

Seiton Organización

Seiso Limpieza

Estas tres primeras se refieren a las cosas

Seiketsu Bienestar Personal

Shikari Constancia

Shitsuke Disciplina

Shitsukoku Compromiso

Estas cuatro se refieren a las personas

Seido Coordinación

Seishoo Estandarización

Estas últimas dos se refieren a la organización

Responsabilidad compartida

El ambiente de trabajo depende en una gran parte de la institución, quien debe proporcionar los espacios adecuados para desempeñar las actividades, así también es la responsable del mantenimiento de las instalaciones y de proporcionar los medios que se requieren para tener los espacios seguros y confortables, también los trabajadores y estudiantes, como sería el caso de una institución educativa, son responsables en su ámbito de acción procurar el ambiente propicio a sus actividades.

La aplicación de esta metodología iníciela en su casa y continúela en una extensión de ella, su centro de trabajo.

La metodología de las nueve eses está basada en formar en los individuos, hábitos deseables para mejorar, en este sentido es pertinente la aseveración de Deming de que la calidad se inicia con educación y se continua con educación.

La participación y el compromiso de directivos, personal y estudiantes es indispensable para realizar cualquier programa de calidad, es por ello necesario el que todos en la organización estén enterados y adecuadamente informados sobre la metodología e impulsar a quienes son escépticos.

1 Seiri – Clasificación.

Clasificar es separar u ordenar por clases,

tipos, tamaños, categorías o frecuencia de uso.

¿Qué separar?

Lo útil de lo inútil.

Lo necesario de lo innecesario.

Lo suficiente de lo excesivo.

Eliminar lo que no sirve (con autorización, cuando se requiera).

¿Qué beneficios se obtienen?

Eliminar el exceso de mobiliario.

Eliminar cosas obsoletas.

Disminución y eliminación de inventarios.

Eliminación de despilfarro.

Disponibilidad de espacios.

¿Qué criterios se pueden utilizar para clasificar?

Peligrosos

Caducos

Innecesarios

Obsoletos

Grandes

Pequeños

Descompuestos

Tóxicos

Frágiles

Rotos

Deteriorados

Contaminantes

Innecesarios, etcétera.

Un criterio que puede utilizarse en el caso de documentación es el de eliminar los documentos que de acuerdo a la normatividad es posible desechar, teniendo cuidado de conservar aquellos que pueden utilizarse para estadísticas, gráfica, históricos, etcétera, el almacenaje sintetizado en disquetes es una buena opción.

Es posible tener cosas que aún cuando estén en buen estado, no se requieren o bien su utilización es cada dos o tres años, lo recomendable es ubicarlo en un lugar donde quede almacenado o determinarle un destino final.

¿Cómo proceder?

Identifique:

Si se usa a cada momento.

Si se usa todos los días.

Si se usa todas las mañanas.

Si es así:

Ubíquelo en la oficina, “a la mano”.

Identifique:

Si se usa cada mes

Ubíquelo cerca del lugar de trabajo.

Si se usa cada tres meses o de manera esporádica

Ubíquelo en un almacén o deposito.

Identifique:

Lo que no es necesario

E l i m í n e l o

¿Qué hacer para empezar?

Para realizar la tarea de clasificación de manera sistemática es necesario realizar una reorganización total, es decir, de manera simultanea participan todos los empleados de cada oficina de la organización. En un día predeterminado con anticipación se procede a realizar una inspección con un enfoque de mejorar nuestro ambiente de trabajo desde el punto de vista de las cosas.

Se realiza la inspección, que puede ser interna por cada oficina y se procede a determinar que criterios se utilizarán para llevar a cabo dicha actividad.

Recuerde que este es solo el primer paso y que esta actividad se irá fortaleciendo conforme se apliquen herramientas de apoyo para sistematizar apropiadamente.

2 Seiton – Organización.

Organizar es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos,

dentro de un conjunto, en especial en una combinación

que este acorde con un principio racional

o con cualquier arreglo metódico de partes.

Decir que se tienen organizadas las cosas, es el tenerlas, cada una, ubicadas y en una disposición, que permite que están listas para que sean utilizadas por cualquiera que lo necesite, en el momento en que lo requiere.

Esto que se ha mencionado, parece obvio en una organización, pero no siempre es así. En ocasiones se tienen las cosas pero no se sabe exactamente, dónde están, y lo que es peor, no se sabe dónde buscarlas.

El no tener las cosas organizadas (cada cosa en su lugar), es una causa de pérdida del único recurso verdaderamente democrático. Todos lo tenemos en la misma cantidad: el tiempo.

Es posible que en variadas organizaciones existan sus estándares de organización en el que se especifican las normas de archivo, como ordenar las herramientas, ubicación de materia prima, etcétera.

Si no se tienen esos estándares es recomendable proponerlos en base a las experiencias y puntos de vista de quienes hacen uso de las cosas.

Sugerencias para llevar a cabo la organización de las cosas.

Ordenar artículos mediante claves numéricas o alfanuméricas.

Determinar lugares de almacenamiento por periodos de utilización. Recuerde que al clasificar determinó cosas que se utilizan con mas frecuencias que otras, lo mismo debe considerar al organizarlas.

Organizar es darle cada cosa a su lugar

Es muy importante que no olvide que se trata de facilitar nuestro trabajo por lo que debe considerar que al guardar las cosas o darles su lugar sea:

Fácil de:

Guardar.

Identificar dónde está.

Sacar.

Reponer.

Volver a su lugar original.

Importante: lo que está primero es lo que primero sale.

Recomendación final.

“Un elemento es lo mejor”

Una herramienta.

Un formato.

Una máquina.

Una hora de reunión.

Un día de actividad.

Una hoja de papel copia.

Una hoja de documento original.

Un procedimiento.

Para no olvidar:

Cuando deje de utilizar algo no olvide dejarlo donde lo tomó

3 Seiso – Limpieza

Limpiar es quitar lo sucio de algo.

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